Comment écrire une lettre de sympathie à un employé

Lorsqu'un employé ou un collègue éprouve un deuil ou un deuil, vous pouvez prendre des mesures en tant qu'employeur pour exprimer votre sympathie. Vous pouvez également aider l'individu à gérer ses besoins pendant la maladie, la mort ou un autre événement triste.

Peu importe ce que vous faites pour aider votre employé ou collègue à gérer leur triste situation, il est presque toujours approprié d'écrire une lettre de sympathie. Les notes de condoléances sont toujours appréciées par les employés qui apprécient recevoir votre message de sympathie pendant leur temps de deuil.

Ce modèle fournit un guide pour que vous puissiez écrire votre propre lettre de sympathie dans votre lieu de travail. Il met l'accent sur les facteurs qui feront de vos notes de condoléances transmettre votre message de sympathie approprié.

Écrivez une lettre de sympathie pour exprimer vos sincères condoléances

Commencez votre message de sympathie sur votre papeterie normale avec votre nom, votre adresse et votre date. Ou, si vous avez choisi d'écrire une note sur une carte ou une pièce de papeterie, commencez par la date.

Le courrier électronique est également de plus en plus accepté comme moyen de communication, mais une lettre manuscrite formelle ou une note dactylographiée sont de meilleurs choix pour les lettres de condoléances. Les messages de sympathie envoyés par courrier électronique laissent une impression durable que votre correspondance était comme d'habitude - pas du tout le message de sympathie que vous essayiez de transmettre.

Ensuite, écrivez, Cher (nom de l'employé),

Commencez votre lettre avec une description de l'événement et votre sympathie. Selon votre relation avec l'employé (par exemple, lettre de sympathie du personnel des RH à l'employé), vous devrez peut-être rédiger une note d'entreprise, mais vous pourriez également écrire une deuxième note personnelle.

L'objet de cet article est la lettre officielle de sympathie de l'entreprise. Il est généralement plus formel qu'une note que vous envoyez à un ami ou un collègue personnel.

Exemple: Nous voulons exprimer notre sympathie pour la perte récente de votre mère. Perdre un proche est toujours triste et nous voulons que vous sachiez que nous sommes vraiment désolés pour votre perte.

Offre d'assistance à l'employé pendant la période de deuil sans engager les ressources de l'entreprise ou créer un précédent que vous ne pourrez pas offrir à tous les employés.

Exemple: Dites-nous s'il y a quelque chose que nous pouvons faire pour vous aider à faire face à la perte de votre mère.

Proposez des informations supplémentaires sur les ressources de l'entreprise disponibles pour les employés pendant leurs périodes de deuil.

Exemple: Les membres du personnel des ressources humaines vous ont aidé à accéder à vos informations sur les avantages et nous avons partagé avec vous notre politique sur le deuil. Si vous avez des besoins qui vont au-delà des paramètres de la politique, veuillez nous le faire savoir afin que nous puissions traiter votre situation sur une base individuelle.

La pratique de la société a consisté à accorder des congés supplémentaires sans solde pour traiter les problèmes liés au décès, les voyages hors de l'État et les problèmes juridiques chronophages.

Terminez votre note avec une offre réitérée de soutien. L'employé peut ne pas avoir besoin de quelque chose de votre part, mais il est important que vous fassiez l'offre. Vous trouverez rarement votre aide recherchée, mais vous aurez démontré que vous vous en souciez.

Exemple: Nous nous engageons à vous aider à traverser cette période difficile de la vie. Votre perte de votre mère est triste et nous soutenons vos efforts pour aller de l'avant.

S'il vous plaît laissez-nous savoir comment nous pouvons vous aider.

Fin: Utilisez votre signature normale. Cordialement est une signature commune avec laquelle mettre fin à un message de sympathie. Ou, vous devez trouver votre propre moyen confortable de terminer et de fermer la lettre de condoléances.

Fermetures supplémentaires:

• Chaleureusement
• Cordialement
• Cordialement
• Je pense à vous
• Meilleur
• Meilleurs voeux
• Avec sympathie

Ce sont les composants d'un lettre de sympathie avec des liens vers les étapes qu'une entreprise pourrait prendre plus tôt dans le processus de soutien d'un employé dans les moments douloureux de deuil et de chagrin de la vie.

Découvrez comment un employeur peut aider les employés et les collègues à faire face au deuil et au chagrin.

N'oubliez pas, lorsque vous écrivez votre message de sympathie, qu'il est peu probable que vous connaissiez tous les détails de la relation de votre employé avec ses proches. De plus, vous aurez rarement tous les détails sur la maladie d'un employé ou la tragédie d'un membre de la famille.

Donc, limitez les hypothèses que vous exprimez dans votre lettre de sympathie. Garder le message neutre est votre meilleure approche lorsque vous écrivez vos lettres de sympathie. (Par exemple, un employé et sa mère peuvent avoir eu une relation lointaine et malheureuse pendant vingt ans, vous ne savez pas, alors n'écrivez pas un message de sympathie qui suppose une relation étroite et affectueuse.

Exemple de lettre de sympathie

Chère Elizabeth,

Nous sommes vraiment désolés d'apprendre la mort de votre mère. Perdre un membre de la famille est toujours difficile. S'il vous plaît laissez-nous savoir s'il y a quelque chose que nous pouvons faire pour vous aider pendant cette période difficile.

Vous avez droit à trois jours de congés payés, comme indiqué dans notre politique de deuil des employés. Dans le passé, nous accordions des congés supplémentaires non payés aux employés lorsque les déplacements et les affaires personnelles liées au décès nécessitaient plus de temps de travail.

Veuillez indiquer à votre responsable ou à votre service des ressources humaines si vous devez demander un congé supplémentaire. Nous pouvons également travailler avec un horaire flexible si votre entreprise familiale doit être accomplie pendant les heures de travail.

Nous nous engageons à vous aider pendant cette période difficile de votre vie. Nous comprenons la perte de votre mère et nous voulons soutenir vos efforts pour aller de l'avant avec les affaires de votre vie. S'il vous plait dites nous comment nous pouvons vous aider.

Cordialement,

Susan

Directeur des ressources humaines

Le gestionnaire de l'employé pourrait également envisager d'envoyer une lettre de sympathie ou une note.Ceci est plus adéquatement écrit sur une carte de note et envoyé de manière informelle puisque la lettre officielle de l'entreprise a déjà été envoyée par le personnel des ressources humaines.

Les collègues et amis sont également encouragés à manifester de la sympathie en réponse aux moments brutaux de la vie.

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