Comment écrire une lettre d'enquête à une fondation

Qu'est-ce qu'une proposition de lettre et pourquoi les fondations l'aiment-elles?

Aujourd'hui, la plupart des fondations préfèrent que vous envoyiez une lettre de proposition (lettre d'intention - lettre d'intention) plutôt qu'une proposition de subvention complète, surtout lorsque votre organisme à but non lucratif l'aborde pour obtenir du financement.

Une lettre d'enquête est un peu comme auditionner pour un rôle dans une pièce de théâtre. Pourquoi dépenser votre temps et celui du bailleur de fonds s'il s'avère que vous n'êtes pas un bon choix?

Même si vous avez fait un excellent travail de recherche sur les fondations à financer, il est difficile de s'assurer que votre organisation et cette fondation vous conviennent. La lettre de proposition peut être un autre test de savoir si vous et le bailleur de fonds sont un bon match.

Du point de vue de la fondation, il est tout simplement plus rapide de faire cette première coupe d'idées de financement possibles avec une lettre de deux à trois pages plutôt qu'une proposition complète. Une fois que la fondation décide que votre projet peut correspondre à ses objectifs et à ses priorités de financement, elle peut vous demander d'envoyer une proposition complète.

Une lettre d'enquête peut être beaucoup plus facile pour l'organisation à but non lucratif. Mais, tout comme pour une audition, vous ne devez pas prendre une lettre d'intention pour acquis ou juste jeter quelque chose rapidement. Une lettre d'intention peut être votre meilleure chance de faire une bonne première impression.

Que devez-vous inclure dans une lettre d'intention?

La lettre de proposition est très similaire à une proposition, sauf qu'elle est courte … une mini-proposition.

Les lettres de proposition ou les lettres d'intention ne sont que l'un des nombreux types de propositions qu'un rédacteur de subvention utilise.

Vous pouvez dessiner les éléments de la lettre d'intérêt à partir d'une proposition de subvention que vous avez déjà rédigée, même si elle est déjà partiellement financée. Ou vous pouvez utiliser les informations que vous êtes en train de préparer pour une proposition potentielle.

L'envoi d'une lettre d'intention avant de remplir une proposition est un moyen d'obtenir des commentaires précieux que vous pouvez utiliser pour réviser vos idées de proposition.

Éléments d'une lettre d'enquête typique

• Introduction

  L'introduction devrait être un bref résumé analytique. Il comprend le nom de votre organisation, le montant demandé et une description du projet. Vous voudrez expliquer comment le projet correspond aux directives du bailleur de fonds et aux intérêts de financement.

• Description organisationnelle

  Soyez concis et concentrez-vous sur la capacité de votre organisation à répondre aux besoins que vous avez définis. Donnez un bref historique de votre but non lucratif et donnez un aperçu de vos programmes. Assurez-vous de connecter directement ce que vous faites actuellement et ce que vous voulez accomplir avec le financement demandé.

• Énoncé de besoin

  Expliquez le besoin auquel votre projet peut répondre. Décrivez la population cible et la zone géographique.Fournissez quelques faits statistiques significatifs et plusieurs exemples.

• Méthodologie

  Comment allez-vous résoudre le besoin? Décrivez succinctement le projet et incluez les principales activités, les noms et les titres du personnel clé du projet, ainsi que les objectifs de votre projet.

• Autres sources de financement

  Si vous sollicitez d'autres organismes ou organismes sans but lucratif pour appuyer ce projet, mentionnez-les dans un court paragraphe. Indiquez le financement que vous avez déjà reçu et expliquez comment vous comptez soutenir le projet après la période de démarrage.

• Résumé

  Reformulez l'intention de votre projet, invitez des questions supplémentaires et remerciez le bailleur de fonds pour son temps et sa considération. Inclure toutes les pièces jointes demandées dans les directives du bailleur de fonds.

Un budget peut être requis ou non pour votre lettre d'enquête. Vérifiez les directives du bailleur de fonds. Certaines lignes directrices sont précises, et il est important de les suivre exactement.

Mais, aussi, Mimi Carlson, auteur des subventions gagnantes: étape par étape , suggère que vous passiez en revue votre lettre d'intérêt en gardant ces questions à l'esprit:

1. Ai-je indiqué le nom du projet? montant d'argent que je cherche dans le premier paragraphe?
2. Mon deuxième paragraphe donne-t-il suffisamment d'informations sur le projet et les projets connexes?
3. Ai-je inclus notre énoncé de mission?
4. Ai-je exposé le besoin du projet?
5. Ai-je été clair sur les résultats du projet?
6. La mise en œuvre du projet est-elle claire?
7. Ai-je plaidé pour un bon ajustement entre ce projet et les priorités de la fondation?
8. Ai-je inclus des informations sur tout financement déjà engagé?
9. Ai-je inclus les coordonnées d'une personne en particulier qui peut répondre aux questions?

Passez en revue les éléments d'une proposition complète avant de tenter la lettre d'enquête. Vous pouvez voir d'autres exemples de lettres d'enquête dans l'excellent livre du Centre de la Fondation, Guide des propositions gagnantes du Centre de la Fondation .

Un exemple de lettre d'intention

John Hunter
Agent de programme
Anywhere Community Foundation
625, rue Smith
N'importe quelle ville, XN 28905

Cher M. Hunter:

Merci pour avoir lu cette lettre d'enquête à votre fondation communautaire Anywhere. Nous espérons déterminer votre intérêt à recevoir une proposition complète pour notre programme pilote de sensibilisation des femmes du centre des aînés d'Any City. Nous demandons respectueusement que vous envisagiez une subvention de 35 000 $.

Ce projet est notre première intervention auprès des femmes âgées à leur domicile. Nous constatons que de plus en plus de femmes âgées restent à la maison lorsqu'elles ne peuvent pas visiter des installations comme notre centre pour personnes âgées.

Nous prévoyons offrir des possibilités de socialisation, de l'information sur la santé et le mieux-être et des services sociaux, au besoin, aux femmes isolées de la communauté.

Notre programme pilote s'inscrit parfaitement dans les domaines d'intérêt de votre Fondation: les services de santé pour les aînés; accroître la sensibilisation des personnes âgées à domicile; et aider les fournisseurs de services aux personnes âgées à atteindre une plus grande portée au sein d'une communauté.

Le City Senior Centre, créé en 1985, est le plus grand centre pour personnes âgées de notre comté. Il accueille plus de 400 personnes âgées chaque jour dans nos installations récemment rénovées.

Notre mission est d'aider les aînés à améliorer et à maintenir des modes de vie sains et indépendants en améliorant leur qualité de vie.

Notre taux de satisfaction parmi les aînés que nous servons est de 95%, selon notre dernière enquête. Nous offrons des repas nutritifs, des occasions sociales, des occasions d'exercices physiques et des activités éducatives tout au long de l'année.

La population âgée de notre comté devrait augmenter de 30% au cours des deux prochaines décennies. Bon nombre de ces personnes âgées sont au même niveau de revenu de pauvreté et ont des difficultés physiques à un certain degré.

Nous pouvons transporter certains de ces aînés à notre centre communautaire avec notre flotte de cinq fourgonnettes qui desservent actuellement 25 à 35 clients chaque jour.

Cependant, l'expansion du système de transport est coûteuse et ne nous permettra pas d'agrandir suffisamment pour desservir le nombre accru de personnes âgées à domicile, dont certaines ne peuvent pas quitter leur domicile.

Par conséquent, nous proposons le programme pilote de sensibilisation des femmes du centre des aînés d'Any City afin de tester la faisabilité d'offrir des services aux personnes à leur domicile.

Nous pensons qu'en faisant appel à des bénévoles, supervisés par un membre du personnel professionnel (un travailleur social), nous pouvons élargir les horizons d'un nombre important de femmes âgées à domicile.

Nous avons limité notre projet pilote aux femmes en raison de la prépondérance des femmes célibataires âgées dans notre communauté. Si le projet pilote réussit, nous voudrions, bien sûr, élargir nos programmes pour inclure les hommes et les couples confinés chez eux.

Nos objectifs du programme pilote d'un an comprennent:

1) établir des visites hebdomadaires à 50 femmes confinées à domicile;

2) recruter 100 volontaires pour faire ces visites par roulement (beaucoup de volontaires peuvent être recrutés parmi nos anciens qui visitent notre établissement);

3) améliorer les niveaux de santé et d'activité des personnes âgées visitées, tel que mesuré par plusieurs outils d'enquête disponibles, utilisés à des intervalles prédéfinis tout au long de l'année.

Certaines des activités que nous prévoyons inclure dans nos visites à domicile comprennent:

• des cours de cuisine qui comprennent des aliments faciles à préparer et nutritifs;
• enseigner des exercices simples adaptés à la condition physique de chaque aîné;
• l'introduction de la socialisation au moyen de jeux de table et de cartes;
• tests simples des capacités mentales,
• et méthodes standard de lutte contre la solitude et la dépression, perte de mémoire et manque de stimulation mentale.

Le coût total de notre programme pilote pour une année est de 70 000 $. La moitié de ce montant a déjà été engagée par le gouvernement du comté et d'autres bailleurs de fonds.

Votre investissement de 35 000 $ complétera le financement dont nous avons besoin pour mettre pleinement en œuvre le projet pilote. Notre conseil d'administration est enthousiaste à l'égard du projet et nous avons déjà de nombreux bénévoles qui ont exprimé leur intérêt.

Nous sommes impatients de collaborer avec votre fondation pour ce projet passionnant.

Si vous avez des questions ou souhaitez recevoir une proposition complète, n'hésitez pas à me contacter au 490-982-1157 (ou par courriel à jlikely @ srcntr.org).

Nous apprécions sincèrement votre examen de notre demande et espérons avoir bientôt de vos nouvelles.

Cordialement,

Janet B. Feelgood
Directrice exécutive
N'importe quel centre supérieur de la ville

P. S. Je joins notre dernier rapport annuel et notre catalogue d'activités offertes à notre centre pour personnes âgées.

(Basé sur des échantillons de lettres, avec permission, de Subventions gagnantes: Pas à pas , Mim Carlson et Tori O'Neal-McElrath. (Jossey-Bass 2013)