Comment préparer un document sur les besoins opérationnels

Votre petite entreprise se prépare à étendre - ou à vendre de nouveaux produits - ou à une variété de changements. Et vous recherchez un consultant ou un entrepreneur pour vous aider dans ce projet. L'une des premières choses que vous devrez faire est de préparer un document sur les exigences opérationnelles.

Prenons un exemple: Une entreprise (nous les appellerons ZXYW LLC) a décidé d'externaliser ses fonctions comptables à un centre de services partagés aux États-Unis. Ils commencent un processus de trouver un emplacement, mettre en place les services, l'embauche et gérer les employés.

C'est une entreprise compliquée qui prendra plusieurs mois. Ils commencent avec une équipe qui prépare un document de besoins d'affaires.

Qu'est-ce qu'un document sur les exigences opérationnelles?

L'objectif d'un document sur les exigences opérationnelles est de donner une image complète d'un projet ou d'un nouveau plan d'affaires, afin que tout le monde sache clairement ce qui doit être fait et à quel moment.

Un document d'exigences opérationnelles (BRD) peut être considéré en deux phases. Dans la première phase d'un projet, c'est un document qui énonce toutes les exigences du projet, y compris les coûts, les détails sur la mise en œuvre, les avantages prévus, les jalons et le calendrier de mise en œuvre.

Dans la deuxième phase, la BRD peut effectivement devenir un contrat entre les deux parties, établissant formellement les exigences de l'entreprise qui embauche (ZXYW LLC dans ce cas) et l'entrepreneur qui fait le travail. Vous en saurez plus sur la langue du contrat ci-dessous.

En quoi un document sur les exigences opérationnelles diffère-t-il d'un plan d'affaires?

Bien que les deux documents puissent contenir le même type de sections (un résumé, par exemple), l'intention est différente.

Un plan d'affaires est créé pour guider une entreprise nouvelle ou existante, mais le plus souvent son but est de présenter à un prêteur pour financer le démarrage ou l'expansion.

Le business plan contient des informations générales sur la société et ses plans et stratégies pour générer des revenus afin de rembourser le prêt.

Les états financiers sont un élément clé du plan d'affaires, alors que les documents financiers de la BRD peuvent être très différents, centrés sur un projet spécifique.

En quoi un document d'exigences opérationnelles diffère-t-il d'une demande de proposition?

La différence entre les deux documents est légère, mais importante. En règle générale, une demande de propositions (DP) est créée dans le but de solliciter des propositions auprès de divers fournisseurs. Dans l'exemple de ZYXW, un appel d'offres est envoyé aux entreprises potentielles qui fournissent des services d'externalisation, pour solliciter des offres.

Un BRD, d'autre part, est préparé pour un fournisseur spécifique ou un partenaire de coentreprise qui a déjà été sélectionné par l'entreprise qui embauche.La BRD contient plus de détails et plus de spécifications et de délais à respecter en cours de route et à la fin du projet.

Lorsqu'une demande de propositions est créée, elle est assortie d'une date limite et d'exigences relatives à la soumission des offres. Les offres sont évaluées après la date limite.

Que devrait-on inclure dans un document sur les exigences opérationnelles?

À certains égards, un document sur les exigences opérationnelles est semblable à d'autres types de propositions commerciales. Le BRD devrait inclure:

1 . Une déclaration sommaire , parfois appelée résumé, qui décrit les exigences du projet en général.

La déclaration sommaire est généralement rédigée après la fin de la BRD.

2. Les objectifs du projet. Ces objectifs devraient être au format SMART; spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et limité dans le temps.

3 . Le contexte et l'énoncé des besoins ou la justification du projet. Ceci est une partie importante du document, alors ne l'oubliez pas. Expliquer pourquoi le projet est nécessaire est l'un des principaux moteurs du projet, et son succès dépendra de sa capacité à répondre aux besoins.

4. La portée du projet - ce qui doit être inclus et ce qui ne doit pas être inclus. Dans l'exemple de la société ZXYW ci-dessus, la société a précisé que la portée ne devait pas inclure l'embauche de cadres supérieurs - ces individus seraient fournis par l'entreprise.

5. États financiers. Les états financiers sont essentiels pour avoir une vision globale de l'impact du projet sur le bilan et les revenus de la société sur une période donnée.

Bien sûr, la manière dont l'entreprise financera le projet est également importante ici.

6. Exigences fonctionnelles et caractéristiques. Ceci est l'endroit pour fournir des détails, y compris des diagrammes, des organigrammes et des calendriers.

7. Besoins en personnel. Qui a besoin d'être embauché, et quand. Quelles catégories d'employés seront nécessaires et comment seront-ils payés. Qui les paie et quand. Depuis que ZXYW met en place une installation basée sur les personnes, c'est un élément clé de leur BRD.

8. Calendrier, calendrier et dates limites. Les phases du projet doivent être détaillées dans cette section, afin de s'assurer que toutes les parties comprennent ce qui est requis et quand. Dans le projet ZXYW, la première phase était la sélection d'un site, incluant l'exploration de plusieurs villes potentielles.

9. Hypothèses. Cette partie du document est souvent négligée. Énoncer des hypothèses permet d'éviter les problèmes plus tard. Par exemple, dans le contrat ci-dessus, l'entreprise voulait louer, et non acheter, l'espace de bureau.

10. Coût et bénéfice Une analyse coûts-avantages est une liste détaillée de tous les coûts du projet et les économies réalisées grâce au projet doivent être incluses.

Qu'est-ce qui fait que les exigences commerciales constituent un contrat?

Comme indiqué plus haut, dans la phase initiale, la BRD est une proposition. Vous avez peut-être remarqué que quelque chose manquait dans la liste des sections ci-dessus - paiement pour les services rendus. Sans une déclaration des paiements à l'entrepreneur et le calendrier de ces paiements, il n'y a pas de contrat.

Avant que les deux parties ne signent le document, il faut ajouter, avec l'aide d'un avocat, le langage standard du contrat, y compris

• Promesses de paiement et promesses de services
• Contraintes restrictives empêchant l'entrepreneur de prendre les secrets commerciaux de l'entreprise ou de les partager avec d'autres.
• Que se passe-t-il si une partie ne remplit pas ses obligations (c'est-à-dire, enfreint le contrat)
• Clauses d'assurance et d'indemnisation
• Contentieux et arbitrage
• Et, bien sûr, signatures par des représentants appropriés de l'entreprise et de l'entrepreneur.