Comment écrire une proposition de service de planification d'événements

Savoir comment rédiger une proposition de service de planification d'événements est un élément important de l'exploitation réussie d'une entreprise de planification d'événements. Toute entreprise vendant un service devra préparer une sorte de proposition commerciale en présentant son entreprise et ses services à un client potentiel. Mais les services de planification d'événements sont uniques et la proposition que vous créez doit refléter les services personnalisés que vous fournirez.

Voici quelques astuces faciles à suivre pour rédiger une proposition efficace de planification d'événements.

Qu'est-ce qu'une proposition de service de planification d'événements?

Une proposition de service de planification d'événement est une proposition complète qui décrit l'événement et les services que vous fournirez. Cette proposition est votre opportunité de vendre votre entreprise, vos compétences, vos idées et votre vision de l'événement à un client potentiel. Il est également conçu pour vous présenter comme la meilleure personne pour exécuter l'événement, une confiance que le client peut avoir. Les propositions doivent être bien rédigées, faire l'objet de recherches approfondies et fournir les détails nécessaires afin que le client puisse envisager ce que vous avez en tête.

Ne prenez pas le raccourci

Les modèles abondent pour toutes sortes de documents commerciaux, des propositions de service et des factures, aux dossiers comptables et aux notes de frais. L'utilisation de ces modèles peut certainement vous aider à rédiger une proposition rapidement et efficacement. Mais résistez à la tentation de télécharger un modèle générique, remplissez les espaces vides et envoyez-le comme représentation de vos services de planification d'événements et d'affaires.

Votre proposition d'événement est le reflet de vous, de votre activité de planification d'événements et des services que vous fournissez. Étant donné que la planification d'un événement nécessite la personnalisation de cet événement en fonction des besoins et du budget de votre client, votre proposition doit refléter un événement personnel et unique. Vous pouvez utiliser un modèle comme guide général pour commencer à rédiger votre proposition d'événement, mais ensuite l'adapter et inclure les services individuels fournis pour chaque client.

Première étape: la réunion

La première étape consiste à rencontrer votre futur client pour discuter de ce qu'il pense de cet événement, de son objectif, du nombre d'invités et de ce qu'il espère accomplir. En plus de la date, l'heure et l'endroit désiré, prenez note de toutes les idées concernant le thème, la restauration, l'esthétique globale, les couleurs ou l'ambiance discutés au cours de cette réunion.

Démarrage de la proposition d'événement

Vous avez donc eu une première rencontre avec votre client et vous avez une idée de ce qu'il pense de son événement. Et vous avez téléchargé quelques modèles généraux pour vous aider à écrire la proposition. Vous pouvez maintenant regarder un écran d'ordinateur vide demandant ce qu'il faut inclure dans votre proposition de planification d'événement.

Chaque proposition doit être rédigée en tenant compte du client.Mais ne répétez pas simplement toutes les idées qu'ils ont partagées avec vous lors de votre réunion et apportez simplement une étiquette de prix pour vos services afin de livrer exactement ce qu'ils viennent de décrire. La planification d'événements est une activité de service et c'est ce service, cette touche personnelle et cette approche créative qui rendent un événement non seulement réussi mais mémorable. Et les événements mémorables peuvent faire beaucoup pour générer de nouveaux clients pour votre entreprise.

Préparez donc votre proposition sur un ton et un style qui reflètent votre entreprise et vous-même.

Présentez votre idée d'événement de telle sorte qu'il soit clair pour votre client que vous intégrez ses pensées, ses espoirs et ses préoccupations dans votre approche de cet événement. Comprendre les besoins de votre client est très important et le transmettre dans votre proposition peut faire la différence entre les embaucher vous ou quelqu'un d'autre.

Ce qu'il faut inclure dans une proposition de service de planification d'événements

Introduction

Commencez par une brève présentation de votre activité de planification d'événements. Inclure des détails tels que combien de temps vous avez été en affaires et votre parcours professionnel.

Description de l'événement

La section suivante est un résumé de l'événement réel. Cela devrait inclure les détails fournis lors de votre réunion, tels que le but de l'événement, le calendrier général, le nombre d'invités et les lieux possibles.

Services fournis

Cette section est particulièrement importante.

Le client devra savoir - spécifiquement - quels services vous allez fournir pour cet événement. Une liste de contrôle avec des puces est un excellent moyen de montrer les différents services qui sont inclus. Cela fonctionne bien pour les petites fonctions comme les douches nuptiales ou les dîners de célébration et il est facile pour le client de voir ce que vous allez faire et les fournisseurs que vous utiliserez. Pour les événements plus importants qui ont plusieurs fonctions, comme une heure de cocktail ou un déjeuner, vous pouvez créer des sections pour chaque aspect de l'événement, puis dresser la liste des services fournis dans chaque section.

Montrez votre travail

Si vous avez planifié des événements similaires dans le passé, incluez des photos de ces événements pour montrer votre travail. Ces visuels peuvent littéralement aider le client à voir ce que vous pouvez faire.

Argent, Argent, Argent

Alors que le client peut lire votre proposition en tenant compte de tous les détails et de toutes les images de l'événement que vous envisagez, cet état d'esprit change généralement de sujet. Souvent, c'est un arrêt brutal. Pour essayer d'éviter cela, ne changez pas soudainement le langage ou le ton de votre proposition à toutes les affaires et faits. Intitulez cette section «Coûts proposés» et continuez de guider le client à travers les aspects de cet événement en articulant soigneusement les coûts. Aidez votre client à voir votre proposition comme une série d'étapes, chacune avec différents services et coûts associés.

Fournissez un résumé détaillé indiquant le prix de chaque article et son objectif. Par exemple, si vous louez un linge de table, indiquez-le comme un coût distinct. Si vous embauchez des serveurs, indiquez le nombre de serveurs, le coût par heure et le coût total pour la durée de l'événement.Utilisez cette méthode pour chaque élément de campagne, en décrivant chacune d'elles afin que le client puisse continuer à envisager l'événement et en comprendre le coût.

Ce n'est qu'après avoir détaillé ces sections avec leurs coûts que vous les additionnez au bas de votre proposition pour indiquer le coût total de l'événement. Si vous offrez des réductions pour la réservation anticipée, indiquez-les ci-dessous ce nombre final.

Clôture

La dernière partie de votre proposition est un remerciement pour leur considération. Fournir des informations de contact, y compris le site Web, adresse e-mail et numéro de téléphone afin que les clients potentiels peuvent vous contacter pour toute question ou - mieux encore - pour vous embaucher pour le travail.