Comment faire pour trier votre bilan dans QuickBooks

QuickBooks est un logiciel de comptabilité puissant qui fournit des rapports robustes et un aperçu de la santé financière des livres de votre entreprise. Bien sûr, cela repose sur la prémisse primordiale que les données doivent être saisies avec une précision totale pour s'assurer que les comptes s'ajoutent correctement. Les erreurs de saisie, les erreurs d'arrondi et les grands livres incomplets peuvent entraîner une accumulation incorrecte des comptes et réduire ainsi l'exactitude de vos relevés QuickBooks.

Si vos livres ne se réconcilient pas, vous devriez comprendre qu'Intuit comprend une série d'outils pour aider les propriétaires d'entreprise à trouver la source d'une erreur comptable et à la traiter efficacement. Réparer ces problèmes immédiatement peut vous aider à vous assurer que vos livres sont précis et à jour et que vos rapports peuvent être fiables.

1. Exécution d'une balance de vérification

Pour que vos bilans soient exacts, la somme totale de vos actifs déclarés doit être égale au passif brut plus le total des capitaux propres. Lorsque ces comptes ne correspondent pas exactement à la même valeur, ils sont considérés comme déséquilibrés à des fins comptables. QuickBooks peut vous faire savoir immédiatement si vos comptes sont équilibrés en utilisant une balance de vérification, ce qui donne un aperçu rapide de la valeur nette de tous les comptes qui ont un solde positif ou négatif. Dans le cadre d'une balance de vérification, tout compte dont le solde est égal à zéro est ignoré. La sortie d'une balance d'essai QuickBooks peut simplifier l'identification des comptes susceptibles d'avoir des erreurs en suspens.

Après avoir examiné ces informations, notez chaque compte qui, selon vous, pourrait avoir un problème et le montant par lequel ce compte semble être inexact.

2. Exporter des données

À l'aide des informations de votre balance de vérification, identifiez une liste de comptes dont vous pensez qu'ils ont besoin d'être nettoyés. En haut de la fenêtre QuickBooks, cliquez sur Fichier -> Utilitaires -> Exporter -> Listes de fichiers IIF.

Cela devrait faire apparaître une fenêtre intitulée "Export" et une liste de cases à cocher. Cochez la case "Tableau des comptes" en haut de la liste. Une fois que vous avez sélectionné cet élément, cliquez sur "OK" sur le côté droit de la fenêtre. QuickBooks devrait ensuite créer et exporter un fichier IIF qui peut être ouvert dans Microsoft Excel. C'est souvent une bonne idée de sauvegarder ce fichier en le sauvegardant à nouveau en tant que XLS. La conversion de l'IIF en un fichier XLS permettra également d'éviter les problèmes potentiels de formatage ou de mode protégé.

3. Identifier le compte problématique

Le fichier créé à l'étape précédente peut être utilisé pour examiner un registre de chaque compte que vous avez identifié dans la première étape. Commencez par supprimer les deux premières lignes de l'ensemble de données pour faciliter la gestion et le tri des informations. Jetez un oeil aux colonnes B et F, qui contiennent le nom et le montant, respectivement, pour chaque transaction dans vos livres.Pour rendre ces données plus utiles, triez les éléments de la colonne F de bas en haut. En faisant défiler la liste des transactions triées ou simplement en utilisant la fonction de recherche d'Excel, essayez de trouver les valeurs que vous avez identifiées comme inexactes dans la première étape. Si vous trouvez l'une des valeurs, assurez-vous de vérifier votre travail en retournant à QuickBooks et en exécutant un QuickReport sur le plan comptable.

4. Utilisez l'utilitaire de reconstruction des données

Une fois vos transactions problématiques identifiées, vous pouvez désormais passer à la réparation de votre bilan endommagé afin de garantir une plus grande précision des rapports futurs. Le moyen le plus simple de réparer un bilan dans de nombreux cas est d'utiliser l'utilitaire de reconstruction de données fourni avec QuickBooks. Cette fonctionnalité est conçue pour rechercher et réparer automatiquement les transactions défectueuses dans un compte en les comparant aux données du bilan général. Vous pouvez exécuter l'utilitaire de reconstruction de données en cliquant sur Fichier -> Utilitaires -> Reconstruire les données. Si vous avez identifié le problème spécifique, vous pouvez également réparer manuellement la transaction défectueuse en accédant au registre QuickBooks. Cependant, assurez-vous que vous vérifiez votre travail pour éviter d'introduire une nouvelle erreur qui pourrait exaspérer le problème actuel.

5. Prévenir les problèmes futurs

Bien que l'utilitaire de reconstruction des données et l'examen manuel permettent généralement de découvrir la source des livres non équilibrés, trouver le problème lui-même peut être un processus long et frustrant dans de rares cas.

Les propriétaires d'entreprise disposant de livres volumineux peuvent avoir besoin de parcourir des milliers de transactions pour trouver une ou plusieurs entrées qui pourraient être erronées. Il est donc important que des stratégies soient développées pour éviter que les livres ne se déséquilibrent de nouveau à l'avenir. Vous devez commencer par examiner le processus de saisie de votre grand livre pour vous assurer que vous et vos associés ajoutez correctement les transactions au grand livre. Par exemple, beaucoup de gens qui ne sont pas comptables confondent souvent les débits et les crédits. Envisager d'investir dans la formation ou de travailler avec un comptable professionnel si vous vous trouvez gaspiller de précieuses heures de réconciliation des comptes sur une base régulière.