Comment animer un événement pour réussir

Vous avez planifié, organisé et soigné chaque détail de votre prochain événement et maintenant c'est l'heure du spectacle. Es-tu prêt? Si vous n'avez pas sélectionné le personnel approprié pour votre événement, la réponse à cette question est non. Savoir comment gérer un événement est une étape importante - mais parfois négligée - du processus de planification d'un événement. Donc, avant d'aller trop loin, sécurisez le personnel de l'événement qui correspond le mieux à vos besoins.

Ils ne seront pas seulement l'aide supplémentaire dont vous avez besoin; ils seront aussi les personnes avec lesquelles vos invités entrent en contact et cette interaction peut aider ou nuire au succès de votre événement.

De quel personnel avez-vous besoin?

La réponse à cette question dépend de plusieurs facteurs:

1. Le nombre d'invités que vous attendez
2. La durée de l'événement
3. Le public
4. La portée globale de votre événement joue un rôle dans votre décisions de dotation.

La dotation peut comprendre:

1. Agents de stationnement
2. Agents d'enregistrement des arrivées
3. Serveurs alimentaires
4. Vérificateurs de manteaux
5. Représentants en information des clients.

Pour les événements de grande envergure, vous pouvez avoir besoin du personnel de l'événement pour:

1. Installez le kiosque d'exposition
2. Accueillez et aidez les conférenciers
3. Manipulez la table et les sièges et
4. Tendez au matériel audiovisuel.

Si votre événement est pour une organisation, vous pouvez avoir des employés de l'entreprise ou des bénévoles de l'événement qui peuvent assumer certaines des responsabilités de dotation. D'autres aides peuvent déjà être fournies par le lieu de l'événement ou les fournisseurs que vous avez engagés, tels que la restauration.

Travaillez à travers toutes les facettes de votre événement du début à la fin pour déterminer vos besoins en personnel. Gardez à l'esprit que des problèmes surgiront et vous ne serez pas en mesure d'éteindre personnellement tous les incendies et de tendre à chaque détail. Embaucher du personnel adéquat pour couvrir tous les services fournis.

Les agents de l'événement peuvent créer ou annuler votre événement

Tout le personnel de l'événement qui travaille pour votre événement est semblable aux représentants du service à la clientèle.

Si un client a une mauvaise expérience avec le service client, il se peut qu'il ne revienne jamais dans cette société. De même, une interaction négative avec un membre du personnel de l'événement peut entacher ce qui était autrement une expérience d'événement positif. Ne mettez pas le succès de votre événement entre les mains d'un personnel inexpérimenté. Budget pour le personnel approprié et assurer leur disponibilité semaines à l'avance afin que vous n'êtes pas parti avec … eh bien, les restes. Embaucher le meilleur personnel possible.

Éduquez le personnel de votre événement

Même le personnel le plus expérimenté et le plus qualifié a besoin d'instructions. Fournir des informations sur votre entreprise, le but de l'événement, qui sont les invités, les problèmes potentiels à surveiller et discuter de vos attentes. Un personnel bien informé peut répondre aux questions de manière professionnelle et assister efficacement vos invités.Désigner une personne de contact pour le personnel de l'événement embauché et indiquer la meilleure façon de les joindre s'ils ont des questions ou ont besoin d'aide. Si le personnel de votre événement est impliqué dans votre mission et votre objectif, ils sont plus susceptibles de vous aider à l'atteindre.

Considérez votre propre jeu de mains supplémentaire

Il peut prendre plusieurs jeux de mains - ou au moins plus que vos mains - pour réussir un événement.

Même si vous avez déjà embauché des traiteurs, un fleuriste, des agents de billetterie et des préposés au service de voiturier, ne négligez pas vos propres besoins. Vous êtes le principal responsable de cet événement et, inévitablement, les personnes impliquées se tourneront vers vous pour répondre personnellement à leurs questions et répondre à leurs préoccupations. Embaucher un assistant professionnel et compétent pour agir comme votre «go-to» personne. Avoir une personne bien informée à vos côtés pour prendre un certain nombre de petites tâches de votre assiette sera bien dépensé.