Pourquoi la petite caisse est-elle importante pour votre entreprise Finances

La petite caisse n'est plus ce qu'elle était. À l'époque où nous payions toutes les petites transactions en espèces, il était nécessaire de faire le suivi de ces transactions. Au XXIe siècle, nous avons de meilleurs moyens de payer les achats des petites entreprises et de les suivre. Mais le concept de «petite caisse» est toujours important.

Qu'est-ce que la petite caisse?

La petite caisse décrit les petites transactions d'une entreprise.

Le terme "petite" est utilisé parce qu'il s'agit de petites (petites) quantités d'argent ou de transactions en espèces. "Petty" n'est plus si petit, alors pensez-y comme de petites quantités Vous ne pensez peut-être pas au suivi. Dans cet article, nous utiliserons le terme «petite caisse» pour inclure une variété de transactions de petites entreprises.

Par exemple:

• Acheter du café pour la cafetière de bureau
• Payer des péages ou des parcomètres
• Traiter des employés pour célébrer une réussite
• Acheter un petit cadeau sur le chemin à une réunion d'affaires.

Pourquoi la petite caisse est-elle importante?

Les transactions de petite caisse s'additionnent. Ne pas documenter et suivre ces petits achats peut signifier beaucoup de dépenses d'affaires potentielles non réclamées, comme les jeter.

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Regardons quelques exemples:

• Si vous utilisez des tasses Keurig pour votre café de bureau, même si vous achetez à bas prix et en vrac, cela vous coûtera environ 26 cents la tasse. Pour un employé qui boit du café en moyenne, c'est deux tasses par jour environ 200 jours par année, c'est plus de 100 $ pour ce seul employé. Multipliez cela par le nombre d'employés et vous avez beaucoup d'argent.
• Une pizza pour 10 personnes peut coûter 50 $. Si vous faites cela une fois par mois, c'est 600 $ par année. Ne pas tenir un registre signifie 600 $ de dépenses perdues.

Comment les petites transactions doivent-elles être enregistrées?

Vous pouvez enregistrer sur des feuillets ou sur une liste, selon ce qui est le plus facile. La chose importante à retenir est que CHAQUE transaction doit être enregistrée et doit inclure:

• Date de la transaction
• Montant de la transaction
• Description générale de la transaction ("beignets pour réunion de bureau", par exemple) < Il n'est pas nécessaire d'enregistrer le numéro de compte au moment de la transaction.

Lorsque vous réapprovisionnez la petite caisse, regroupez les transactions par numéro de compte et entrez-les dans votre programme de comptabilité.

Puis-je suivre les transactions de petite caisse en ligne?

De nos jours, les propriétaires d'entreprise avisés paient pour des transactions commerciales avec des cartes de crédit professionnelles ou des cartes de débit et des applications. Vous pouvez suivre le stationnement grâce à une application, et vous pouvez utiliser un système de péage automatique pour éliminer le temps passé dans la voie «caisse seule» sur les routes à péage. Bien sûr, payer avec votre carte de débit ou de crédit facilite le suivi des petites dépenses.Assurez-vous simplement de noter l'objectif commercial sur le reçu.

Et si mon entreprise a encore une caisse?

De nombreuses entreprises ont un fonds de petite caisse au bureau, surtout dans les commerces de détail qui ont des clients qui paient en espèces. La caisse est utilisée pour faire des changements, et dans certains cas pour les transactions de petites entreprises. Habituellement, la boîte commence avec un solde en espèces, en coupures appropriées. Ensuite, lorsque la caisse devient faible, elle est réapprovisionnée.

Si des fonds de caisse sont utilisés pour de petits achats, conservez un journal dans la boîte afin que ces achats puissent être enregistrés.

Comment m'assurer que toutes les transactions de petite caisse sont enregistrées?

Il est de votre responsabilité en tant que propriétaire d'entreprise de mettre en place des politiques d'utilisation de la petite caisse, de surveiller les transactions de petite caisse et de s'assurer que les employés utilisent la petite caisse de façon responsable. Quelques possibilités:

Donnez aux employés de confiance une carte de débit d'entreprise et demandez-leur de fournir des détails sur les objectifs commerciaux pour tous leurs achats par carte de débit.

• Exiger que les employés qui utilisent leur propre voiture pour les affaires aient un suivi de péage. Vous pouvez le fournir et obtenir les détails. Vous aurez besoin de l'employé pour vérifier l'objet de l'entreprise.
• Si les employés ont des smartphones à usage professionnel, demandez-leur d'inclure des applications pour capturer des reçus par photo ou pour les envoyer à votre service de comptabilité.
• L'essentiel sur la petite caisse:

La mise en place et le suivi de la petite caisse devraient faire partie du système global de tenue de dossiers pour votre entreprise.

Rappelez-vous, si vous ne l'enregistrez pas, vous ne pouvez pas le déduire comme une dépense d'entreprise. Assurez-vous de profiter de toutes ces transactions de petite caisse pour pouvoir réclamer plus de dépenses commerciales légitimes et réduire vos taxes d'affaires.