Comment réagir face à une vérification de référence Demande

Répondre à une demande de vérification de référence peut être difficile. La crainte de représailles et de poursuites empêche de nombreux employeurs de répondre. Ces recommandations vous aideront à répondre raisonnablement aux demandes de vérification des références tout en protégeant les intérêts légitimes de votre entreprise et de vos employés actuels.

Tout d'abord, suivez la politique établie de votre entreprise. De nombreuses entreprises demandent que les gestionnaires envoient des demandes de références écrites aux ressources humaines.

Si la référence du gestionnaire est positive, vous pouvez toutefois accepter que le gestionnaire fournisse une référence verbale directement à un employeur.

Tout ce qui est envoyé par écrit devrait provenir des ressources humaines, ou le personnel des RH devrait examiner la réponse pour assurer la cohérence et protéger les meilleurs intérêts de l'entreprise. Un format de vérification de référence commun demande à l'ancien salarié:

• titre du poste, et parfois, les responsabilités professionnelles,
• salaire final,
• dates d'emploi, et
• fournit une liste de contrôle qui demande à l'ancien employeur de classer des caractéristiques telles que « le travail d'équipe »et« fiabilité ».

Il est préférable de confier cette tâche aux ressources humaines - au moins, demandez au personnel des ressources humaines d'examiner toute réponse écrite que vous envisagez d'envoyer. Je ne recommande pas de répondre aux questions qui vous demandent d'évaluer numériquement un ancien employé sur n'importe quel aspect de son travail ou de ses caractéristiques professionnelles. Les notes numériques ne sont pas comparables en fonction de la signification partagée de la définition du terme, pas plus que la signification des nombres sur une échelle numérique définie sur ces formes.

Deuxièmement, vérifiez que la signature de l'ancien employé, autorisant la vérification des références , figure sur les documents envoyés par la société requérante. Sans la signature de l'ancien employé, aucune information ne devrait être fournie.

Répondre à une demande de chèque de référence avec une référence positive

Si le gestionnaire peut, avec peu de réserves, recommander l'ancien employé, en consultation avec le personnel des RH, le gestionnaire peut retourner l'appel de l'employeur demandeur.

Lorsqu'il répond à un appel téléphonique, le gestionnaire doit s'assurer que la signature de l'employé autorisant la vérification des références est conservée par le service des ressources humaines avant de renvoyer l'appel.

Quand un ancien employé était un bon employé et a quitté votre entreprise en bons termes (peut-être un conjoint a déménagé et la distance n'a pas été commutables), que vous voulez donner l'ancienne aide aux employés de trouver un nouveau poste.

Ou peut-être avez-vous été utilisé comme référence par un employé qui vous a signalé à un moment donné, mais pas le plus récemment. Si vous avez des commentaires positifs à formuler au sujet de l'employé, vous pouvez répondre à l'employeur potentiel en lui faisant part de vos commentaires positifs.

Répondez uniquement aux questions auxquelles vous êtes à l'aise de répondre si vous recevez un appel téléphonique ou un document de demande de référence. Un gestionnaire ne devrait parler que des domaines de compétences et d'expérience de l'employé dont il a directement connaissance. Il y a plusieurs questions auxquelles un gestionnaire ne devrait pas répondre:

• Exemple Question: Prédisez si votre ancien employé réussira dans le poste pour lequel il est envisagé. (Vous avez une boule de cristal, quelqu'un?)
  Bonne réponse: Lorsque la salariée travaillait pour moi, dans son poste au sein de mon entreprise, elle était une forte collaboratrice dont le travail était apprécié.
• Exemple Question: Quelles étaient les faiblesses de l'employé?
  Bonne réponse: Elle n'avait aucune faiblesse qui méritait d'être mentionnée et qui affectait sa capacité à exécuter son travail de façon compétente lorsqu'elle travaillait pour moi.
• Exemple Question: Pourquoi l'employée a-t-elle quitté le poste qu'elle vous a indiqué?
  Bonne réponse: Elle a cherché à accroître ses responsabilités et à compléter sa connaissance de notre entreprise et de nos produits.

Voici les types de questions de vérification de références qu'un employeur potentiel vous demandera si vous renvoyez un appel de vérification de référence.

Répondre à une demande de vérification de référence: Non positif

Si l'employé a quitté votre entreprise en raison d'un nuage, si l'employé était mauvais pour son travail, un employé non contributeur pour d'autres raisons ou ingérable, je recommande vous renvoyez l'appel ou le formulaire au personnel des ressources humaines pour obtenir une réponse standard.

Parfois, des circonstances inhabituelles entourent le départ de votre entreprise. Peut-être qu'un employé regardait de la pornographie sur son ordinateur - oui, il m'a demandé d'être sa référence. Un autre ancien employé peut avoir menacé de violence ou commis un acte violent alors qu'il était employé par votre entreprise.

Bien que ces anciens employés lisent rarement votre entreprise comme référence, soyez prêts. Ces appels doivent être envoyés au personnel des RH pour la réponse standard.

Il y a une mise en garde ici, cependant. Je recommande de parler avec votre avocat avant de répondre à une vérification de référence sur un employé potentiellement violent. Si vous ne parvenez pas à révéler un comportement violent à un employeur potentiel, et que l'ancien employé commet un acte violent alors qu'il était au service du nouvel employeur, votre entreprise peut être tenue responsable de ne pas révéler cette information. Donc, vérifiez auprès de votre avocat dans des circonstances inhabituelles.

Lorsqu'un ancien employé demande une lettre de recommandation générique

, je ne recommande pas de donner une lettre de recommandation générique aux anciens employés. Une fois qu'un document existe, il vit pour toujours. Des employés éventuels m'ont remis des copies de lettres qui étaient périmées depuis 10 ou 20 ans, parfois à peine lisibles à la suite de multiples séances de photocopies.

Après un certain temps, vous n'avez aucune idée du type d'employé que votre ancien employé est devenu, sauf s'il est l'exception rare qui reste en contact. Et, vous ne savez jamais comment votre lettre sera utilisée ou comment vos mots seront interprétés. Adopter une politique stipulant que les gestionnaires ne doivent jamais donner de lettres de recommandation écrites et génériques.

Informez l'ancien employé que votre entreprise sera heureuse de fournir une confirmation de l'emploi des ressources humaines à des employeurs spécifiques qui s'enquièrent directement.

Réflexions finales sur la réponse à une demande de vérification des références

Peu d'employés se fixent comme objectif d'échouer au travail. Pourtant, les employés échouent et les entreprises et les employés se séparent. Gardez à l'esprit quand on vous demande une référence que chaque ancien employé mérite la possibilité de recommencer.

Peut-être que l'ancien employé était mal adapté au poste qu'il occupait dans votre entreprise. Votre culture d'entreprise peut avoir été une inadéquation complète avec les besoins de l'employé. L'employé peut avoir une vision différente pour les exigences de son travail de celles de son patron. Peut-être que sa vie personnelle se démêlait pendant son mandat avec votre entreprise.

Vous ne connaissez jamais tous les détails et les raisons pour lesquelles un employé échoue ou passe à autre chose. C'est facile avec l'employé performant que vous regrettez de perdre à un meilleur travail, à un déménagement familial ou à une opportunité de rêve. C'est plus difficile avec l'interprète marginal.

Soyez honnête ou fournissez des informations minimales. Ne faites pas de prédictions de réussite de la boule de cristal, et ne fournissez pas de notes et de classements numériques pour les termes non définis. Si nécessaire, fournissez les informations minimales qui décrivent le rendement de l'ancien employé. Dans la mesure du possible, accordez une pause à l'employé et parlez avec l'employeur éventuel.

Les derniers chiffres que j'ai vus concernant la vérification des références indiquent que les employeurs prennent très au sérieux les vérifications de références de nos jours. Plus de 90% des employeurs vérifient les références. Dans la mesure du possible, donnez une pause à vos anciens employés - quand vous pouvez le faire consciencieusement.