Comment réduire la responsabilité des employeurs lors des fêtes

La reconnaissance croissante du fait que la consommation d'alcool dans les événements parrainés par l'organisation crée une responsabilité juridique importante a eu un impact sur cette institution traditionnelle, la fête des entreprises, mais pas nécessairement.

Dans un vaste sondage mené en 2015 auprès des employeurs, la Society for Human Resource Management (SHRM) a constaté que la majorité des organisations (59%) prévoyaient consommer de l'alcool lors de leurs fêtes ou de leurs fêtes de fin d'année.

Et seulement la moitié de ces employeurs (47%) ont dit qu'ils chercheraient à réguler la consommation d'alcool par des méthodes telles que:

• fournir des tickets de boissons ou un maximum de boisson (71% des répondants catégorie),
• ne servant que certains types d'alcool (25%),
• ayant une barre de paiement (18%) ou
• autres (11%).

En outre, l'enquête SHRM 2015 a constaté que toute l'année, un tiers des organisations (33 pour cent) ont une politique formelle ou informelle qui permet de boire de l'alcool lors d'événements liés au travail. (Chaque employé doit déterminer si boire de l'alcool lors des événements de l'entreprise est pour lui.)

Les entreprises planifient et planifient les fêtes avec les meilleures intentions, récompensent leurs employés, renforcent leur moral et encouragent l'esprit d'équipe. Mais ces rassemblements, en particulier lorsque l'alcool est servi, peuvent se transformer en un environnement pour les avances sexuelles non désirées et la conduite potentiellement illégale des employés si l'employeur n'est pas prudent.

C'est particulièrement le cas lorsque la fête des fêtes se tient dans un lieu hors site (ce qui, selon l'enquête SHRM 2015, est le cas dans près de 67% de ces fonctions). Dans un milieu social à l'extérieur du lieu de travail, un employé dont la consommation d'alcool réduit les inhibitions peut adopter un comportement qu'il ne songerait jamais à faire au travail.

Les inquiétudes des employeurs s'étendent du harcèlement aux accidents mortels des employés

Les fêtes de fin d'année apportent souvent plus que de simples gueules en état d'ébriété. Être joyeux peut parfois signifier franchir la ligne, allant d'offenser un collègue à violer la loi. De plus, dans l'environnement actuel des médias sociaux en temps réel, des manigances ivres lors d'une fête de vacances peuvent être rapidement mises en ligne pour le monde entier.

Les deux premières mesures qu'un employeur doit prendre avant la fête de Noël sont de rappeler aux employés que le respect et le professionnalisme s'appliquent non seulement au temps de travail, mais aussi aux événements sponsorisés par l'entreprise tels que les fêtes de bureau. Et deuxièmement, les employeurs doivent établir des politiques de médias sociaux qui interdisent aux employés d'afficher des photos ou des vidéos sans l'autorisation de la direction dans les médias sociaux.

Ce sont deux bonnes mesures initiales, mais il reste encore beaucoup à faire pour régler les problèmes juridiques les plus graves.

Les employés sont protégés contre le harcèlement sexuel et la discrimination par le titre VII de la loi de 1964 sur les droits civils, qui couvre les employeurs ayant 15 employés ou plus (y compris les employés réguliers à temps partiel). Le titre VII prévoit deux conditions pour que la conduite puisse entraîner une responsabilité potentielle pour harcèlement illégal:

La conduite doit être importune;

• La conduite doit être suffisamment sévère
• ou envahissante. Ça n'a pas besoin d'être les deux. La conduite n'est pas illégale simplement parce qu'elle est inappropriée ou qu'elle rend un collègue mal à l'aise. Cependant, même un incident de harcèlement extrêmement grave peut suffire à constituer une violation du titre VII, surtout si le harcèlement est physique.

Ainsi, si un incident survenu dans un bureau survient après des incidents d'inconduite antérieurs, il pourrait constituer la preuve nécessaire pour atteindre le seuil «sévère» ou «omniprésent», qui jette les bases d'une réclamation du titre VII.

Une seconde responsabilité juridique majeure est créée par la conduite avec facultés affaiblies à la suite d'une fête de vacances parrainée par l'employeur. Dans une décision de justice de 2013 qui a reçu une publicité substantielle, une cour d'appel de la Californie a infirmé l'octroi d'un jugement sommaire par le tribunal de première instance pour l'employeur.

Ils ont constaté qu'un employé qui avait consommé de l'alcool lors d'un événement parrainé par l'entreprise et qui, après être parti, avait heurté une autre voiture et tué le conducteur, avait créé une responsabilité pour l'employeur.

"Il est indifférent que les effets prévisibles de la conduite négligente de l'employé (ici, l'accident de voiture) se soient produits à un moment où l'employé n'agissait plus dans le cadre de son emploi", a jugé le tribunal.

Étapes proactives à considérer lors de la fête des Fêtes

Compte tenu de tels risques juridiques, les employeurs prudents devraient prendre ces six mesures proactives supplémentaires pour réduire leur responsabilité en cas de litige. Voici des exemples d'actions recommandées aux employeurs:

Avoir en place des politiques exhaustives et écrites contre le harcèlement, clairement énoncées dans les manuels des employés, et faire connaître cette politique avant les fêtes.

• Envoyez un mémo rappelant aux employés d'agir de façon responsable lors de la fête, exprimant clairement un manque de tolérance pour tout comportement inapproprié, y compris l'ivresse.
• Faites respecter le code vestimentaire du lieu de travail lors de la soirée afin d'éviter tout vêtement inapproprié ou suggestif et informez vos employés à l'avance de vos attentes.
• Rendre la participation à la fête volontaire, et ne pas suggérer que la présence sera bénéfique pour la position d'une personne au sein de l'entreprise.
• Si l'alcool est servi, donnez un ton de modération à l'avance par des notes de service, des courriels, des réunions, des encarts dans les chèques de paie ou d'autres communications, et insistez sur le fait qu'une consommation excessive d'alcool ne sera pas tolérée.
• Limitez le nombre de verres ou la durée de la consommation d'alcool et fournissez des substituts substantiels sans alcool. Servez beaucoup de nourriture et assurez-vous que la consommation d'alcool n'est pas au centre de l'événement.
• De telles mesures ne constituent pas une garantie contre les problèmes des fêtes, surtout si la décision est prise de servir de l'alcool.Mais ils peuvent être la base de l'employeur pour une défense efficace contre la responsabilité si des problèmes devaient se produire.