Pour ajuster correctement les entrées de journal financier

Les deux méthodes d'enregistrement de la situation financière d'une entreprise sont la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. Les entreprises qui utilisent la méthode de comptabilité enregistrent les dépenses et les revenus lorsque l'argent est payé ou reçu. La méthode de caisse est la plus simple des deux; cela fonctionne de manière similaire à un chéquier personnel. La méthode de la comptabilité d'exercice compare les revenus et les dépenses à la période exacte en utilisant des écritures de journal pour enregistrer certaines activités.

Cela donne une image plus précise de la performance de l'entreprise, mais elle prend également plus de temps. La préparation et la publication des écritures de journal est l'une des activités qui doivent être effectuées lors de l'utilisation de la méthode d'accumulation. Si les écritures sont négligées ou mal préparées, l'exactitude des états financiers peut être sérieusement affectée.

Types d'entrées de journal

Il existe de nombreuses situations différentes pouvant nécessiter une écriture de journal de régularisation. Cependant, la plupart peuvent être classés dans l'une des six catégories.
1. Les charges à payer comptabilisent les dépenses que vous avez engagées mais pour lesquelles vous n'avez pas payé. Voici des exemples de charges à payer:

• biens ou services que vous avez reçus mais pour lesquels le fournisseur n'a pas encore soumis de facture
• Projets de services publics tels que électricité, téléphone, Internet ou eau
• Taxes ou autres paiements
• Paie, si les employés ont travaillé pendant une période qui ne sera pas payée avant la période suivante

• Crédits en attente, tels qu'un crédit fournisseur pour les produits retournés

2. Les frais reportés ou payés d'avance reflètent les dépenses que vous avez payées pour les services qui n'ont pas encore été livrés. Par exemple, une entreprise peut effectuer les paiements d'assurance sur ses véhicules pendant un an à l'avance, ou verser des paiements de location trimestriels sur son immeuble.

3. Les ajustements d'inventaire sont un type courant d'écriture de journal. Habituellement, les écritures de journal sont préparées pour aligner le coût des marchandises vendues avec le nombre d'unités vendues au cours de la période. La plupart des entreprises enregistrent tous les achats dans un compte d'inventaire qui figure au bilan, puis préparent une écriture au journal pour transférer le coût des unités réellement vendues au cours de la période vers un compte qui figure dans le compte de résultat.
4. Les transactions non monétaires reflètent des activités qui n'ont aucun impact sur les liquidités de la société. Des exemples de ces types d'écritures de journal incluent l'amortissement et la dépréciation, les réserves établies pour enregistrer l'inventaire endommagé dans l'entrepôt ou pour répartir les coûts entre les emplacements ou les départements.
5. Les revenus ou revenus courus correspondent aux transactions pour lesquelles vous avez livré les biens ou les services mais qui n'ont pas reçu de paiement. Dans la plupart des entreprises, les comptes débiteurs refléteront l'essentiel de cette catégorie.Cependant, les produits à recevoir pourraient également inclure d'autres éléments, tels que les intérêts gagnés au cours d'une période que la banque ne publiera pas avant la période suivante.
6. Les revenus reportés correspondent aux paiements reçus pour lesquels l'œuvre ou les biens n'ont pas été livrés. Par exemple, un client peut payer à l'avance pour une commande personnalisée qui prendra deux mois à compléter.

Nécessité d'ajuster les écritures au journal

L'objectif principal de l'ajustement des écritures de journal est de faire correspondre les recettes et les dépenses de la période au cours de laquelle elles se sont produites. Les exemples suivants peuvent aider à démontrer comment ce principe de rapprochement peut fournir des états financiers plus précis.
• Les dépenses sont comptabilisées dans la période appropriée. Supposons qu'une entreprise achète un contrat de service de cinq ans pour couvrir la maintenance préventive de son système de chauffage. Le contrat coûte 5 000 $, que le vendeur exige que l'entreprise paie à l'avance. Selon la méthode de l'encaisse, l'entreprise enregistrerait la totalité des 5 000 $ en une période, les dépenses seraient surestimées et les bénéfices seraient sous-évalués. Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, seulement 1 000 $ est comptabilisé comme une dépense chaque année.
• Le revenu est reconnu dans la période appropriée. La main-d'œuvre, les matériaux et les frais généraux pour fournir un produit ou un service au client correspondent aux revenus.

Imaginons qu'un client paie 500 000 $ à l'avance pour qu'une entreprise fabrique un produit selon ses spécifications. Il faudra deux ans pour terminer la commande. L'entreprise achète les matériaux nécessaires, paie ses employés et couvre les services publics, le soutien informatique et d'autres coûts. Selon la méthode de l'encaisse, l'entreprise a apparemment reçu une manne quand elle a reçu les 500 000 $, mais pendant deux ans, elle surestime ses dépenses, ce qui laisse croire que l'entreprise ne gagne pas autant qu'elle ou peut-être que la compagnie perd de l'argent.

Comment faire une entrée de journal ajustable

Les entrées de journal nécessitent une compréhension du fonctionnement des systèmes comptables. Ils auront toujours un impact sur au moins deux comptes, et les débits et crédits seront nets à zéro. Les exemples d'entrées de journal suivants peuvent être utiles.
1. Une entreprise reçoit une livraison de fournitures de bureau le dernier jour de la période comptable, mais la facture du fournisseur n'est pas arrivée. Selon la commande, la facture doit être de 200 $. L'entrée de journal débiterait le compte pour les fournitures de bureau d'un montant de 200 $ et les frais de crédit accumulés pour 200 $.
2. Un client effectue un achat de 500 $ et le charge sur son compte. Elle a 30 jours pour verser le paiement. L'écriture au journal indiquerait un débit de 500 $ sur les comptes débiteurs et un crédit sur le revenu de 500 $.
3. Après avoir reçu un envoi de 10 000 articles et comptabilisé le coût de 100 000 $ au compte d'inventaire, une entreprise vend 1 000 articles pendant la période. L'entrée au journal serait de débiter le compte de coût des biens vendus pour la valeur de 1 000 articles, ce qui est de 10 000 $, et créditer le compte de l'inventaire pour 10 000 $.
Un domaine souvent source de confusion lors de la préparation des écritures de journal est que certains comptes ont normalement un solde créditeur et que d'autres ont normalement un solde débiteur. Le type de compte détermine son solde normal.
• Les actifs ont généralement des soldes débiteurs. Les actifs comprennent l'encaisse, les comptes débiteurs et les stocks.
• Les contre-actifs sont des comptes de crédit. Des exemples de contre-actifs sont les réserves pour les radiations de stocks et les provisions pour créances douteuses.
• Les engagements ont normalement des soldes créditeurs. Les passifs comprennent les charges à payer et les impôts impayés.
• Les comptes de revenus présentent généralement des soldes créditeurs. Les comptes de revenus comprennent les ventes, les intérêts gagnés et les autres revenus.
• Les dépenses ont normalement des soldes débiteurs. Les dépenses peuvent inclure le coût des marchandises vendues, les salaires, les dépenses d'exploitation et les frais généraux.

Pour créer une entrée de journal, procédez comme suit.

1. Considérez quels comptes doivent être affectés. Il y aura un minimum de deux comptes, mais l'entrée de journal pourrait impliquer beaucoup plus.
2. Considérez le but de l'entrée de journal pour aider à déterminer quels comptes doivent être crédités et lesquels doivent être débités. Par exemple, lors de l'accumulation d'un passif, le compte de passif doit être un crédit, de sorte que le ou les comptes de compensation doivent être débités.
3. Préparez une entrée écrite ou typée pour documenter l'entrée de journal. Assurez-vous que le total de tous les débits est égal au total de tous les crédits.
4. Afficher les entrées de journal au besoin. Les écritures de journal doivent être affichées avant de fermer les livres de la période ou de présenter des états financiers aux investisseurs ou aux prêteurs, mais il peut également être utile de les afficher avant de prendre des décisions financières ou des engagements importants.
L'ajustement des entrées de journal peut être assez complexe. Au départ, ils peuvent sembler intimidants pour ceux qui ne sont pas dans la profession comptable. Avec la pratique, cependant, ils deviennent beaucoup plus faciles à préparer et nécessitent moins de temps à remplir.