Comment enregistrer des entrées de journal dans QuickBooks

Parfois, vous devez apporter des modifications après le point de vente. Vous pouvez le faire dans QuickBooks simplement en enregistrant une entrée de journal. Vous pouvez effectuer des écritures dans QuickBooks pour corriger des transactions ou enregistrer des écritures qui ne peuvent pas être effectuées autrement, comme des ajustements de bénéfices ou de pertes.

Il s'agit d'un processus assez simple utilisant ces conseils, mais gardez à l'esprit que vous n'afficherez qu'une entrée de journal affectant un client ou un fournisseur à la fois.

Si vous voulez corriger de cette manière plusieurs balances client ou fournisseur, vous devrez poster des entrées séparées. À l'heure actuelle, QuickBooks n'a pas lancé d'option d'entrée groupée, bien que QuickBooks 2017 propose certaines options de saisie de données qui permettent de gagner du temps.

Qu'est-ce qu'une entrée de journal?

Une écriture au journal général est une transaction comptable qui est directement enregistrée dans le grand livre général. Par exemple, vous avez peut-être entré une facture de services publics de 100 $ dans le compte de frais d'assurance par accident. Vous pouvez comptabiliser une écriture d'ajustement pour réduire les frais d'assurance de 100 $ et augmenter le compte de frais d'utilité de 100 $ pour corriger votre erreur. Tous vos comptes seraient alors dans le bon ordre et vous n'auriez pas à modifier le montant dû par votre fournisseur parce que cette partie de la transaction a été enregistrée correctement.

Entrées de journal pour les activités de fin d'année

Votre comptable public agréé ou comptable pourrait vouloir effectuer des écritures de journal pour compléter les activités de fin d'année, telles que l'affichage des ajustements fiscaux de vos livres ou reclassement des revenus et des dépenses.

Votre professionnel de la comptabilité peut vous fournir des informations spécifiques si vous souhaitez publier des écritures de journal à la fin de l'année, ainsi que des explications sur les raisons pour lesquelles les entrées étaient nécessaires pour votre situation particulière.

Comment créer des entrées de journal générales dans QuickBooks

Vous pouvez créer des écritures de journal générales dans QuickBooks en suivant ces instructions pas à pas:

1. Passez à Société > Entrer les entrées du journal général dans le menu en haut de l'écran.
2. Modifiez le champ Date , si nécessaire, dans la fenêtre Créer des entrées de journal générales. QuickBooks utilisera par défaut la date du jour, donc si vous souhaitez publier une entrée pour un mois ou une année précédente, assurez-vous de la modifier.
3. Entrez un numéro pour vos entrées de journal dans le champ N ° d'entrée . QuickBooks numérotera automatiquement les entrées de journal suivantes de manière séquentielle.
4. Entrez le numéro de compte Dans la colonne Compte. Vous pouvez également sélectionner le premier compte à partir d'un menu déroulant dans la colonne Compte.
5. Entrez le montant du crédit ou du débit du compte que vous avez sélectionné dans les colonnes Débit ou Crédit. Les débits et les crédits doivent toujours être égaux afin que les soldes d'entrée et QuickBooks puissent afficher l'entrée
6. Entrez un mémo descriptif dans la colonne Mémo. Ceci sera affiché sur les rapports qui incluent cette entrée de journal. Cette étape est facultative mais recommandée.
7. Répétez les étapes 4 à 6 jusqu'à ce que la transaction atteigne un solde nul. Votre total dans la colonne Débit doit être égal au total dans la colonne Crédit et l'écriture au journal sera alors correctement équilibrée.
8. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer l'écriture et fermer la fenêtre, ou cliquez sur Enregistrer & Nouveau pour enregistrer l'écriture et ouvrir une nouvelle fenêtre.

Vous pouvez effectuer la plupart des écritures de journal dans QuickBooks en procédant comme suit, mais si vous souhaitez effectuer des écritures qui affectent le compte client ou les comptes créditeurs d'un fournisseur, vous devez mettre le client ou le fournisseur en premier ligne de l'entrée.