Conseils pour la planification d'une réunion de petites entreprises

Même les plus petites réunions d'affaires exigent une bonne planification pour s'assurer que tous les besoins et objectifs sont satisfaits pour toutes les personnes impliquées. Pour être efficace, il y a un ordre des opérations à suivre pour éviter que les détails ne passent à travers les fissures. Voici la liste des 8 étapes essentielles à suivre pour la planification de votre prochaine petite réunion.

Choisissez votre thème et votre emplacement

Cette étape représente les deux variables que votre public voudra connaître avant toute autre chose.

Le «où et pourquoi» de la réunion aura un impact immédiat sur les personnes invitées et sur leur participation ou non.

Le lieu choisi a une incidence sur l'ensemble de la réunion et affecte les autres décisions que vous devrez prendre lors de la planification de l'événement.

Identifier les participants

Une grande partie de la gestion d'une réunion ciblée et productive consiste à éviter les distractions, ce qui signifie limiter les invitations aux décideurs les plus influents. Dans la culture d'entreprise, il y a une tendance à inclure toutes les parties liées dans les communications, mais vous pouvez augmenter la production en éliminant les associés qui pourraient ralentir les progrès avec des discussions sans importance. Au lieu d'inviter des participants sans droit de vote, encouragez les participants clés à parler avec leurs subordonnés avant de venir à la réunion.

Offre Trois dates et heures

Faites attention à la façon dont vous vous renseignez sur la disponibilité de chaque participant. Il est facile d'ouvrir une «boîte de Pandore» des problèmes quand il s'agit de planifier une date mutuellement bénéfique pour votre réunion.

Une façon d'éviter cela est d'offrir quelques dates et heures, puis demandez à chaque personne qui fonctionne le mieux. Si vous avez de la chance, l'une des dates correspond à tout le monde. Si non, n'ayez pas peur de demander aux outliers s'ils peuvent ajuster leur calendrier pour accommoder la majorité.

Créer un itinéraire

Il est crucial d'avoir un calendrier pour les sujets qui seront discutés avec qui dirigera chaque segment de la réunion.

Les planificateurs peuvent avoir besoin de demander conseil aux cadres supérieurs afin de créer un itinéraire avec précision. Une fois le premier projet achevé, il devrait être soumis au groupe pour approbation.

Discuter des besoins de présentation

Il y a de nombreuses façons de présenter des idées au groupe, et chaque conférencier aura sa propre préférence. La fonctionnalité PowerPoint, l'accès à Internet et les tableaux blancs ne sont que quelques-uns des éléments dont vous pourriez avoir besoin. Soyez proactif en demandant ces détails, et faites un suivi pour les confirmer quelques jours avant la réunion.

Horaire Restauration

La clé pour commander de la nourriture lors de petites réunions est de garder le menu fonctionnel. Vous ne voulez pas que la restauration interférer avec n'importe quel aspect de l'entreprise à portée de main, alors évitez les repas trop formels si possible.Si un déjeuner assis est demandé alors essayez de réserver une salle adjacente pour le repas afin que les participants puissent revenir à la réunion dès que possible.

Envoyer les détails finaux

Environ sept jours avant l'événement, vous voulez envoyer une copie finale de l'itinéraire et des détails à chaque participant. Cela devrait inclure tout ce qui a été commandé pour la journée. Inclure également les directions, les informations de stationnement, les numéros de chambres et les contacts d'urgence.

Si vous travaillez avec des cadres supérieurs, copiez également leurs assistants administratifs sur le courriel.

Journée de réunion

En tant que planificateur de réunions, vous devez vous assurer que l'événement soit bien lancé. Bien sûr, vous voudrez arriver sur place tôt pour inspecter la salle et rencontrer les traiteurs et les coordonnateurs A / V. En fonction de l'emplacement, vous pouvez également afficher une signalisation afin que tout le monde trouve son chemin vers la salle.

Et voilà, huit étapes relativement simples pour planifier une petite réunion réussie.

L'exécution de chaque étape prendra évidemment du temps et de la diligence de votre part, mais la communication de vos plans aux participants est la moitié de la bataille. Plus les gens savent à quoi s'attendre de la réunion, plus ils seront prêts à se mettre au travail.