Comment organiser votre système de classement

Prendre le temps d'organiser votre système de classement est crucial. Alors que tout le monde aimerait avoir un bureau sans papier, la réalité est que de nombreuses petites entreprises ont toujours besoin de conserver des documents papier tels que des factures, des reçus, etc. et de pouvoir les récupérer facilement au besoin.

Le bon archivage des reçus est particulièrement important; Un système de classement inexistant ou désordonné peut ajouter des jours d'efforts supplémentaires à l'impôt sur le revenu, car vous ne voulez pas manquer les déductions d'impôt en raison de reçus manquants.

Et si votre entreprise fait l'objet d'une vérification et que vous n'êtes pas en mesure de produire les documents requis à l'appui de vos dépenses, vos réclamations seront probablement rejetées et votre déclaration de revenus réévaluée.

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devez être capable de travailler à votre bureau rapidement et facilement. Bien que la mise en place d'un système de classement papier semble difficile, c'est une tâche relativement facile qui peut être facilitée par quelques trucs et astuces de classement.

Comment organiser votre système de classement

(1) Asseyez-vous à votre bureau pendant quelques minutes et déterminez où vous allez chercher instinctivement les choses.

J'ai un tiroir à droite de mon poste de travail. Lorsque j'ai créé mon système de classement, je n'y avais rien. Quand je cherchais des stylos, des trombones ou mon agrafeuse, c'était le premier endroit où je regarderais, même si je savais que c'était vide. Alors naturellement j'ai mis les stylos, les trombones et l'agrafeuse dans ce tiroir. Pour moi, c'était la maison naturelle pour ces articles.

Tout le monde va aborder cela différemment et ce qui fonctionne pour une personne peut ne pas fonctionner pour une autre. Prenez quelques minutes pour vous asseoir dans votre espace de travail principal et atteindre l'équipement, les fournitures et les fichiers. Cela vous aidera à établir l'endroit idéal pour classer ces articles pour vous personnellement.

(2) Maintenant que vous savez où vous allez naturellement rechercher des informations, vous devez déterminer si un système de classement alphabétique, numérique ou thématique fonctionnera le mieux pour vous.

Comment allez-vous organiser vos documents dans les catégories de dépôt (c'est-à-dire les dépenses, financières, marketing)?

Comment trouvez-vous les documents liés aux dépenses d'affaires tels que les relevés bancaires, les factures de services publics, les reçus de dépenses de bureau, les relevés de kilométrage des véhicules, etc.? Qu'en est-il des informations sur les clients? Cherchez-vous des choses selon le nom du client? Par numéro de référence? C'est une étape critique, car elle déterminera comment vous allez présenter votre système de classement. Une fois que vous avez déterminé les catégories que vous utiliserez, décidez si vous devez aller plus loin et créer des sous-catégories. Faites-le avant vous achetez quelque chose pour votre système de classement.

(3) Ensuite, déterminez approximativement vos besoins de stockage.

Avez-vous un grand nombre de fichiers auxquels vous avez accès quotidiennement?Avez-vous seulement accès à vos fichiers chaque semaine? Les réponses détermineront si vous avez besoin d'un support de bureau, d'un classeur à deux tiroirs près de votre bureau ou d'un classeur latéral à quatre tiroirs à travers la pièce.

Choisissez avec soin. Permettez la croissance en regardant des classeurs - achetez quelque chose pour adapter deux fois les dossiers que vous pensez que vous aurez maintenant. Cela limitera le nombre de fois que vous devrez recourir et réorganiser votre système de classement.

(4) Investissez dans un bon système d'étiquetage pour plus de clarté et un accès facile.

Être capable de lire les étiquettes de fichier semble évident, mais la clarté de l'étiquetage vous permettra d'économiser plus de temps de dépôt que vous ne pouvez l'imaginer.

La plupart des entreprises qui fabriquent des étiquettes fournissent des modèles qui s'intègrent au logiciel de traitement de texte le plus populaire. Vous voudrez peut-être envisager l'un des petits systèmes de fabrication d'étiquettes qui peuvent désormais imprimer des étiquettes postales individuelles. Les articles qui effectuent une double tâche sont généralement un investissement judicieux.

(5) Vous êtes maintenant prêt à acheter des dossiers de fichiers.

Le meilleur investissement consiste à acheter des dossiers suspendus de couleur (assurez-vous que les étiquettes d'étiquettes en plastique sont incluses) et des chemises à dossier Manila. Les dossiers suspendus de couleur sont meilleurs pour deux raisons:

1. ils sont facilement disponibles
2. ils facilitent la reconnaissance des catégories

Par exemple, si vous mettez tous vos fichiers clients dans des dossiers suspendus jaunes, les informations financières dans les dossiers bleus et tout ce qui concerne le marketing dans les dossiers rouges, vous pouvez facilement voir à peu près où vous devriez rechercher un fichier particulier.

Simple Is Best

Le principe KISS s'applique à la mise en place d'un système de classement facile à utiliser et facile à cultiver. Gardez-le simple chérie! Les grandes catégories de sujets vous permettront d'ajouter facilement de nouveaux fichiers au fur et à mesure que vous progresserez, et élimineront la nécessité de mettre à niveau ou de réorganiser votre système de classement régulièrement.

Simplifier l'intégration de vos documents papier et numériques dans le cadre de votre système de gestion de documents.

Passez au mode sans papier

Si vous essayez d'écologiser votre entreprise et de passer à un «bureau sans papier», vous pouvez numériser des reçus de dépenses et les stocker avec vos autres informations de comptabilité numérique. Certaines des applications logicielles de comptabilité basées sur le cloud les plus récentes facilitent cela en ayant des applications mobiles qui vous permettent de prendre un instantané téléphonique d'un reçu de dépenses et de l'enregistrer à la volée (voir Le meilleur logiciel de comptabilité pour les petites entreprises canadiennes).

N'oubliez pas que les copies papier ou les images numériques des reçus de dépenses sont généralement acceptables pour l'Agence du revenu du Canada (ARC), pourvu qu'elles soient clairement lisibles. Si ce n'est pas le cas, l'ARC peut demander à voir les documents originaux sur papier au cours d'une vérification ou d'une demande de documentation courante, de sorte que les originaux doivent toujours être conservés pendant la période prescrite. (Voir Combien de temps est-ce que je dois conserver mes documents commerciaux? Pour plus d'informations.)