Conseils pour diriger un département de planification d'événements

Au sommet de la planification d'événements corporatifs se trouve le poste de directeur. Cette personne supervise généralement le travail de plusieurs coordonnateurs tout en établissant les normes de pratique pour l'ensemble du ministère. Ce n'est pas un travail facile, mais cela peut être gratifiant aussi bien du point de vue de la carrière que des finances. En fin de compte, la clé pour vous établir en tant que directeur efficace est de donner l'exemple.

Voici certains des domaines dans lesquels vous devrez démontrer votre expérience et votre expertise …

Prise de décision

Il semble que chaque aspect de la planification d'un événement implique un choix. Des lieux et de la restauration aux choix des fournisseurs et de la décoration, les planificateurs sont tenus de prendre les meilleures décisions pour le groupe en temps opportun. Ces choix sont amplifiés dans un rôle de leadership parce que le département entier vous regardera pour l'approbation finale. Bien qu'il soit important de faire des choix éclairés, vous devez également choisir une direction rapidement afin de faire bouger les choses.

Gestion des processus

Les départements disposant de plusieurs coordinateurs disposent d'une énorme quantité d'informations chaque jour. Cela inclut les documents essentiels tels que les contrats, les commandes d'événements de banquet, les factures et les accords avec les fournisseurs. La seule façon de gérer efficacement toutes ces informations est d'avoir un processus défini pour les membres de l'équipe à suivre. Sans un régime structuré pour la soumission des documents et le suivi des demandes en retard, votre ministère finira par voir le jour où quelque chose d'important passe à travers les mailles du filet.

Soyez spécifique à la façon dont vous attendez que les informations circulent dans votre équipe et essayez d'incorporer des points de contrôle pour suivre les progrès.

Diriger le personnel

Il est presque impossible de diriger une équipe sans comprendre comment chaque personne contribue à la mission. Dans la planification d'événements, l'équipe s'étend à tous ceux qui participent à la construction de l'événement.

Quand vous regardez ça de cette façon, la liste peut devenir assez longue. Au sommet se trouvent les coordinateurs d'événements et, à partir de là, la hiérarchie comprend des serveurs, des huissiers et du personnel de sécurité. Un bon directeur comprend comment chacun de ces postes devrait fonctionner. De cette façon, si des problèmes surviennent, ils peuvent résoudre le problème directement et orienter les gens dans la bonne direction.

Minimiser les inefficacités

Le temps est une ressource critique dans la planification d'événements, et l'objectif de chaque administrateur devrait être de minimiser le temps perdu à être indécis et à attendre. Cela peut être aussi simple que d'identifier une meilleure façon de configurer une pièce, ou aussi complexe que de réorganiser la structure d'un département. L'objectif de la réorganisation d'une tâche ou d'une structure devrait être de déterminer où le temps est perdu tout en fournissant une solution pour le rendre plus efficace.Chaque minute qui s'échappe ne peut pas être récupérée, il est donc essentiel d'analyser constamment les processus pour découvrir des domaines à améliorer.

Promouvoir le travail d'équipe

Il faut une équipe de personnes qualifiées pour exécuter un plan d'événement, et à la fin de la journée, nous comptons tous les uns sur les autres pour faire le travail. Les bonnes équipes ne s'entremêlent généralement pas par elles-mêmes - elles sont guidées par l'expérience et la direction de leur entraîneur.

Dans la planification de l'événement, l'entraîneur est le directeur et le précédent du partage des responsabilités commence avec eux. C'est le directeur qui doit s'assurer que les besoins du client sont communiqués correctement aux autres départements afin que tout se déroule sur le plancher de l'événement. Personne n'est responsable du succès ou de l'échec d'un événement, et un bon directeur favorisera une atmosphère où chaque personne comprend son lien avec l'image plus large.

La direction d'un département de planification d'événements nécessite une expérience considérable, mais toute l'expérience dans le monde ne remplace pas les vraies qualités de leadership. Vous devez être capable de diriger les employés et d'analyser les processus afin de tirer le meilleur parti de votre équipe. Si vous cherchez à devenir un directeur alors ce sont les traits que vous aurez envie de développer afin d'être considéré pour la prochaine opportunité dans votre carrière.