Conseils pour préparer votre site d'événements avant les événements spéciaux

Félicitations! Vous avez planifié et exécuté votre plan pré-événement pour votre événement spécial et maintenant le jour de l'événement lui-même est arrivé.

Il s'agit d'une étape critique du processus à laquelle chaque planificateur d'événements doit prêter une attention particulière - préparer le site de l'événement pour s'assurer que tout se déroule sans encombre.

Parking

Vous devez vous assurer que votre site Web marque clairement le stationnement de vos événements spéciaux et que les participants ont reçu par e-mail une carte claire du parking disponible incluant les entrées préférées et les zones les plus proches de votre événement bureau d'enregistrement.

N'oubliez pas d'inclure les détails des places de parking accessibles.

Conseil: S'il n'y a pas de parking spécialement délimité pour le stationnement accessible, il est judicieux de créer votre propre zone le plus près possible de l'entrée. Vous pouvez le faire avec des cônes de signalisation et du ruban de détresse si nécessaire.

Si le stationnement est difficile, incluez des instructions détaillées à l'intention de vos délégués et assurez-vous d'avoir des préposés au stationnement ou une signalisation claire en place.

Sécurité

Si vous prévoyez d'avoir une équipe de sécurité sur place, il est important qu'ils sachent exactement quelles sont leurs tâches et ce que vous attendez d'eux.

Assurez-vous de leur fournir un ensemble écrit d'instructions décrivant en détail les situations dans lesquelles ils sont censés intervenir ou gérer. La sécurité visible peut être un «facteur de confort» majeur pour les participants à un événement, par exemple, mais une sécurité mal gérée peut sérieusement se retourner contre eux. Ne risquez pas de créer une impression négative - négociez uniquement avec des sociétés de sécurité réputées et assurez-vous de bien vérifier les références.

Enregistrement

Les premières impressions comptent. L'efficacité (ou autre) de votre processus d'inscription à l'événement donnera le ton au reste de l'expérience de l'événement de vos participants.

Gardez à l'esprit que si votre processus d'inscription est nul et que vos délégués ont du temps libre et un téléphone mobile à portée de la main, ils risquent de partager l'expérience avec leurs collègues ou sur les réseaux sociaux.

Voici quelques conseils que les planificateurs d'événements peuvent utiliser pour vous aider à atténuer toute réaction négative à ce stade crucial de la procédure:

Présentez votre inscription dans les jours précédant votre événement. Cette idée simple peut enlever une grande partie de la pression le jour même de l'événement.
Votre personnel d'enregistrement doit connaître votre événement et être en mesure de répondre à toute question qui se pose rapidement et efficacement.
Offrez des rafraîchissements et des collations dans la zone d'inscription et assurez-vous d'avoir suffisamment de sièges et de tables pour que les gens puissent explorer les sacs fourre-tout et même attendre que des collègues ou des amis arrivent.
Affichez les instructions de téléchargement de votre application mobile pour que les délégués puissent commencer à planifier leur expérience.

Audio / Visuel

Discutez avec votre conférencier principal, les présentateurs et les commanditaires pour vous assurer que vos besoins en matériel de présentation sont entièrement couverts.

S'ils ont l'intention de présenter des diapositives à partir de leur ordinateur portable, assurez-vous que tous les connecteurs nécessaires sont en place. Vous auriez dû revoir ces présentations quelques jours à l'avance bien sûr!

Votre équipe

Faites un tour complet avec votre équipe pour vous assurer que tout le monde est à jour et qu'il n'y a pas de doutes ou d'écarts de dernière minute dans ce que l'on attend d'eux.

Astuce: C'est une bonne idée de lancer une pré-conférence (pré-conférence) pour l'événement spécial à ce stade, y compris un re-cap de tout ce qui est nécessaire pour faire de l'événement un succès.

Pensez comme un participant

Enfin, assurez-vous de vous mettre à la place de vos participants et de considérer l'événement dans son ensemble.

Avez-vous tout couvert pour que votre expérience soit aussi fluide et transparente que possible? Est-ce que quelque chose est potentiellement confus ou mal expliqué? Y a-t-il des lacunes de dernière minute dans votre planification (soyez prêt pour cela)?

Peu importe la taille de vos événements spéciaux, ces 6 conseils pour préparer le site de votre événement avant les événements spéciaux peuvent vous aider avec l'engagement, le marketing et le réseautage. Faire de votre événement un succès commence avec le bon plan.