5 Erreurs critiques de planification d'événements que chaque gestionnaire d'événements doit éviter!

Voyons les choses en face, la loi de Murphy dit que si quelque chose peut mal tourner, alors c'est probablement le cas! C'est juste un fait fondamental de la vie que nous devons souvent vivre avec.

Mais quand il s'agit de planifier un événement, un gestionnaire d'événements compétent cherchera toujours à atténuer la loi de Murphy en reconnaissant que les choses risquent de mal tourner et de planifier en conséquence.

En tant que responsable de l'événement, il est de votre responsabilité de vous assurer que votre événement spécial se déroule sans heurt et avec le moins d'accrochages possible.

Dans le monde réel, il n'est pas possible de couvrir toutes les possibilités, mais à tout le moins, vous devez être conscient des erreurs de planification d'événements critiques que tout gestionnaire d'événements doit éviter.

Avertis est avant-gardiste alors allons-y quelques conseils essentiels qui pourraient vous aider à éviter un désastre absolu lors de votre prochain événement spécial.

1. Mauvaise communication - c'est probablement l'erreur la plus fréquente commise par les planificateurs d'événements inexpérimentés et il faut en éviter une à tout prix car une mauvaise communication peut littéralement provoquer un désastre.
   Une mauvaise communication est souvent le résultat d'un manque d'attention aux détails, surtout en ce qui concerne votre liste de contrôle des événements. Il est absolument essentiel que vous communiquiez efficacement avec votre équipe d'événements interne et vos fournisseurs. Bien qu'il ne soit pas dans votre intérêt de faire de la microgestion ou de vous importuner, vous devez être au sommet du processus de communication et vous assurer que tous les participants savent exactement ce que l'on attend d'eux et exactement à quelle échéance.

1. Plan d'urgence médiocre ou manquant - souvenez-vous de la loi de Murphy? Les choses risquent de mal se passer avant et bien sûr lors de votre prochain événement spécial. C'est normal et prévisible. Un planificateur professionnel de l'événement réfléchira à l'avenir, identifiera le potentiel pour que les choses tournent mal et aura une bonne planification d'urgence en place. Par exemple, que se passe-t-il si votre système d'enregistrement fonctionne mal le jour, si vous manquez de nourriture ou de boisson, s'il n'y a pas assez de places de stationnement disponibles, si votre conférencier n'arrive pas à l'heure, système ou système de projection posent des problèmes le jour de votre événement - seriez-vous capable de faire face? Auriez-vous un plan B?
2. Transport inadéquat - êtes-vous absolument certain que le transport que vous avez organisé pour amener les délégués et les conférenciers à votre événement est adéquat? Il est important de vérifier dans les semaines qui précèdent votre événement et même (à la dernière minute) le jour de l'événement lui-même que toutes vos exigences de transport sont correctement remplies. Encore une fois, pensez en termes de contingence ici - que se passe-t-il si un véhicule ou des véhicules panne le jour de votre événement, avez-vous un plan de sauvegarde?
3. Manque d'affichage clair - il n'y a rien de plus frustrant pour les délégués que d'assister à un événement spécial et d'être incertain ou confus au sujet de la tenue de la prochaine présentation ou manifestation. Évitez cela en vous assurant d'afficher une signalisation adéquate facilement lisible et comprise. Il est préférable d'aller à la mer ici que de laisser vos participants perdus et désorientés et de demander continuellement des directions.
4. Insuffisance du personnel - le jour de votre événement spécial, vous aurez probablement affaire à un très grand nombre de participants. Ne commettez pas l'erreur de ne compter que sur une ou deux personnes pour traiter les questions ou les préoccupations des délégués. Assurez-vous absolument de connaître vos chiffres et surtout assurez-vous que, entre votre équipe de planification d'événements et le personnel fourni par les fournisseurs, vous avez suffisamment de personnel en main.

Et enfin, il y a un vieil adage qui dit que «l'assomption fait un cul de vous et moi» et cela n'a jamais été aussi vrai que lorsqu'on l'applique à la gestion d'événements. Jamais, jamais supposer que toutes les bases sont couvertes - assurez-vous qu'ils sont! En cas de doute, la meilleure politique est toujours de vérifier et revérifier. Ne laissez pas les choses jusqu'à la dernière minute et trouvez-vous combattre les incendies le jour de votre événement.