Comment améliorer les taux de participation à une entrevue de sortie

Les entrevues de départ constituent l'un des meilleurs moyens d'obtenir des commentaires honnêtes et sincères de la part des employés. L'inconvénient est qu'il faut un certain temps pour accumuler une quantité importante de données à partir des interviews de sortie. L'augmentation de votre taux de participation peut toutefois vous aider à obtenir plus rapidement des informations exploitables à partir de vos entretiens de sortie.

Qu'est-ce qu'un bon taux de participation pour les entrevues de départ?

Les recherches montrent que le taux de réponse moyen pour les entrevues de sortie papier et crayon est d'environ 30 à 35%.

Cela signifie qu'une entreprise comptant 2 000 employés et un taux de roulement de 15% s'attendrait à recevoir environ 100 entrevues de fin d'emploi par année. À ce niveau de participation, l'organisation obtient des commentaires de sortie de seulement 5% de la population totale des employés.

Avec un peu d'effort supplémentaire, vous devriez pouvoir doubler ce taux de réponse. 65% ou mieux est un bon objectif pour la participation aux entrevues de départ. Cela peut se faire au moyen d'entrevues de sortie papier et crayon, d'entrevues de sortie en ligne et d'entrevues téléphoniques.

Mesure de votre participation à l'entrevue de sortie

Pour mesurer votre taux de réponse, divisez le nombre d'entrevues de fin d'emploi complétées par le nombre d'employés auprès desquels vous avez demandé une entrevue de départ. Idéalement, le second nombre doit être égal au nombre total de terminaisons, mais pour des raisons pratiques, ce n'est généralement pas le cas.

À titre d'exemple, si vous avez réalisé 125 entrevues de départ auprès de 300 personnes à qui vous avez demandé de répondre à une entrevue de départ, votre taux de participation est de 125/300, ce qui équivaut. 416 ou 41. 6%.

Il est important de s'assurer que vous avez une bonne méthode en place pour suivre ce type de participation. Au minimum, vous voulez suivre le taux de participation au début d'un projet d'amélioration, puis périodiquement par la suite.

Un scénario idéal consiste à conserver une moyenne courante à laquelle vous pouvez vous référer régulièrement.

Ce nombre en temps réel vous avertit immédiatement d'une baisse (ou d'une augmentation) de la participation des employés aux entrevues de départ. Un système de gestion d'entrevue de sortie en ligne devrait le faire pour vous automatiquement.

Les grandes entreprises pourraient vouloir suivre les taux de participation séparément pour les filiales, les grandes divisions ou les régions géographiques. Les petites et moyennes entreprises peuvent généralement bénéficier d'un taux de participation total pour l'organisation.

Si vous décidez que votre taux de participation aux entrevues de départ pourrait s'améliorer, l'étape suivante consiste à analyser votre processus actuel d'entrevue de départ. Les deux principaux domaines à examiner sont les suivants:

1. Pourquoi les employés choisissent-ils de ne pas remplir l'interview de sortie?
2. Y a-t-il des problèmes logistiques empêchant les ressources humaines de transmettre l'information aux employés de façon opportune et efficace?

Employés ne remplissant pas leur entrevue de fin de stage

Certaines des raisons pour lesquelles les employés choisissent de ne pas remplir les entrevues de départ sont les suivantes:

• L'entrevue de départ est trop longue.
• Les questions d'entrevue de sortie sont confuses ou personnellement envahissantes.
• L'employé ne croit pas que l'entrevue de départ sera lue ou fera une différence.
• L'employé a peur des répercussions.
• L'employé est en colère contre l'entreprise.
• L'employé remet à plus tard ou oublie.
• Le processus est difficile ou inconfortable.

Si vous utilisez un sondage d'entrevue de fin de carrière avec des questions cotées, 35 à 60 questions portent sur la bonne longueur de l'enquête. Plus de 60 questions commencent à être longues et inconfortables pour l'employé. Si vous surpassez 70 questions, vous devriez vous préparer à un plus grand nombre d'entrevues de départ non terminées.

Examinez vos questions d'entrevue de sortie pour plus de simplicité. Mettez-vous à la place de l'employé et demandez-vous comment vous vous sentirez répondre aux questions. Évitez beaucoup de questions d'entrevue de sortie qui demandent des sentiments et des émotions.

Beaucoup d'employés ne sont pas à l'écoute de leurs sentiments (ou s'ils le veulent, ils ne veulent pas les partager avec vous). Il est beaucoup plus facile pour un employé d'évaluer l'efficacité d'un processus plutôt que ce qu'il pense du processus.

Avis de sortie de l'entrevue Ignoré

Les employés ne terminent pas leurs entrevues de départ s'ils croient que les commentaires qu'ils fournissent ne seront pas lus ou seront rapidement ignorés. Il est important de faire savoir aux employés que vous appréciez leurs commentaires. Lorsque vous faites des améliorations basées sur des suggestions d'interviews de sortie, n'ayez pas peur de dire aux employés d'où vient l'idée.

Avec le temps, les employés apprendront que vous écoutez. Une fois que cela devient une partie de la culture d'entreprise, vous pouvez être assuré de beaucoup d'idées, de suggestions et de critiques ouvertes et honnêtes.

Répercussions d'un retour d'information honnête

De plus, soyez clair avec les employés que des commentaires honnêtes n'auront pas de répercussions. Les déclarations faites lors d'une entrevue de fin d'emploi ne devraient jamais être utilisées pour empêcher l'admissibilité future à la réembauche.

Il y a beaucoup d'experts supposés qui disent aux employés de ne pas être honnête sur leur formulaire d'entrevue de sortie ou de ne pas en remplir du tout. Ils affirment que les entreprises utilisent cette information contre les employés. Les professionnels des ressources humaines savent que c'est un non-sens, cependant, ils doivent encore lutter contre cette perception infondée.

Réactions des employés en colère

Les employés qui sont en colère contre l'entreprise peuvent avoir l'impression de ne pas vouloir aider en participant à l'entrevue de départ. Vous pouvez encourager ces employés à exprimer leur colère dans l'entrevue de sortie. Bon nombre de ces employés en colère sont ravis de pouvoir faire entendre leur voix, surtout s'ils savent que la haute direction entendra le faire.

Un processus propre et simplifié est également important. Que ce soit en ligne ou papier et un crayon, le formulaire d'entrevue de sortie devrait être joliment présenté avec un formulaire d'enquête intuitive et facile à comprendre.

Les problèmes logistiques sont le deuxième grand domaine d'examen dans votre processus d'entrevue de sortie. Il y a généralement des liens faibles dans tout processus et les entrevues de départ ne font pas exception. Votre examen devrait inclure toute la chaîne d'événements qui commence lorsqu'un employé donne un avis et se termine lorsque l'employé soumet l'entrevue de sortie.

Audit du processus d'entretien de sortie

Vous pouvez commencer à auditer votre processus d'interview de sortie en recherchant les informations suivantes.

• Comment les employés notifient-ils généralement leur intention de résilier leur contrat?
• Qui est la première personne avisée et quel est le délai habituel?
• Qui dit à la division des ressources humaines et comment? Combien de temps après que l'employé donne un avis est HR notifié? Qui dans HR est averti en premier?
• Qui est responsable de l'ouverture de l'interview de sortie? Quand cette (ces) personne (s) est-elle avisée (s) des cessations d'emploi?
• Comment l'employé est-il informé de l'entrevue de départ? Par qui? Quelle méthode? Quand?
• Existe-t-il une appropriation claire dans les ressources humaines du processus d'interview de sortie? Est-ce que les personnes impliquées dans le processus comprennent l'importance et l'urgence des entrevues de départ?
• Que dit l'employé au sujet de l'entrevue de départ? De quelles façons sont-ils encouragés à compléter l'interview de sortie? Les employés sont-ils informés plus d'une fois et de plus d'une façon?
• L'entrevue de sortie est-elle facile à remplir?
• Quand et où l'employé terminera-t-il l'entrevue de départ? Y a-t-il un accès facile aux ressources nécessaires?
• L'employé dispose-t-il de renseignements personnels pour compléter l'entrevue de fin d'emploi s'il l'achève au travail?
• Les superviseurs et les gestionnaires appuient-ils le processus d'entrevue de départ? Craignent-ils de recevoir des commentaires négatifs des employés? Vous comptez sur des superviseurs craintifs pour transmettre des informations sur l'entrevue de sortie aux employés?
• Est-il facile pour les employés de soumettre leurs entrevues de départ?

Passez en revue chacune des questions de vérification ci-dessus et examinez attentivement votre processus d'entrevue de départ. Déterminez ce que vous pouvez faire pour améliorer chacun de ces domaines. Après avoir terminé votre examen, vous pouvez commencer à apporter des améliorations immédiatement.

Remesurez votre processus d'entrevue de sortie

Certains des changements que vous apportez apporteront une amélioration notable des taux de participation très rapidement. D'autres auront besoin de plus de temps pour imprégner efficacement la culture de l'entreprise.

Réévaluez vos taux de participation à trois mois, six mois, neuf mois et douze mois. Au bout de douze mois, vous devriez vous attendre à une amélioration spectaculaire de vos taux de participation aux entrevues de départ. Cela signifie que vous aurez plus de données qui peuvent être utilisées pour limiter le roulement et augmenter la rétention des employés.

Conclusion

Vous pouvez augmenter considérablement la valeur de vos entrevues de départ en augmentant le nombre d'employés qui terminent le processus d'entrevue de départ. En examinant et en améliorant le contenu et la structure de l'entrevue de départ, ainsi que vos propres processus internes, vous pouvez augmenter considérablement vos taux de participation.

Enfin, envisagez la possibilité qu'un entretien personnel en personne avec un membre du personnel des RH améliore non seulement vos taux de participation, mais fournisse une meilleure information. Vous ne pouvez pas sous-estimer la valeur du questionnement de suivi.

Voir les questions d'entrevue de sortie recommandées.