Comment déclarer des réunions d'affaires déductibles

Si vous ou vos employés participez à des conférences ou à des réunions liées à votre entreprise, les coûts associés à ce voyage sont au moins partiellement déductibles. Si vous voyagez jusqu'à votre destination, vous pouvez généralement déduire le coût de votre billet d'avion. Et vous pouvez déduire le coût de la conduite à la réunion en utilisant le taux de kilométrage standard IRS. Cependant, l'IRS préfère généralement voyager le moins cher.

Déductions admissibles

Les frais de déplacement, de repas et de représentation sont des déductions autorisées, avec des exceptions et des restrictions, en vertu des règles de l'Internal Revenue Service (IRS) pour les entreprises.

L'IRS définit les frais de déplacement comme des dépenses ordinaires et nécessaires pour voyager loin de chez vous pour votre entreprise, votre travail ou votre profession. Généralement, votre «maison» à des fins fiscales est la ville entière ou la zone générale où vous vivez. Si vous avez d'autres dépenses, telles que des pourboires, vous pouvez généralement les déduire dans leur intégralité, à condition qu'elles soient raisonnables et que vous conserviez votre reçu. Les autres charges fiscales déductibles comprennent:

• Les frais de transport peuvent être déduits des frais de transport entre votre domicile et votre destination d'affaires. Si vous conduisez votre voiture, la meilleure méthode est généralement d'utiliser les taux de kilométrage standard établis par l'IRS. Vous pouvez également déduire ce qui suit: tarif de taxi, bus de banlieue ou limousine d'aéroport, bagages et expédition, nettoyage à sec et lessive, pourboires et autres dépenses diverses.
• Les frais d'hébergement peuvent être déduits dans le cadre d'une dépense de voyage. Les taux quotidiens exacts pour chaque état sont disponibles en ligne. Pour être sûr que vous calculez correctement les taux, vous devriez jeter un coup d'œil aux taux quotidiens de l'État.

• Repas: Vous pouvez également déduire le coût de vos repas pendant votre voyage, mais seulement 50% du coût non remboursé de vos repas est autorisé par l'IRS. Vous pouvez également utiliser le taux journalier d'état autorisé.
• Les dépenses de divertissement sont généralement un drapeau rouge pour l'IRS. Afin de pouvoir déduire les frais de divertissement, l'activité doit être nécessaire pour que votre entreprise puisse gagner un revenu et elle doit se dérouler dans un environnement d'affaires clair, comme une salle de conférence lors d'un congrès. Il ne peut pas avoir lieu dans une discothèque, un théâtre, un rassemblement social, un événement sportif ou un cocktail.

Prouver une dépense d'entreprise

Lorsque vous déduisez une dépense de divertissement, vous devez être en mesure de prouver qu'une discussion commerciale importante a eu lieu pendant l'activité. Généralement, vous ne pouvez déduire que 50% des frais de représentation.

Il est très important de bien documenter les frais de voyage, de repas et de divertissement. Conservez vos reçus et conservez vos relevés de kilométrage dans un journal que vous gardez dans votre véhicule ou sur votre téléphone intelligent.Cette catégorie de déductions est souvent un drapeau rouge à l'IRS et vous pouvez être invité à prouver vos déductions si vous êtes audité.

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