Pendant combien de temps les ressources humaines doivent-elles conserver leurs dossiers?

L'une des grandes choses à propos des ressources humaines, c'est que nous avons des tonnes de paperasse. Des tonnes et des tonnes et des tonnes. Certes, une grande partie est électronique ces jours-ci, mais le principe demeure. Les RH tiennent des registres. Et, nous devons garder ces dossiers, mais pour combien de temps?

Voici les lignes directrices de base pour la tenue de dossiers RH. Rappelez-vous, cependant, que les lois des États peuvent différer de ces lignes directrices. Si les lois de l'État et les lois fédérales sont en conflit, gardez toujours les dossiers en fonction de l'exigence la plus longue.

Il vaut mieux garder quelque chose trop longtemps.

Dossiers d'embauche: 1 an

Vous devez conserver tous ces CV, notes d'entrevue, demandes et offres d'emploi, et même un enregistrement de vos recherches dans votre système de suivi des candidats pendant un an après la décision de faire une offre d'emploi a été faite. Donc, si vous interviewez un candidat, et que le processus se prolonge pendant trois mois, ce n'est que lorsque la décision finale d'embauche est prise que l'horloge commence à tourner.

Pourquoi devez-vous faire cela? Si quelqu'un vous questionne sur votre décision d'embauche, vous devrez démontrer que vous ne faites aucune discrimination illégale de quelque manière que ce soit. Des lois telles que l'Americans with Disabilities Act, le titre VII et bien d'autres vous obligent à démontrer que vous êtes en conformité. La gestion de ces enregistrements vous aide à le faire.

Dossiers de test de drogue: 1 an ou 5 ans pour les emplois de transport

Si vous devez subir un test de dépistage de drogues avant votre embauche, cela fait partie du dossier d'embauche et vous devriez conserver une copie des résultats pendant un an.

Si vous faites d'autres tests de dépistage de drogues, que ce soit en raison d'un incident au travail ou dans le cadre d'une vérification aléatoire, vous devez également conserver ces dossiers pendant un an. Toutefois, si vous êtes assujetti aux règlements du ministère des Transports, le délai minimum pour les dossiers d'analyse de drogues est de cinq ans.

Paie / Timecards, etc.: 3 ans minimum, 5 ans après la résiliation Recommandé

La loi vous oblige à conserver ces registres pendant trois ans, mais des poursuites récentes signifient qu'il serait plus judicieux de les conserver plus longtemps.

Vous voulez conserver une trace du montant payé par chaque employé et du nombre d'heures travaillées pendant toute la durée de son emploi dans votre entreprise. Conservez vos dossiers pendant au moins cinq ans après le départ de l'employé, peu importe la raison.

Pour les employés exonérés, bien sûr, vous n'avez pas besoin de tenir des registres de temps, car leur salaire est le même peu importe le nombre d'heures travaillées. Cependant, si vous avez déjà mal classé un employé comme exonéré alors qu'elle aurait dû être non exempte, ces dossiers peuvent vous aider à payer vos heures supplémentaires.

Assurez-vous d'inclure la façon dont la société a calculé le salaire.Par exemple, vous devez déterminer s'il s'agit d'un salaire direct, d'un salaire plus une commission, d'heures supplémentaires, d'un travail à la pièce ou d'un salaire horaire normal.

Vous devez le faire non seulement pour les questions de salaire et d'impôt, mais beaucoup d'autres décisions reposent sur le nombre d'heures travaillées. Par exemple, l'admissibilité à FMLA dépend du nombre d'heures travaillées dans une année. Si vous avez un employé exonéré à temps partiel, vous pourriez envisager d'exiger l'enregistrement du temps afin de déterminer l'admissibilité à la FMLA. Vous devez également être en mesure de prouver que vous avez payé vos travailleurs pour toutes les heures qu'ils ont travaillé.

Formulaire I-9: 3 ans après l'embauche, 1 an après la résiliation, selon la date la plus tardive.

Conservez le formulaire I-9 de l'employé, conservé séparément de vos dossiers du personnel, pendant trois ans après l'embauche de l'employé et pendant un an après la cessation d'emploi, selon la dernière éventualité.

Renseignements sur les prestations de maladie / de pension: 6 ans

Vous devez conserver vos dossiers de vos régimes pour l'ensemble de vos prestations pendant au moins six ans. Les tribunaux ont jugé que si un employé vous poursuit en justice, en disant qu'il mérite une pension plus élevée, par exemple, il incombe à l'employeur de prouver qu'il ne doit pas plus, et non à l'employé de prouver qu'il le fait. Conservez toutes ces descriptions de plan sommaire.

Si vous avez d'anciens employés admissibles au programme COBRA et que vous prolongez leurs avantages médicaux, vous devriez également conserver ces dossiers pendant six ans simplement pour être en sécurité. La loi ne spécifie pas la rétention, mais puisque cela pourrait s'appliquer en vertu de la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA), cette loi exige une rétention de six ans. Pour être du bon côté, ne jetez pas ces disques.

Dossiers FMLA: 3 ans

Lorsqu'un employé demande la FMLA, vous devez conserver cette trace papier, même si vous refusez le congé. Assurez-vous de garder une trace du congé de chaque employé - quand il a commencé et combien de temps est utilisé. Si l'employé a un FMLA intermittent, assurez-vous de suivre chaque congé et de documenter le nombre d'heures utilisées. Les dates et le nombre d'heures doivent être documentés. Rappelez-vous, un congé intermittent peut être utilisé pendant quelques heures par jour ou quelques jours par semaine. Documentez tout et gardez ces enregistrements.

Rappelez-vous, cette liste n'est pas complète et s'applique uniquement aux lois fédérales. Vous pouvez être soumis à des lois supplémentaires sur la conservation des documents si, par exemple, vous êtes un entrepreneur fédéral ou si votre état a des normes différentes. En cas de doute, ne le jetez pas.

Vous pouvez accéder à des ressources supplémentaires sur la tenue de dossiers et les rapports obligatoires à la Société de gestion des ressources humaines (SHRM).

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