Faire votre propre paie et charges sociales

"Doing Payroll" est quelque chose que beaucoup de propriétaires d'entreprises détestent. Mais si vous n'avez que quelques employés, vous voudrez peut-être le faire vous-même. Cet article est un "mini-cours" en faisant la paie. Il suffit de le prendre étape par étape et assurez-vous de prendre note des dates d'échéance.

Comment faire votre propre paie et vos charges sociales

Les principales étapes du processus de paye sont:

1. Préparation. Avant de commencer à embaucher des employés, vous devez vous préparer au calcul et au traitement de la paie et décider qui effectuera toutes les tâches liées à la paie.

2. Payant. Lorsque vous avez des employés qui ont travaillé pour votre entreprise, vous devez configurer un système pour calculer leur rémunération, rédiger des chèques de paie et les distribuer.

3. Post-paiement. Une fois que vous avez payé des employés, vous devez mettre de l'argent de côté pour les impôts, faire un registre de paie, effectuer des paiements d'impôts et envoyer des rapports de paie au bon moment.

Avant de commencer à embaucher des employés:

1. Comprenez vos responsabilités légales en tant qu'employeur , y compris

2. Suivez cette liste de vérification facile en 12 étapes pour vous assurer de remplir toutes les tâches préalables à l'emploi pour les employeurs.

3. Vous aurez besoin de comprendre les bases du traitement de la paie et de la paie. La façon la plus simple de le faire est de suivre mon cours de traitement de la paie. Le cours est une série de bulletins d'information que vous pouvez accéder à travers cet article "Cours intensif pour le traitement de la paie et de la paie."

4. Vous devrez prendre des décisions sur comment et quand payer les employés, y compris

• Quels employés seront rémunérés à l'heure et quels salariés?
• À quelle fréquence paierez-vous vos employés - une fois par semaine, deux fois par mois, une semaine sur deux ou une fois par mois?
• Comment et quand allez-vous payer des heures supplémentaires?
• Comment allez-vous demander aux employés horaires de garder une trace de leur temps?
• Qu'est-ce que vous payez pour les heures de travail? Vous n'êtes pas légalement tenu de payer un employé pour un congé, mais la plupart des entreprises paient pour les vacances, les vacances, les jours de maladie ou les jours personnels.

5. Choisissez un système de comptabilisation à utiliser. La plupart des petites entreprises utilisent un système de comptabilité en ligne avec une option de traitement de la paie. Vous pouvez également consulter les applications de paie Android pour petites entreprises et la liste de paie QuickBooks en ligne.

6. Recueillir les documents nécessaires pour que les nouveaux employés puissent signer. Chaque nouvel employé doit remplir certains documents à la location. En tant qu'employeur, vous devez être certain que les formulaires et la demande d'embauche sont remplis et classés. Ces formulaires comprennent:

• Un formulaire W-4 pour désigner la retenue
• Un formulaire de demande
• Un formulaire I-9 pour démontrer l'éligibilité à travailler aux États-Unis et

Employés payants

Enfin, vous avez des employés, ils ont travaillé pendant une période de paie et vous êtes prêt à les payer.

Dépôts de retenues sur la paie

Selon la taille de votre masse salariale, vous devez verser des retenues sur la paie à l'IRS sur une base semestrielle ou mensuelle pour:

• les montants retenus sur les salaires fédéraux et l'impôt sur le revenu de l'État
• les montants que vous avez déduits du salaire de l'employé pour la sécurité sociale et Medicare
• les montants que vous devez en tant qu'employeur pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie.

Vous pouvez effectuer vos versements de retenues sur la masse salariale sur le formulaire 8109 ou utiliser le système de dépôt électronique IRS (EFTPS).

Autres dépôts de retenues sur la paie

En plus des retenues à la source fédérales et des retenues sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie, vous devez:

• Effectuer régulièrement des paiements pour l'impôt fédéral sur le chômage.
• Faites des dépôts d'impôt sur la paie à votre état, et éventuellement votre localité, en plus des dépôts d'impôt sur le salaire fédéral.

Déclaration de la taxe sur la masse salariale

Les entreprises sont également tenues de soumettre régulièrement des rapports de taxe sur les salaires. Vous devez:

• Soumettre un rapport trimestriel à l'IRS sur le formulaire 941 indiquant le montant de votre impôt sur la masse salariale et les montants que vous avez payés sur ce passif au cours du trimestre précédent.
• Soumettre un rapport annuel d'impôt sur le chômage sur le formulaire 944 à l'IRS montrant le montant de votre dette d'impôt sur le chômage et les montants que vous avez payés sur cette responsabilité.
• Soumettre d'autres rapports sur le chômage et l'indemnisation des travailleurs.

Créer un registre de paie

Pour garder une trace de toutes les informations relatives à la paie de chaque employé, vous devez créer et gérer un registre de paie. La plupart des systèmes de comptabilité en ligne ont un registre de paie dans le cadre de leur paquet de rapports, mais juste au cas où, voici les informations sur ce qu'il faut inclure dans ce document. Vous en aurez besoin pour les totaux de paie et les rapports de fin d'année.

Enfin, établir un calendrier fiscal annuel

La création et le maintien d'un calendrier de paie mensuelle, soit sur votre logiciel de comptabilité / gestion de la paie, soit manuellement, vous permettront de garder une trace de toutes ces dates. an. Ajoutez les dates d'impôt sur les salaires de votre état pour un calendrier complet.