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Alors que de nombreux propriétaires d'entreprise luttent pour maintenir leur équilibre au milieu d'un emploi du temps chargé, les tâches de comptabilité tombent souvent à l'eau. Cependant, une comptabilité précise peut faire la différence entre rester en activité et fermer en raison de problèmes de trésorerie ou de problèmes fiscaux. Si vous vous trouvez en retard dans vos tâches comptables, il est temps de nettoyer les choses avant que votre entreprise ne soit victime d'un de ces problèmes communs.
Le non suivi des comptes débiteurs pourrait vous mettre dans une situation où vous pourriez avoir beaucoup de revenus potentiels mais peu d'argent réel. Sans moyen de gérer toutes les factures impayées et de surveiller lequel de vos clients vous doit encore de l'argent, vous courez le risque de perdre des revenus de comptes vieillissants. Cette perturbation des flux de trésorerie peut vous obliger à contracter un emprunt pour couvrir vos dépenses ou faire en sorte que votre entreprise soit paralysée. Le meilleur moyen d'éviter les factures trop longues est d'utiliser un logiciel de facturation qui envoie des rappels automatiques aux clients à l'approche des échéances.
2) Dépenses sous-estimées
Les petits achats, les paiements récurrents, les frais cachés et les frais d'intérêts s'additionnent rapidement. Ne pas tenir compte de ces dépenses «supplémentaires» peut entraîner une grande différence entre l'argent que vous pensez avoir et les fonds disponibles pour votre entreprise. De nombreux propriétaires d'entreprise oublient également de suivre les petits achats effectués avec de la petite caisse, une omission qui laisse la porte ouverte à une utilisation moins prudente du compte de petite caisse.
Les livres incomplets ou en désordre ne fournissent pas un relevé précis des dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire dans votre déclaration de revenus annuelle. Cela pourrait signifier perdre beaucoup de déductions et payer beaucoup plus que nécessaire. Le gouvernement ne va pas examiner votre déclaration et vous indiquer où vous auriez pu faire mieux. Il est donc de votre responsabilité de consigner toutes les dépenses liées aux activités commerciales et de les énumérer toutes.
4) Audition
L'IRS recherche certains «signaux d'alarme» lorsqu'il décide d'auditer un individu ou une entreprise, dont l'un affiche systématiquement une perte pour une période de trois ans ou plus. Certaines personnes mis en place de fausses entreprises juste pour être en mesure d'annuler les dépenses, et l'IRS finira par vérifier pour voir si ces entreprises sont légitimes. Les erreurs de tenue de livres qui révèlent une perte inexistante ou une perte plus importante que celle subie par votre entreprise pourraient attirer l'attention de quelqu'un dans l'IRS et déclencher une vérification.
5) Pénalités relatives à la paie et à la taxe de vente
En tant que propriétaire d'entreprise, il vous incombe de faire le suivi des taxes associées à la paie et des biens que vous vendez qui sont assujettis à la taxe de vente.Ceux-ci doivent être payés dans le cadre de votre déclaration de revenus régulière. Rapports inexacts et le paiement pourrait amener l'IRS à prendre connaissance. S'ils décident de remettre en question votre paiement, vous pourriez vous retrouver emmêlé dans une bataille longue et coûteuse qui vous éloignera de votre entreprise et qui aura un impact négatif sur vos profits.
6) Temps de gaspillage
Lorsque vous ne faites pas de la tenue d'archives propre une priorité, vous finissez par devoir vous démener pour rattraper chaque fois que vous avez besoin de livres complétés pour une transaction financière.
Plus vous devez vous dépêcher, plus vous risquez de commettre des erreurs qui doivent être corrigées. Le temps perdu pour ce processus de nettoyage coûte beaucoup plus cher à votre entreprise que de prendre quelques minutes chaque jour pour remplir les livres. Si vous faites des erreurs sérieuses dans votre hâte, vous pourriez finir par faire face à de plus gros problèmes à l'avenir.
Éviter les erreurs de comptabilité
Gérer une petite entreprise est déjà assez compliqué sans avoir à faire face à des tâches comptables courantes. Embaucher un comptable expérimenté vous enlève le fardeau et diminue considérablement les chances d'avoir des problèmes avec les fonds d'entreprise. Donnez à votre comptable toute l'information dont il a besoin pour tenir des dossiers précis et gardez les lignes de communication ouvertes pour vous assurer que les données ne sont pas omises ou transférées de façon incorrecte.
Garder les fichiers et les dossiers organisés dès le départ rend l'équilibrage de vos livres beaucoup plus facile à la fin de chaque mois, trimestre et année fiscale.
Avec une image claire des revenus, des dépenses, des bénéfices et des flux de trésorerie, vous pouvez gérer votre entreprise en sachant que vous disposez de suffisamment d'argent pour soutenir vos activités quotidiennes et stimuler votre croissance à long terme.
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