Pour réorganiser votre département ou votre entreprise

La «réorganisation» est l'un de ces sujets d'affaires qui suscite généralement une réponse cynique et peut remplir des pages de dessins animés de Dilbert. Cette réaction cynique est bien méritée, car elle est souvent le résultat d'un processus de conception organisationnelle qui a commencé et s'est terminé avec un organigramme et non un leadership éclairé. Voici certaines des raisons pour lesquelles les gestionnaires se réorganisent.

1. Une personne clé a quitté . Cela laisse un vide et une opportunité de questionner la structure existante.

Contrairement à ce que disent les manuels de gestion, les organigrammes sont généralement construits autour d'individus, pas de «positions». "Quand une personne clé part, la position doit rester.
2. Il y a des problemes. Celles-ci comprennent l'inefficacité, l'inadéquation des talents, le chevauchement des rôles, les déséquilibres de la charge de travail et d'autres problèmes opérationnels. Le travail ne se fait pas ou ne se fait pas bien.
3. C'est nécessaire pour saisir une nouvelle opportunité. Un exemple serait un nouveau marché, produit ou service et votre structure actuelle n'est tout simplement pas conçue pour soutenir vos nouveaux objectifs commerciaux.
Bien que ce ne soit que de bonnes raisons, il est important de considérer la réorganisation comme une alternative possible. Il y a souvent beaucoup de façons moins perturbatrices d'atteindre les mêmes objectifs.

Qui devrait être impliqué dans la restructuration?

Si seulement le chef du département est impliqué, il y a une opportunité manquée pour l'entrée critique et l'adhésion.

D'un autre côté, si le tout est impliqué, la transformation peut être trop lente et les intérêts égoïstes se mettre en travers. Le meilleur choix est de trouver un terrain d'entente composé d'un leader et d'une petite équipe de conseillers de confiance. Ce sont généralement les personnes qui ont suffisamment confiance dans leur position avec la nouvelle société pour mettre de côté leurs intérêts personnels.

Le processus de changement organisationnel

Bien qu'il n'y ait pas de science parfaite sur la façon dont la réorganisation se déroule, voici quelques conseils:
1. Commencez avec une stratégie. Il est essentiel de savoir où va l'organisation ou l'équipe. Par exemple, qu'est-ce qui est important, qu'est-ce qui ne l'est pas, et quels sont les objectifs spécifiques? Bien que cela semble évident, c'est une étape souvent négligée. Si vous avez des difficultés avec la stratégie, apprenez comment en créer un avant de restructurer l'organigramme. Rappelez-vous, la structure suit toujours la stratégie.
2. Développez vos critères Indiquez les problèmes que vous tentez de résoudre et les opportunités que vous recherchez. Ensuite, évaluez chacun haut, moyen ou bas selon la priorité. Cela devient le critère que vous utiliserez pour évaluer les alternatives de conception et mesurer votre succès.
3. Développer et évaluer des alternatives de conception. Beaucoup d'équipes tombent amoureuses d'une idée et passent ensuite tout leur temps soit à essayer de justifier l'idée, soit à la perfectionner. Au lieu de cela, proposer trois à quatre idées et les classer par rapport à vos critères. Rappelez-vous, aucune option n'est jamais parfaite. Il y a toujours des compromis et des risques. Vous sélectionnez simplement le meilleur et proposez un plan d'action pour atténuer les risques.

4. Testez la conception finale avec des scénarios.
Passez du temps à tester la conception en discutant de la façon dont les différents processus métier fonctionneraient au sein de la nouvelle structure.

Ces discussions «what if» aident à affiner la structure et à clarifier les rôles.

Qu'est-ce que le changement de leadership implique

Avant de subir tout changement, vous devez faire vos devoirs et un bon point de départ consiste à passer en revue les «Dix modèles pour diriger le changement». "

La valeur de la communication et de l'implication de l'équipe.

La communication n'est pas une annonce à sens unique concernant le changement ou toute autre chose. Les parties prenantes, y compris les employés, sont plus susceptibles de se joindre à vous si vous partagez non seulement le «quoi» et le «pourquoi» mais expliquez les alternatives que vous n'avez pas considérées et pourquoi. Faites savoir aux intervenants que vous réalisez qu'il n'y a pas un seul choix parfait et que vous reconnaissez les inconvénients potentiels de votre plan. Ce genre de franchise, de dialogue ouvert et d'authenticité vaut mieux que d'essayer de «vendre» vos idées pour le changement comme la solution parfaite. Si vous traitez des gens comme des adultes intelligents, le respect que vous manifestez sera retourné deux fois avec le soutien des parties prenantes.

Ne vous attendez pas à ce que les gens le comprennent ou y adhèrent tout de suite - il y a de fortes chances que vous ne l'ayez pas fait au début (voir «l'effet marathon»).
Une fois que vous avez communiqué avec les personnes nécessaires, n'hésitez pas à demander leur aide. C'est la nature humaine que les gens vont soutenir ce qu'ils ont aidé à créer et même si votre équipe n'a pas eu l'occasion de créer la nouvelle structure organisationnelle, ils peuvent jouer un rôle énorme dans la mise en œuvre de la nouvelle structure. C'est une autre opportunité pour vous d'obtenir une contribution précieuse afin de peaufiner la nouvelle structure.
Les réorganisations sont toujours perturbatrices et lourdes de défis et de risques. Ils ne devraient jamais être pris à la légère, et devraient toujours avoir une durée de conservation d'au moins cinq ans. Si vous suivez ces directives, vous aurez plus de chances d'atteindre vos objectifs et de minimiser les perturbations et l'anxiété.