Vous avez des affaires en espèces? Faits importants que vous devez savoir

Qu'est-ce qu'une activité de trésorerie?

Une entreprise au comptant est une entreprise qui fonctionne principalement sur des transactions en espèces. Par exemple, les restaurants prennent régulièrement de l'argent, tout comme les bars et autres établissements alimentaires. Un autre type de commerce d'argent est l'entreprise «occasionnelle», comme un marché aux puces ou un vendeur de marché fermier. Ces entreprises opèrent dans des zones où il est difficile de prendre des cartes de crédit ou de débit (bien que de nombreux vendeurs sur le marché en plein air prennent des cartes).

Une entreprise en espèces peut également utiliser de l'argent pour effectuer des paiements, à des vendeurs ou à des employés. Il y a des avantages et des inconvénients à accepter de l'argent et à payer en espèces dans une petite entreprise.

Une entreprise est-elle légale?

Accepter de l'argent et payer en espèces est légal. Les transactions en espèces pour éviter les taxes ne sont pas légales. L'IRS poursuit activement les entreprises qui sous-rapportent des revenus et qui paient en espèces pour éviter les charges sociales et autres rapports d'impôt et les paiements.

Puis-je accepter les paiements en espèces?

Mais il y a quelques problèmes avec l'acceptation du paiement en espèces

• Beaucoup de gens n'ont pas beaucoup d'argent avec eux. Les clients plus jeunes, en particulier, n'ont souvent pas d'argent liquide. Vous risquez de perdre une vente si vous n'acceptez pas leurs cartes de débit, même pour une tasse de café.
• Accepter de l'argent signifie avoir de l'argent en main pour faire des changements, et avoir beaucoup d'argent en main peut représenter un risque pour la sécurité.
• Permettre aux clients de payer par carte de crédit les encourage à acheter plus, ce qui augmente vos profits.

• Les transactions en espèces importantes de plus de 10 000 $ pour une transaction unique ou les transactions connexes exigent que la transaction soit déclarée à l'IRS. Utilisez le formulaire 8300 à cette fin.

Plus d'avantages et d'inconvénients liés à l'acceptation d'espèces

La Small Business Administration a quelques commentaires sur les avantages et les inconvénients de l'acceptation d'espèces en paiement.

Les avantages d'accepter de l'argent (tel que détaillé par la Small Business Administration) comprennent:

• Vous recevez le paiement immédiatement; pas besoin d'attendre qu'un chèque soit traité ou qu'une transaction par carte apparaisse sur votre compte
• Vous n'avez pas à vous soucier de la fraude, des chèques sans provision ou des chèques sans provision ou de fausses cartes de crédit / débit. Pas besoin de se tracasser avec essayer d'obtenir de l'argent de ces personnes dont les paiements ne libèrent pas la banque.
• Vous n'avez pas de frais pour les paiements par carte, ce qui réduit votre profit net sur chaque transaction. Ces frais sont particulièrement difficiles lorsque la transaction est faible.

Accepter de l'argent sur des sites non traditionnels

Les vendeurs aux marchés aux puces, aux foires artisanales, aux marchés fermiers, aux foires et aux expositions d'art et autres lieux extérieurs et temporaires ont traditionnellement accepté de l'argent. Mais l'avènement de machines de point de vente (POS) plus portables a rendu possible même la transaction la plus occasionnelle avec une carte de crédit ou de débit.Accepter de l'argent en paiement devient de moins en moins nécessaire ces jours-ci. Si vous acceptez de l'argent dans l'une de ces entreprises, assurez-vous de documenter toutes les ventes au comptant.

Accepter l'argent des personnes sans carte de crédit

Selon Forbes, une grande partie des Américains, en particulier les plus jeunes, sont «non bancarisés» ou «sous-bancarisés», sans accès ni intérêt aux cartes de crédit ou de débit.

Offrir à ces personnes l'option de payer en espèces augmentera la probabilité d'obtenir leurs affaires courantes. Une autre alternative aux cartes de crédit / débit est de nouvelles stations de paiement comme "PayNearMe", qui permet le paiement en espèces à une station de paiement à proximité.

Comment comptabiliser les transactions en espèces

Chaque transaction dans une entreprise doit être enregistrée, et tous les revenus, y compris les revenus en espèces, doivent être déclarés à l'IRS et les taxes doivent être payées sur ce revenu. Si votre entreprise accepte des paiements en espèces pour des biens ou des services, vous devez avoir un moyen d'enregistrer ce paiement en espèces. Un bon ou un tampon de caisse est un type d'enregistrement que vous pourriez utiliser. Vous pouvez trouver des livres de bons ou un tampon de caisse à votre magasin de fournitures de bureau local.

Tenir un registre des paiements en espèces que vous avez faits est une bonne chose. Être en mesure de documenter plus de transactions de dépenses augmente vos déductions de dépenses d'entreprise et réduit le revenu net de votre entreprise à des fins fiscales.

Ces paiements sont des dépenses d'entreprise et sont déductibles sur votre déclaration de revenus, mais seulement si vous les avez enregistrés. Même les petits paiements peuvent être captés avec un système de petite caisse.

Paiement des employés en espèces

Le paiement des employés ou des entrepreneurs indépendants en espèces n'est pas illégal, mais les transactions de paie, comme les autres, doivent être enregistrées. Il est illégal de ne pas déclarer et payer les taxes sur la masse salariale. Et en omettant de déclarer les revenus de la sécurité sociale des employés prive ces travailleurs des avantages à la retraite. En savoir plus sur les paiements en espèces aux employés et aux entrepreneurs indépendants.

Les entreprises de trésorerie et l'IRS

Un problème majeur avec les entreprises de trésorerie est la déclaration de revenus à l'IRS. Une entreprise de trésorerie qui rapporte une perte pendant de nombreuses années peut tomber sous l'examen d'audit IRS. L'IRS utilise les moyennes et les repères de l'industrie pour rechercher des entreprises dont le revenu est inférieur à ces moyennes. Les audits de l'IRS se concentrent sur les revenus sous-estimés, et il est difficile de documenter un résultat négatif. Comment prouvez-vous à l'IRS que vous n'avez pas pris en espèces dans votre entreprise? .

Bien qu'il existe certains avantages pour une petite entreprise à accepter et à payer en espèces, ces transactions en espèces doivent être documentées. En plus des problèmes discutés ci-dessus, la vente d'une entreprise en espèces peut être difficile parce que la valeur de la clientèle et des fournisseurs ne peut être mesurée.

Clause de non-responsabilité
Les informations contenues dans cet article et sur ce site se veulent générales et ne constituent pas un conseil fiscal ou juridique. Rien dans cet article ne devrait être supposé pour conseiller les propriétaires d'entreprises d'échapper aux taxes en acceptant ou en payant en espèces. Discutez avec votre conseiller fiscal avant de prendre des décisions commerciales susceptibles d'avoir une incidence sur les taxes ou les problèmes juridiques.