Accordant des primes aux employés? Connaître les implications fiscales

Comment les primes octroyées affectent-elles les impôts des employeurs et des employés?

Les primes versées aux employés sont un excellent incitatif pour les employés, mais avant de décider de les distribuer, assurez-vous d'abord de connaître les incidences fiscales - pour votre entreprise et vos employés.

Juste pour être clair, un bonus est un paiement spécial unique ou annuel à un employé pour un but particulier. Le bonus est un paiement supplémentaire au-delà du salaire ou du taux de salaire horaire pour l'année.

Les bonus peuvent être contractuels, tels que les primes de vente pour les vendeurs, ou peuvent être pour des récompenses de performance. Un autre type de prime est un bonus de vacances spécial pour un groupe d'employés qui ont atteint un objectif spécifique de vente ou de production ou pour une rentabilité annuelle globale.

Les bonus sont généralement payés par chèque spécial.

Déduire les primes des employés comme dépenses d'entreprise

Si vous avez de l'argent et que vous prévoyez faire des profits cette année, c'est le bon moment pour verser des primes aux employés. En plus de recevoir une déduction d'impôt pour ces dépenses de prestations, vous recevez également beaucoup de bonne volonté des employés, surtout autour des vacances.

Annoncez le bonus en tant qu'événement ponctuel, de sorte que vous ne vous attendez pas à ce que vous donniez des bonus chaque année. C'est marrant, quand on fait quelque chose une fois, les gens s'y attendent. Quand vous le faites deux fois, les gens le voient comme un droit d'emploi, pas seulement un privilège.

Les primes sont une dépense d'entreprise déductible, dans la catégorie des «paiements aux employés». Si vous accordez des primes à certains employés et pas à d'autres, assurez-vous de justifier clairement cette différence.

Vous voudrez peut-être donner des bonus liés aux performances, liés aux évaluations, par exemple. Susan Heathfield, experte en ressources humaines, a publié un excellent article sur l'octroi de primes aux employés afin de vous aider à examiner attentivement ce processus.

Primes à l'employé / au propriétaire s

Les primes d'employé / propriétaire sont une dépense d'entreprise légitime et peuvent être déduites dans certaines circonstances.

Par exemple:

• Les sociétés S peuvent déduire des primes pour les actionnaires et les propriétaires, tant qu'ils détiennent leurs actions au moment où la prime est versée.
• Les sociétés C ne peuvent déduire des primes que pour les actionnaires / propriétaires qui détiennent une participation de 50% ou plus au moment du paiement de la prime.

Les primes ne sont pas considérées comme des dépenses déductibles pour les entreprises individuelles, les sociétés en nom collectif et les sociétés à responsabilité limitée (SARL), car les propriétaires / partenaires / membres sont considérés par l'IRS comme des travailleurs indépendants. C'est une situation dans laquelle avoir une société et être un employé de cette société pourrait entraîner plus de déductions fiscales.

Les primes en tant que revenu imposable pour les employés

Les primes versées aux employés sont toujours imposables aux employés à titre d'avantages sociaux.Vous devez retenir les impôts sur le revenu fédéral et d'État et les impôts FICA (sécurité sociale et assurance-maladie). Vous devez également inclure des montants de bonus dans le calcul des impôts sur le chômage, le montant maximum de la sécurité sociale et l'impôt supplémentaire sur l'assurance-maladie.

Primes et heures supplémentaires

Les primes peuvent être discrétionnaires (à la discrétion de l'employeur) ou non discrétionnaires. Il est important de connaître la différence, car les primes non discrétionnaires peuvent devoir être incluses dans les calculs de la rémunération des heures supplémentaires.

Un bonus est discrétionnaire si ce n'est pas prévu.

Si vous accordez à un employé une prime de rendement à la fin de l'année, et que vous ne le donnez pas chaque année, c'est discrétionnaire. La seule exception est que l'IRS dit que les primes de vacances peuvent être discrétionnaires, même si elles sont données chaque année.

Les primes non discrétionnaires sont celles qui sont imposées à l'employeur, par un contrat de travail, un contrat de travail ou à titre de prime que les salariés attendent (à l'exception de la prime de vacances mentionnée ci-dessus). Les bonus de signature (pour la signature d'un contrat) ne sont pas discrétionnaires.

Des primes non discrétionnaires doivent être ajoutées à la rémunération brute hebdomadaire pour les employés rémunérés à l'heure et pour les employés exonérés admissibles aux heures supplémentaires.

Calcul du montant du bonus

Lorsque vous calculez le montant du bonus, vous devez le traiter comme un chèque de paie régulier:

• Vous devez retenir les taxes fédérales et étatiques sur le chèque bonus
• Vous devez calculer et retenir les impôts FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) de la paie des employés, et
• Vous devez payer votre part de l'impôt FICA en tant qu'employeur.
• Vous devez également déclarer le bonus avec les autres paiements aux employés sur le formulaire 941.

Modifier la retenue d'employé pour les primes

Si vous décidez d'accorder une prime à vos employés en décembre ou à tout moment, vous devez leur donner la possibilité de modifier leur autorisation de retenue (sur le formulaire W-4) pour ce chèque de paie et de le modifier pour les chèques de paie ultérieurs. Beaucoup d'employés aiment changer la retenue de leur chèque de bonus afin qu'ils reçoivent plus de bonus.