Remboursement de l'employé

Si vous conduisez votre voiture pour assumer vos responsabilités professionnelles, votre employeur peut vous rembourser le coût de la conduite de votre propre véhicule. Cependant, le transport vers et depuis votre lieu de travail n'est pas remboursable. Une autre option de l'employé est l'allocation de voiture.

Remboursement des employés pour utiliser votre propre véhicule

Le remboursement des employés pour l'utilisation de votre propre automobile variera quelque peu selon l'employeur et le secteur, mais la plupart des organisations rémunèrent les employés approximativement au taux de kilométrage standard établi par l'IRS ou le taux de remboursement. déterminé par la General Services Administration (GSA).

À partir de 2017, le taux de l'IRS est fixé à 53. 5 cents par mille parcouru, en baisse par rapport à 54 cents en 2016 et à 57,5 ​​cents en 2015. Ce taux standard fixe intègre le coût de assurance, enregistrement, gaz, pétrole et entretien. Pour quelqu'un qui conduit beaucoup pour le travail, cela peut entraîner une déduction assez importante.

La plupart des employeurs rembourseront au taux IRS ou GSA puisqu'ils peuvent déduire jusqu'à ce montant comme une dépense quand ils produisent leur déclaration de revenus des sociétés, bien qu'il existe d'autres formules fiscales complexes que les employeurs peuvent utiliser . L'Internal Revenue Service exige que les paiements de remboursement soient effectués séparément de la masse salariale sans qu'aucune taxe ne soit prélevée. La plupart des employeurs traiteront donc les paiements de dépenses à travers le système des comptes fournisseurs pour les garder séparés de la masse salariale et pour maintenir la conformité avec les lois de l'IRS.

Si votre employeur rembourse au taux GSA ou IRS, ou presque, alors vous pouvez être assuré que vous obtenez une offre équitable.

Si vous recevez moins que le taux de l'IRS, vous pourrez peut-être déduire une partie de la dépense sur vos impôts personnels.

Remboursement des employés du gouvernement
Les employés du gouvernement seront toujours remboursés exactement au taux GSA si l'utilisation d'une voiture privée est autorisée ou quand aucun véhicule gouvernemental n'est disponible.

Exigences de remboursement des frais d'automobile
Vous devrez fournir un carnet de kilométrage, des reçus d'essence et la documentation de tout autre reçu de dépenses admissible relatif à votre voiture. Sans les dossiers détaillés, votre rapport de dépenses peut être rejeté. Ou pire, votre employeur pourrait éventuellement prendre des mesures disciplinaires s'il pense que votre demande pourrait être frauduleuse. De nombreux employeurs exigent la tenue de dossiers contemporains, tout comme l'IRS. N'essayez pas d'estimer votre kilométrage car cela pourrait enfreindre les politiques de votre employeur. Garder stylo et papier dans votre voiture est une méthode, quoique fastidieuse; un meilleur choix est une application de suivi de kilométrage qui suit automatiquement vos voyages dans un journal contemporain que vous pouvez imprimer ou télécharger. C'est un moyen efficace de suivre le kilométrage, les points de départ et d'arrivée, ainsi que l'objectif commercial à inclure dans votre rapport de dépenses.

Conséquences fiscales
Les indemnités de kilométrage sont considérées comme des versements exonérés d'impôt par les employeurs. Cependant, votre employeur ne peut pas payer directement les coûts d'exploitation comme les réparations ou l'entretien de votre voiture sans conséquences fiscales. D'autres dépenses comme les péages directement liés au transport d'affaires peuvent être remboursées sans imposition à condition d'avoir des reçus.

Consultez votre comptable fiscaliste pour obtenir des conseils si vous n'êtes pas sûr de la façon dont les règlements s'appliquent à votre situation.

Indemnité d'automobile

Votre employeur a également le choix de vous offrir une allocation d'automobile, à condition qu'au moins cinq employés reçoivent une allocation d'automobile dans l'entreprise. Il s'agit d'un taux fixe payé au moins tous les trimestres en vertu de la loi fédérale. Les employés qui ont droit à une allocation automobile ne reçoivent pas de remboursement pour le kilométrage, mais plutôt le remboursement du gaz utilisé pour les voyages d'affaires, ainsi que les coûts de réparation ou d'entretien liés aux affaires.

Pour cette méthode de remboursement, les employés de la direction doivent comprendre une minorité des employés qui reçoivent une allocation d'automobile, ce qui n'est pas considéré comme un avantage commercial. Une allocation d'automobile n'est pas imposable et n'est pas incluse dans le salaire brut de l'employé; plutôt, il est inscrit séparément sur le talon de paie et les impôts ne sont pas déduits.

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