La gestion des actifs numériques et le rôle qu'elle joue dans le marketing

Nos départements de marketing portent plusieurs chapeaux et la dernière chose que nous avons le temps de faire est de devoir rechercher les actifs qui ont été finalisés et approuvés. Nous avons besoin d'eux à portée de main, accessibles et capables de trier rapidement, c'est là qu'interviennent Digital Asset Management ou DAM.

Combien de fois avez-vous entendu ce qui suit dans les murs de votre propre département marketing?

• Avez-vous la version finale de cette brochure?

• Où est l'article que nous avons écrit sur nos avantages du service?
• Pouvez-vous m'aider à trouver la bannière publicitaire que nous avons utilisée pour notre service B2B le plus populaire?
• Pouvez-vous appeler l'agence A et lui demander de renvoyer ce fichier finalisé? Je ne peux pas le trouver.
• Permettez-moi de vous transmettre l'e-mail avec la version finale et approuvée.

Souffrez-vous des problèmes suivants au sein de votre organisation?

• Le contrôle de la marque et son absence.
  Vous avez plusieurs versions de logos, de modèles, d'en-têtes et de slogans qui ont été dépassés et abandonnés, mais qui sont encore utilisés. Vous ne pouvez pas vous entourer de l'organisation et uniformiser la marque en raison des variations qui existent non seulement mais qui sont utilisées. Vous grincez chaque fois que vous voyez les documents qui sont créés dans d'autres ministères parce que vous savez que l'uniformité de la marque au sein de votre organisation est un domaine qui nécessite beaucoup d'attention. En raison du manque de contrôle des messages présentés au public, le message de votre marque est édulcoré et ne donne pas le coup de pouce dont il a besoin. Et si vous aviez un moyen de stocker toutes les photos, articles, histoires, images et éléments de marque autorisés dans des formats numériques, électroniques et même imprimés, cela faciliterait-il votre vie et celle de votre équipe de marketing?

• Plusieurs fournisseurs et agences qui créent des actifs pour votre entreprise.
  Il n'est pas rare de travailler avec plusieurs fournisseurs et agences. Nous avons des agences avec lesquelles nous travaillons pour des canaux spécifiques, et vous trouverez même des entreprises qui ont différentes agences pour différents départements. Comment les gardez-vous sur la même page? Sont-ils tous au courant du verbiage obligatoire et des directives générales de la marque?
  Soyons honnêtes, la plupart d'entre vous diraient non. L'utilisation d'un système de gestion des ressources numériques peut vous aider à les aider en leur fournissant un emplacement centralisé où ils peuvent récupérer les ressources que vous souhaitez utiliser dans les nouvelles campagnes. Vous pouvez également publier des éléments provenant de campagnes précédentes afin que vos fournisseurs puissent les afficher et les utiliser comme des guides pour rester dans le «look and feel» précédemment créé et approuvé.
• Incapacité de réutiliser rapidement le contenu si nécessaire.
  Vous êtes sûr qu'un article récent a été écrit sur le sujet que vous voulez couvrir, mais pour la vie de vous, vous ne pouvez pas le trouver.Vous aimeriez utiliser cet article pour réutiliser dans un e-mail ou un post de médias sociaux, mais sans cela, vous partez de zéro. Cela prendra non seulement du temps, mais il faudra de l'argent, et nous savons tous que nos services de marketing travaillent généralement avec des budgets très serrés. Et si vous pouviez vous connecter à un emplacement centralisé et trouver toutes les bannières publicitaires utilisées, tous les articles non seulement écrits mais approuvés, ainsi que toutes les brochures centrées sur un service spécifique? Tu obtiens le point. L'utilisation d'un système de gestion des ressources numériques nous permet non seulement de localiser le contenu qui peut être réutilisé, mais conserve au premier plan ce que nous avons et peut-être ce qui nous manque quand il s'agit de notre marketing de contenu.

Si vous êtes comme mon équipe et moi, vous rencontrez les défis ci-dessus, et je suis surpris que vous n'ayez pas quitté cet article et que vous ayez commencé votre propre recherche sur les systèmes de gestion d'actifs numériques. La plupart des spécialistes du marketing, lorsque vous mentionnez la gestion des actifs numériques, ne savent pas s'ils en ont besoin. C'est un outil de plus et une dépense de plus, mais quand vous commencez à parler des défis auxquels sont confrontés la plupart des départements marketing, et comment un système de gestion des ressources numériques peut aider, leurs yeux s'allument et ils comprennent rapidement le besoin et comment utiliser un système DAM peut les aider à économiser du temps et de l'argent.

Pensez-y de cette façon; un système de gestion des biens numériques peut vous aider à raconter l'histoire complète et à créer une impression plus forte qui rend votre marque fière.

Maintenant que cela est dit, je suis content que vous soyez restés sur place parce que je veux partager quelques conseils, directives et suggestions qui peuvent vous aider à choisir le bon système de gestion numérique.

Que rechercher dans un système de gestion des ressources numériques?

Choisir le bon système est extrêmement important, mais même au-delà, un système de gestion des ressources numériques est aussi efficace que vous et votre équipe pour stocker, annoter, cataloguer et comment récupérer et distribuer ces ressources. Alors que le bon système de gestion des ressources numériques vous aidera à automatiser une grande partie du processus, vous êtes toujours responsable de la mise à jour et du nettoyage des actifs que vous stockez.

Un système de gestion d'actifs numériques n'est pas une implémentation à portée de main; Il doit inclure les éléments suivants pour réussir:

1. Personnes
2. Processus identifié et socialisé
3. La bonne technologie
4. La bonne information

Considérez-la comme votre système dynamique de stockage et de diffusion. De toute évidence, il existe de nombreux systèmes qui sont gratuits et / ou à faible coût qui peuvent être utilisés, y compris:

• Dropbox
• Google Drive
• One Drive

Maintenant, cela étant dit, les systèmes ci-dessus ne sont pas créé pour automatiser le processus DAM, vous aurez donc besoin de faire fortune et de l'assembler pour qu'il devienne un véritable système de gestion des ressources numériques. Trouver le système parfait pour votre organisation aidera à la croissance et l'efficacité, alors ne lésinez pas sur le processus de recherche et d'enquête qui vous aide à identifier la bonne solution pour vous.

Voici quelques conseils de base pour choisir le bon système de gestion des ressources numériques pour votre organisation:

• Évolutivité: Il est important de prendre en compte votre entreprise et vos besoins actuels, mais même au-delà, vous devez prendre en considération les plans de croissance de votre organisation; Par exemple, combien d'utilisateurs aurez-vous et vos utilisateurs incluront-ils une utilisation interne ou voulez-vous fournir une utilisation externe aux agences et aux fournisseurs?
• Intégration système: Les intégrations système sont-elles importantes? Par exemple, souhaitez-vous l'intégrer à votre site Web, à votre système de gestion de contenu ou à d'autres outils de gestion de contenu?
• Options d'hébergement: Allez-vous héberger la plateforme sur site ou utiliserez-vous un fournisseur basé sur le cloud? Avez-vous des personnes extérieures à l'organisation qui doivent accéder au système? Vous devrez en tenir compte et déterminer ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe, ainsi que les suggestions de votre service informatique en fonction des besoins de sécurité et d'organisation.
• Accessibilité et support mobile: Comment les biens seront-ils accessibles et distribués? Autoriserez-vous le téléchargement d'éléments via des appareils mobiles, par exemple de nouvelles photos ou vidéos? Ils sont essentiels pour identifier le bon système. Sont-ils importants pour vous et votre organisation?
• Fonctions de facilité d'utilisation: N'oubliez pas que votre système ne sera utilisé que s'il est efficace et apporte de la valeur à l'équipe. Identifiez donc les besoins de votre service. Par exemple, les vignettes sont-elles importantes? Avez-vous besoin d'un moyen facile de voir l'actif visuel avant de l'ouvrir? De quelles fonctionnalités de recherche avez-vous besoin? Au minimum, je suggère de pouvoir cataloguer et rechercher par date, type, sujets, annotations, tags, catégories, etc.
• Formats de fichiers et stockage: Identifiez les formats de fichiers que vous souhaitez cataloguer dans le système et assurez-vous que quel que soit le système que vous sélectionnez prend en charge ces formats de fichiers facilement. Vous devez également garder à l'esprit l'espace de stockage dont vous aurez besoin et si votre système d'actifs numériques servira de référentiel d'actifs. Si oui, l'espace sera nécessaire pour évaluer.

En ce qui concerne les systèmes de gestion des ressources numériques, gardez à l'esprit que l'idée derrière le système est de rationaliser l'organisation avec vos ressources marketing et d'optimiser votre efficacité et de trouver les ressources dont vous avez besoin. Vous devrez l'organiser et le cataloguer de manière prévisible et cohérente. Je suggère de nommer un administrateur qui peut s'assurer que leur système est compris par les utilisateurs et utilisé selon le processus qui a été identifié au cours du processus de mise en œuvre.

Coût du système de gestion des ressources numériques

Le coût varie en fonction du nombre d'utilisateurs, du volume de stockage et des options d'hébergement. La perception est que les systèmes de gestion d'actifs numériques sont chers, mais ce sont vraiment vos exigences qui peuvent faire monter les prix. Vous pouvez trouver un petit système de gestion d'actifs numériques pour 25 $ par mois, mais à mesure que vous ajoutez des options et des personnalisations, le coût peut augmenter et atteindre rapidement le marché à six chiffres. Commencez votre recherche et trouvez trois systèmes à évaluer, mais évaluez seulement ceux qui sont dans votre budget. Soyez honnête avec le fournisseur sur vos contraintes budgétaires et la plupart d'entre eux seront en mesure de vous aider à trouver une solution qui fonctionne pour vous et votre organisation.