Protection des actifs numériques de votre entreprise

C'est le 21ème siècle, et tout est numérique, c'est-à-dire en ligne. Dans votre entreprise, vous avez des actifs numériques auxquels vous n'avez peut-être pas pensé. Ces actifs, comme tous vos actifs commerciaux, sont précieux et doivent être protégés.

Que sont les ressources numériques?

Votre entreprise a des atouts - des objets de valeur. Ces actifs comprennent tout, de la trésorerie et des comptes débiteurs, en passant par le matériel et les véhicules commerciaux, les terrains et les bâtiments.

Votre comptable a probablement inclus le coût et la valeur actuelle de vos actifs dans votre bilan, mais ils ont peut-être oublié vos actifs numériques.

Les actifs numériques sont des actifs qui existent en ligne. Certains de vos actifs numériques peuvent exister sur vos propres serveurs ou être «dans le nuage». Les ressources numériques comprennent:

• Photos d'entreprise que vous avez créées. Ils pourraient être des photos de votre entreprise ou des processus d'affaires. Ce sont des atouts car ils pourraient être vendus.
• Sites Web ou blogs d'entreprise . Le contenu a de la valeur, et le "look" du site pourrait être utile s'il était déposé.
• Processus métier (sur des feuilles de calcul, par exemple) que vos employés ont développés et qui pourraient être dupliqués et vendus.
• Applications créées par votre entreprise, que ce soit pour la vente ou pour votre usage personnel.
• Les listes de contacts et les listes de clients ou de clients , y compris les listes d'envoi de bulletins d'information, ont de la valeur parce qu'elles peuvent être vendues.
• Les abonnements aux journaux en ligne ont une valeur pour la durée de l'abonnement.

• Propriété intellectuelle - matériel sous copyright, marques commerciales ou marques de service (logo de votre entreprise, par exemple), brevets. Ces actifs peuvent exister sous forme papier, mais le plus souvent ils ne sont que numériques.
• Produits dans une boutique en ligne , qui font partie de votre inventaire d'entreprise. Ils devraient être sous votre contrôle, même s'ils sont stockés en ligne. Si vous êtes un vendeur Amazon, par exemple, les produits peuvent être dans leur entrepôt, mais vous obtenez la vente.

Pourquoi les actifs numériques sont-ils importants?

Comme tous les biens de valeur appartenant à votre entreprise, les actifs numériques sont très avantageux pour votre entreprise.

• Vous pouvez déduire des dépenses liées à l'achat et à l'utilisation d'actifs dans votre déclaration de revenus. Le coût des actifs à court terme (fournitures, par exemple) peut être immédiatement pris en charge, tandis que le coût des actifs à long terme (ceux qui durent au moins un an) peut être passé en charges (amortissement ou amortissement).
• Vous pouvez vendre plusieurs de ces actifs ou les concéder sous licence pendant que vous les possédez encore.
• Les actifs ont une valeur auprès des investisseurs ou de quelqu'un qui achète votre entreprise . Le montant que quelqu'un pourrait payer pour acheter votre entreprise dépend en grande partie de la valeur des actifs de l'entreprise.
• Certains actifs numériques, comme les listes de clients ou les listes d'abonnés à la newsletter, sont particulièrement utiles pour établir la bonne volonté. La valeur de l'écart d'acquisition du point de vue de la comptabilité et de l'évaluation est fondée sur ces listes.
• La protection des registres comptables et des employés en ligne signifie qu'ils sont disponibles pour des audits. Ne pas avoir de registres comptables signifie que vous ne pouvez pas être en mesure de prouver les déductions de dépenses. Ne pas avoir les dossiers des employés peut signifier que vous êtes à risque d'amendes et de pénalités.

Où puis-je commencer à protéger mes ressources numériques?

Localiser et Liste. Commencez par faire une liste complète de tous ces actifs.

Utilisez la liste ci-dessus comme point de départ, mais soyez créatif. Pensez à tout ce que vous avez en ligne ou sur le serveur de votre entreprise qui pourrait être utile. Vous recherchez des choses qui sont exclusives (que votre entreprise possède), des choses que personne d'autre n'a et pourrait vouloir acheter - ou prendre. Considérez ces actifs numériques comme des articles possibles à vendre. Lequel voulez-vous ou estimez-vous précieux si vous achetiez cette entreprise?

Établir la propriété et la valeur. Regardez les ressources numériques que vous avez répertoriées. Qui les possède? Avant de pouvoir protéger ces actifs, une propriété spécifique doit être établie. Par exemple, pouvez-vous prouver que votre entreprise possède des courriels ou des listes de courriels des employés? Vérifiez auprès d'un avocat pour rédiger des politiques établissant la propriété.

Bien qu'il puisse être difficile de définir une valeur spécifique pour certains actifs numériques de votre entreprise, il est préférable d'avoir une idée de cette valeur le plus tôt possible.

Oui, la valeur de ces ressources numériques peut continuer à changer, car vous ajoutez des clients à votre liste ou pages sur votre site Web ou effectuez des mises à jour des processus, mais une valeur de référence peut être définie via la valorisation. Trouver un évaluateur d'affaires qui peut vous donner une estimation maintenant. Il est beaucoup plus facile de valoriser quelque chose qui existe plutôt que quelque chose qui a été volé ou détruit par une catastrophe comme une inondation ou un incendie.

Si vous vendez des produits via un vendeur en ligne tel qu'Amazon ou eBay, lisez l'accord pour vous assurer de conserver la propriété.

Créer des accords de protection. Protégez vos actifs numériques grâce à des accords avec ceux qui pourraient les voler. Envisagez d'avoir des employés, des clients et des consultants qui signent des accords de non-divulgation. Ces accords préviennent les autres que le vol d'actifs numériques pourrait entraîner une action en justice.

Enregistrez votre propriété. De nombreux actifs numériques peuvent être enregistrés pour informer le monde de votre propriété. Les photos d'entreprise, les processus et le contenu des sites Web et des blogs peuvent être protégés par des droits d'auteur. Les actifs numériques comme les logos et les designs peuvent être déposés. Et n'oubliez pas les brevets pour les processus.

Planifiez l'avenir. Qu'advient-il des ressources numériques de votre entreprise si quelque chose vous arrive? Inclure vos actifs numériques dans les accords de votre entreprise. Par exemple, les actifs numériques appartenant à un partenariat doivent être comptabilisés dans l'accord de partenariat, avec d'autres actifs.Si vous avez une petite entreprise individuelle ou familiale, incluez ces actifs dans vos plans de succession.

Sauvegarde! Il est important de trouver un système de sauvegarde pour protéger tous vos actifs numériques. Avoir une sauvegarde d'une sauvegarde n'est pas fou; Lifewire suggère un système de sauvegarde double, en utilisant plusieurs disques durs externes. Vous pouvez également vouloir une sauvegarde de disque dur et une sauvegarde en ligne pour faire double confiance.

Enfin, établir des protocoles de protection des ressources numériques

Maintenant que vous avez configuré votre système de gestion des ressources numériques, documentez-le. Configurez des tâches en cours spécifiques pour les sauvegardes et les délais pour les révisions et les mises à jour.

Une grande partie de votre entreprise est en ligne; continuez à bourdonner en protégeant ces ressources numériques en ligne