Différence entre comptabilité de caisse et comptabilité de base

Le choix de la méthode comptable appropriée pour votre entreprise est une décision importante qui finira par tout diriger, depuis les rapports financiers jusqu'aux déclarations fiscales. Dans les premières étapes d'une petite entreprise, la comptabilité de caisse est souvent la méthode de comptabilité de référence, tandis que les entreprises plus grandes ou plus grandes dont le chiffre d'affaires annuel est supérieur à un million utilisent la méthode de la comptabilité d'exercice. peut varier en fonction de la taille de l'entreprise et des besoins.

En fait, choisir la bonne méthode pour votre entreprise nécessite une certaine considération.

Qu'est-ce que la comptabilité de caisse?

La comptabilité de caisse est le système utilisé par la plupart des gens pour leurs finances personnelles, comme le suivi du solde dans leurs comptes courants. La comptabilité de caisse enregistre les produits et les charges au moment où la transaction a lieu. Avec un compte chèque personnel, les dépôts (revenus) sont ajoutés au solde lorsque les fonds sont reçus, tandis que les chèques (dépenses) sont déduits lorsqu'ils sont écrits. La comptabilité de caisse pour une entreprise fonctionne de la même manière. Les ventes sont comptabilisées lorsque le paiement est reçu et les dépenses sont comptabilisées au moment du paiement, sans égard au moment où les services sont fournis ou les dépenses engagées. En termes simples, la comptabilité de caisse est basée sur le moment où l'argent change de mains.

Qu'est-ce que la comptabilité de base de comptabilité d'exercice?

La comptabilisation selon la méthode de la comptabilité d'exercice vise à faire correspondre les produits et les charges lorsqu'ils sont engagés ou livrés, sans égard au moment où le paiement est émis ou reçu.

Cette situation est très différente car elle vise à corréler les dépenses et les recettes afin d'améliorer la rentabilité et la santé des entreprises. Voici quelques exemples:

• Votre client passe une commande de 1 000 $ et vous expédiez le produit, ce qui lui laisse 30 jours pour payer la commande. Vous devez enregistrer les ventes dans la période en cours, avec l'écriture de compensation à la section des comptes débiteurs sur le bilan. Lorsque vous recevez le paiement du client, vous n'avez pas besoin d'enregistrer les ventes; à la place, les entrées seraient en espèces et les comptes débiteurs.

• Vous recevez une facture d'électricité le 30 juin pour les services publics de juin, mais vous ne prévoyez pas la payer avant le 10 juillet. Avant de fermer vos livres pour juin, vous accumulez la responsabilité en publiant une entrée pour les frais de services de débit et les comptes de crédit à payer. En juillet, vous marqueriez la facture dans les comptes créditeurs comme étant payés.
• Vous renouvelez une licence de logiciel annuelle de 1 200 $ au mois de janvier. Cependant, au lieu d'enregistrer une dépense de 1 200 $ pour janvier, la dépense est passée en charges toute l'année à 100 $ par mois.

Quels sont les avantages et les inconvénients de chacun?

La méthode de comptabilité de caisse est la méthode la plus simple et la méthode la plus familière à la majorité des gens. Il vous donne également la meilleure image de combien d'argent vous avez vraiment disponible pour exploiter votre entreprise. Cependant, il peut offrir une image biaisée de vos profits et pertes, car les dépenses et les revenus sont souvent comptabilisés à différentes périodes. Par exemple, supposons que vous dépensiez 2 000 $ le 25 juin pour acheter des produits afin de remplir la commande d'un client. Votre client récupère sa commande le 1er juillet et vous rembourse 3 000 $. Dans l'éventualité peu probable où vous n'aviez aucune autre transaction pour l'un ou l'autre mois, votre compte de résultat afficherait une perte de 2 000 $ en juin et un profit de 3 000 $ en juillet.

La méthode de comptabilité d'exercice permet de mieux comparer les revenus et les dépenses à la période appropriée. Cela vous donne une meilleure image de votre véritable profit ou perte. Cependant, la méthode de la comptabilité d'exercice tend à masquer votre perception de la quantité d'argent que vous avez réellement disponible. Vous devrez donc préparer des états de flux de trésorerie fréquents pour obtenir une meilleure image. La méthode de comptabilité d'exercice est également plus compliquée et prend beaucoup de temps à être exécutée, ce qui nécessite souvent le soutien de professionnels de la comptabilité pour exécuter et analyser.

Puis-je choisir l'une ou l'autre méthode?

N'importe qui peut choisir d'utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice, mais l'IRS a des règles pour savoir qui peut utiliser la méthode de comptabilité de caisse.

• La société fonctionne comme une société C et ses recettes brutes s'élèvent en moyenne à plus de 5 millions de dollars par année pour les trois dernières années.
• Vous ne pouvez pas satisfaire à la définition de l'IRS d'un abri fiscal.
• Si vous gérez un stock, vous devez utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice pour enregistrer vos achats et ventes d'inventaire, mais vous pouvez utiliser la méthode de caisse pour les autres dépenses et revenus, tels que le loyer ou les revenus d'intérêts.

Quelle méthode devrais-je choisir?

Le choix d'une méthode comptable dépend d'un certain nombre de facteurs, tels que la taille de votre entreprise, votre niveau de confort avec les procédures comptables et la nature de votre entreprise. Si vous êtes une entreprise novice, vos besoins ne seront pas les mêmes que ceux d'une entreprise de fabrication établie comptant 100 employés. Cependant, gardez à l'esprit que si vous maintenez un inventaire, vous devrez utiliser la méthode de comptabilité d'exercice pour enregistrer une partie de vos entrées, et lorsque votre entreprise dépassera la limite de recettes brutes, l'IRS vous forcera probablement à convertir en comptabilité d'exercice. . Vous pourriez trouver plus facile de plonger dans la méthode de comptabilité d'exercice dès le début plutôt que d'utiliser une méthode «hybride» ou d'être confronté à des changements radicaux dans le futur.