Concevoir un plan de traitement des demandes de maintenance

Les locataires auront des demandes de maintenance, c'est inévitable. En tant que propriétaire, il est dans votre intérêt de concevoir un plan pour transmettre ces demandes dès le début. Avoir un système pour traiter ces plaintes aidera à minimiser le stress lorsque vous êtes en train de traiter les demandes.

Quel est votre système de traitement des plaintes?

Pour faciliter le traitement des réclamations, vous devez mettre en place un système que les locataires peuvent suivre lorsqu'ils ont besoin de vous alerter d'une demande de maintenance.

Il y a deux façons de procéder:

1. Demande formelle: Certains propriétaires préfèrent que les locataires soumettent des demandes d'entretien dans le cadre d'un processus officiel. Ce processus devrait être clairement défini dans le cadre du contrat de location.
   Ce processus implique généralement une sorte de demande écrite. La demande comprend généralement les informations suivantes:
   
   • Nom du locataire
   • Adresse
   • Numéro de l'appartement
   • Numéro de téléphone
   • Date de la plainte
   • Type de plainte
   • Description de la plainte < Demandes spéciales
   • Ce pourrait être:
   
   Un formulaire en ligne
   • - Si vous avez un site Web pour vos investissements immobiliers, vous pouvez envisager d'ajouter une zone pour les demandes de maintenance. Le locataire devra simplement aller sur votre site web, remplir le formulaire et cliquer sur envoyer. ou
     
     Formulaire papier
   • - Il s'agit d'une copie papier que le locataire peut scanner et envoyer par courrier électronique, télécopier, remettre en main propre ou placer dans une sorte de boîte aux lettres que vous avez réservée demandes
   Veillez également à mettre en place des procédures d'urgence lorsque les locataires ont la possibilité de vous contacter, un gestionnaire immobilier ou un réparateur après les heures d'ouverture normales en cas de demande d'entretien nécessitant une attention immédiate, par exemple une rafale ou un manque de chaleur en hiver.

   Demande informelle:

2. Une autre possibilité pour les propriétaires est la demande informelle. Avec ce type de demande, lorsqu'un locataire a un problème de maintenance, il vous suffit de vous appeler ou de vous envoyer un e-mail, en fonction de votre mode de communication préféré, et d'expliquer la situation. Les demandes de téléphone se déroulent pendant les heures de bureau normales que vous avez définies, à moins qu'il s'agisse d'une urgence, auquel cas elles suivront les procédures d'urgence en place. Qui gérera les demandes de maintenance?

Vous devez décider qui sera responsable du traitement des plaintes et des demandes d'entretien. Vous ne serez donc pas pris au dépourvu lorsque les plaintes arriveront. Les locataires devront savoir à qui s'adresser lorsqu'ils ont un problème.

Vous

• : serez-vous responsable du traitement des demandes de maintenance? Êtes-vous à l'aise avec les locataires qui vous contactent pour de telles demandes? Êtes-vous à l'aise d'entrer dans les appartements d'un locataire pour de telles demandes?Avez-vous la base de connaissances et les compétences nécessaires pour effectuer les réparations de plomberie et d'électricité ou avez-vous besoin d'embaucher un spécialiste? Si vous décidez vous-même de répondre à ces demandes d'entretien, vous devez reconnaître vos compétences. Alors que vous savez peut-être comment réparer une poignée de porte, fermer une vanne d'eau principale et carreler un plancher, savez-vous comment souder un tuyau ou installer des détecteurs de fumée câblés? Il est important que vous compreniez vos limites dès le départ afin que vous puissiez planifier de façon appropriée les réparations que vous n'êtes pas en mesure de gérer vous-même.
  
  Un gestionnaire immobilier
• : Allez-vous engager un gestionnaire immobilier pour prendre en charge les demandes d'entretien? Si vous ne vous sentez pas à l'aise pour effectuer des demandes de maintenance ou si vous ne voulez tout simplement pas vous en préoccuper, vous pouvez engager une société de gestion immobilière pour le faire. Ils auront soit une équipe qualifiée d'hommes pratiques dans le personnel ou embaucher des entrepreneurs extérieurs pour effectuer ces demandes. Bien qu'il s'agisse d'une option plus coûteuse, elle vous évite de devoir faire face à des demandes de maintenance constantes et vous fait économiser les coûts d'opportunité du temps que vous pouvez consacrer à des activités plus productives.
  Quelqu'un d'autre
• : Si vous ne possédez pas les compétences, les connaissances ou le désir de traiter un locataire vous-même, et ne voulez pas dépenser de l'argent pour engager une société de gestion immobilière pour le faire , vous ne pouvez pas laisser votre propriété tomber en désordre, vous devez avoir quelqu'un pour s'occuper de ces problèmes. Avec cette option, vous ne paierez pas un salaire mensuel à quelqu'un; Au contraire, vous les paierez pour prendre soin de chaque problème individuel au fur et à mesure. Vous devez faire votre recherche et trouver des réparateurs locaux et des entrepreneurs dans votre région. Vous aurez besoin de chercher:

  Un homme à tout faire

  • - Qui s'occupera des réparations de base. Un électricien
  • - Qui s'occupera des problèmes électriques. Un plombier
  • - Qui peut faire face aux problèmes de tuyauterie et de drainage? Nuits tardives et week-ends
  • - Assurez-vous de connaître les heures d'ouverture de ces personnes. Si elles ne sont pas disponibles à des heures indues, vous devez vous assurer que vous avez quelqu'un qui l'est. Vous ne voulez pas être désespérément à la recherche d'un réparateur de secours lorsque vous êtes en voyage de noces à Hawaii à 2 heures du matin. - Ayez toujours sous la main les numéros de la caserne, du poste de police et du centre antipoison local. .