Plan de communication des avantages sociaux

Vos employés connaissent-ils les avantages de votre entreprise? Communiquez-vous cela aux employés existants ou est-ce quelque chose qu'ils ne voient que pendant le recrutement et l'intégration? Avez-vous un plan de communication des avantages pour les tenir à jour afin qu'ils ne soient pas attirés par les concurrents?

Dans quelle mesure votre entreprise communique-t-elle des avantages sociaux?

Selon l'enquête sur les avantages sociaux des employés du sondage ADP , 80% des décideurs en ressources humaines estiment qu'il est important que les employés comprennent leurs avantages sociaux.

Malheureusement, ils estiment que seulement environ 60% de leurs employés le font. Cela indique une rupture entre les attentes des dirigeants des RH et le fait que de nombreux employés ne comprennent pas la valeur de leurs avantages parrainés par l'employeur.

Modification d'une variété d'avantages sociaux

Les employeurs consacrent beaucoup de temps et d'argent à s'assurer que leurs employés bénéficient des meilleurs avantages possibles. Tout cela fait partie de s'assurer que les employés sont heureux et en bonne santé afin d'être productifs au travail. Selon les recherches les plus récentes, les organisations aux États-Unis dépensent environ 0 $. 43 pour chaque dollar de paie uniquement pour les avantages sociaux, y compris l'assurance santé, dentaire, visuelle et d'assurance, l'assurance-vie, les fonds de retraite, les options d'achat d'actions, les congés payés et les programmes d'aide aux employés.

Ces chiffres ne tiennent même pas compte des nombreux autres avantages et avantages auxquels les entreprises investissent pour améliorer le lieu de travail.

Par exemple, il est difficile de chiffrer la valeur que les horaires flexibles, les programmes de rabais corporatifs et les tenues de travail décontractées ont pour les employés.

La Société pour la gestion des ressources humaines a publié son rapport de recherche sur les avantages sociaux des employés 2016, , qui compile 20 ans de données sur les avantages sociaux des employés.

Le rapport souligne que, par rapport aux années 1990, les employeurs offrent aux employés un ensemble d'avantages sociaux beaucoup plus riche que jamais - en essayant d'augmenter les taux de rétention et d'améliorer les efforts de recrutement dans un contexte concurrentiel. marché. SHRM a constaté que:

• En 2015, le pourcentage d'entreprises proposant des systèmes d'épargne santé est passé de 43% à 50%.
• 72% des entreprises donnent accès à des informations et à des services de bien-être à la demande, contre 54% dans les années 90.
• De plus en plus d'entreprises offrent des bonus financiers, tels que des bonus de parrainage et des bonus d'inscription, cinq ans auparavant.
• 88% des organisations investissent dans des adhésions professionnelles pour leurs employés contre seulement 65% il y a 20 ans.
• Près de 60% des entreprises offrent aujourd'hui un certain niveau de télétravail en 2016; en 1996, ce chiffre était d'environ 20%.

Le problème est que les entreprises ne font pas assez pour communiquer la valeur des programmes qu'elles peuvent mesurer pour que les employés comprennent. Ils limitent souvent leurs efforts de communication à des moments précis, comme lors du recrutement, de l'intégration ou des périodes d'inscription ouvertes.

Méthodes de communication des avantages sociaux des employés

La bonne nouvelle est que, dans le monde axé sur la technologie d'aujourd'hui, il existe plusieurs façons de communiquer les avantages sociaux des employés à votre personnel.

Il est important de noter que chaque employeur voudra évaluer comment les employés préfèrent communiquer avec eux, puis élaborer des plans pour exploiter ces ressources lors de la création de communications. Lisez la suite pour apprendre quelques-unes des différentes façons dont les employeurs partagent l'information du régime d'avantages sociaux avec les employés.

Documentation imprimée et marketing

Des campagnes de marketing d'une page à des campagnes marketing à grande échelle, de nombreuses entreprises se tournent vers la documentation écrite et imprimée pour partager les informations sur les avantages sociaux des employés. Cela peut être très efficace car l'information peut être rapidement diffusée à tous les employés à tout moment de l'année. Les communications marketing peuvent également être renforcées pendant les périodes de pointe, telles que l'inscription ouverte et le traitement de l'intégration des employés. En outre, la documentation écrite et imprimée des informations sur les avantages peut être modifiée à mesure que les régimes d'avantages sociaux changent.

Il est important de noter que toute la documentation écrite doit inclure l'accès à l'explication détaillée des avantages fournis par les administrateurs de régime. Créer un ensemble de documents de prestations imprimés pour les employés qui comprennent les barèmes de taux et les montants de couverture; et un ensemble distinct de documents conçus pour fournir des informations sur les prestations de base aux candidats avant qu'ils ne soient recrutés pour un emploi. Si votre lieu de travail est multiculturel, vous pouvez également créer un ensemble de documents traduits dans d'autres langues pour faciliter la communication des avantages à tous les employés.

Réunions d'information sur les avantages

Qu'elles soient gérées de façon informelle ou par le biais de séances formelles facilitées par les administrateurs de vos régimes, les réunions sur les avantages peuvent être un moyen efficace d'obtenir rapidement des réponses à vos questions. Définissez une politique selon laquelle tous les nouveaux employés ont l'occasion de discuter avec un administrateur de régime avant de choisir des prestations pour l'année à venir.

Votre administrateur de prestations sur site peut également être disponible pour planifier des réunions avec des employés s'ils ont des questions spécifiques sur la façon d'utiliser leurs avantages. Cela peut être particulièrement important s'il y a des problèmes de réclamations. Lors de l'inscription ouverte, assurez-vous que l'équipe administrative de votre plan est également disponible pour mener des discussions afin de mettre en évidence les mises à jour importantes du plan de prévoyance et d'encourager un plus grand nombre d'employés à participer à l'offre groupée.

Méthodes de communication numérique

Nous vivons maintenant dans un monde où la communication numérique est devenue la norme. La communication numérique comprend les e-mails, la messagerie texte, la messagerie instantanée, les applications mobiles, etc. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez informer régulièrement vos employés de tous les avantages dont ils disposent.

Par exemple, au cours de la première partie de l'année, bon nombre de vos employés songeront à se mettre en forme ou à atteindre des objectifs de santé importants. Profitez de cette occasion pour partager des informations sur le programme de bien-être de l'entreprise ou sur la façon dont l'entreprise s'engage à aider les employés à arrêter de fumer.

Pendant les mois d'été, vous voudrez peut-être afficher de l'information sur la façon de demeurer en sécurité et sur les prestations familiales. L'inscription ouverte peut être un bon moment pour partager des informations sur les nouveaux avantages auxquels les employés ont accès et inclure des informations sur la façon dont ils peuvent en apprendre davantage. Une bonne règle à suivre lors de l'utilisation de la communication numérique est de garder la messagerie brève et précise.

Portails et sites Web sur les retombées économiques

Selon l'étude d'ADP, neuf grandes entreprises sur dix et sept moyennes entreprises sur dix disposent d'un portail d'avantages Web pour héberger des renseignements et des ressources sur les avantages sociaux. C'est un moyen sûr pour les employeurs de partager des informations importantes sur les avantages et des instructions pour s'inscrire à des régimes d'avantages sociaux. Les sites Web de prestations doivent être cryptés au plus haut niveau possible et conçus avec un processus de signature unique pour protéger les renseignements personnels sur la santé et d'autres données, verrouillés derrière les informations d'identification de l'utilisateur.

Tirer le meilleur parti d'un portail web pour la communication des avantages peut inclure:

• Mise en place d'un système simple pour accéder au portail en ligne et via les appareils mobiles
• Ajouter du contenu utile aux avantages et aux objectifs de bien-être des employés Fournir un numéro de contact central où les employés peuvent obtenir de l'aide
• Partager des mises à jour et planifier des documents téléchargeables à la demande
• Lier le site Web des avantages à l'intranet de l'entreprise
• les employés ont accès
• Inclure un contenu facile à traduire dans d'autres langues
• Ajouter un glossaire de la terminologie des prestations de base et une bibliothèque de rubriques
• Réseaux sociaux

Le réseautage social peut également être très efficace de communiquer les avantages sociaux des employés. De nombreux employés trouvent que c'est un moyen convivial de communiquer avec les RH. Chaque entreprise devrait avoir accès à sa propre page commerciale ou au moins en créer une pour communiquer des mises à jour importantes, y compris des informations sur les régimes d'avantages sociaux.

Choisissez parmi l'un des principaux réseaux de médias sociaux tels que Facebook ou Twitter à cette fin. Ces sites de médias sociaux permettent la plus grande quantité de choix de partage et de contenu. Attribuez un administrateur de bénéfices et un membre de l'équipe marketing pour travailler ensemble afin de créer des messages de bénéfices qui encouragent la participation aux plans du groupe. Partagez des conseils sur la santé et le bien-être, des conseils sur la responsabilité financière et des mises à jour des périodes d'inscription. Inclure des histoires de réussite et des photos d'employés rencontrant leurs objectifs de bien-être.

Total des déclarations de rémunération

Afin d'avoir un plus grand impact lors de la communication des avantages, il est conseillé que votre entreprise envoie au moins un relevé annuel de la rémunération totale à tous les employés.Ce document est organisé en fonction du salaire, des avantages sociaux et des autres avantages que l'entreprise offre aux employés. C'est un document écrit qui montre en noir et blanc combien l'entreprise investit dans chaque employé.

Comme en témoigne la recherche, de nombreux employés ne se rendent pas compte à quel point le milieu de travail leur profite, de sorte qu'une déclaration de rémunération totale peut créer un dialogue constructif entre vous et les employés. Si vous n'êtes pas sûr de la façon de créer une récompense totale ou une déclaration de rémunération, travaillez avec un fournisseur tiers pour organiser toutes vos données dans un document central. Fournissez une copie du courrier de la rémunération totale ainsi qu'une copie numérique que vous pouvez envoyer par courriel aux employés. En savoir plus sur les déclarations de rémunération totales ici.

Réflexions finales sur les meilleures pratiques de communication des avantages

Les conseils ci-dessus ne sont que quelques exemples de façons dont vous pouvez améliorer votre communication en matière d'avantages sociaux. Rappelez-vous, ne supposez pas que les employés savent automatiquement combien l'entreprise a investi dans leur bien-être.

Aussi, ne présumez pas qu'ils comprennent même la terminologie des prestations de base. Lorsque vous communiquez avec vos employés, gardez les choses simples et en termes qu'ils peuvent comprendre. Si des concepts complexes nécessitent d'autres explications, utilisez votre portail Web pour créer un glossaire de la terminologie qu'ils peuvent consulter en cas de besoin.

Il est important de planifier le plus tôt possible avant les périodes d'affluence afin d'augmenter les chances que les employés comprennent leurs avantages. Utilisez une variété de médiums car chaque génération et culture absorbe l'information différemment.

Demandez l'aide de l'administrateur de votre régime lors de la collecte de documents supplémentaires, notamment du matériel de marketing et des documents de synthèse du plan. Soyez créatif et gardez les avantages sociaux des employés amicaux. En suivant les conseils ci-dessus, vous réussirez mieux à transférer la valeur des avantages sociaux à vos employés pour qu'ils profitent de ces avantages.