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Votre message d'accueil automatique informatisé sur votre système téléphonique professionnel est la première chose que vos clients et partenaires professionnels entendent lorsqu'ils appellent votre entreprise. Pour ceux qui appellent pour la première fois, vous n'avez qu'une seule chance de faire une bonne première impression, et ce sera votre préposé automatique. Pour les personnes qui appellent fréquemment votre entreprise, vous souhaiterez rendre votre processus de standard automatique aussi efficace que possible afin de ne pas perdre de temps à écouter votre script de standardiste automatisé à chaque appel.
Le moyen le plus rapide et le plus simple de programmer et d'enregistrer la fonction de standard automatique de votre système téléphonique consiste à écrire un script sur un programme de traitement de texte. Sélectionnez une personne pour enregistrer le script qui a une voix amicale, peut parler sans bégayer ou hésiter et peut prononcer et annoncer chaque mot et nom clairement.
Message d'accueil automatisé
La première partie du script sera le message d'accueil. Ceci est votre opportunité de présenter votre entreprise à vos appelants et de les accueillir verbalement dans votre entreprise.
Accueil automatisé
- Commencez avec une appréciation pour votre appel ou votre entreprise
- Gardez le message d'accueil court pour que les appelants ne soient pas retardés chaque fois qu'ils appellent
- Utilisez votre slogan, votre slogan et le nom du site. ou les deux si vous les avez.
Salutations du standardiste automatisé A ne pas faire
- N'utilisez pas plus de deux ou trois phrases pour saluer vos appelants
- Ne faites pas la promotion de votre site Web s'il n'a rien de valeur à offrir à vos clients
- Ne composez pas un slogan ou un slogan juste pour remplir le message d'accueil.
Options du standard automatisé
La partie la plus importante du standard automatisé consiste à présenter les options que vos appelants doivent sélectionner pour atteindre la personne avec laquelle ils doivent parler. Il existe deux types d'appelants: (1) les personnes qui ne connaissent pas votre entreprise et qui ont besoin de conseils et (2) les appelants qui savent exactement à qui s'adresser et qui connaissent leur extension.
Les options de standard automatique sont
- Utilisez les options généralement acceptées. Par exemple, "Appuyez sur zéro pour la réceptionniste", "Appuyez sur la touche dièse pour revenir au menu précédent."
- Dites à vos appelants dès que possible quand ils peuvent appeler le poste de leur correspondant s'ils le connaissent déjà.
- Faites savoir à vos interlocuteurs si vos options de menu ont changé récemment. Supprimer cet avis après trois semaines.
- Mettez en premier les options les plus fréquemment appelées.
- Donnez la description de l'option avant de donner le numéro de l'option. Par exemple, "Pour le support client, appuyez sur" 5 "."
- Consultez la documentation de votre système pour connaître les numéros d'option de menu réservés. (par exemple, toutes les extensions commencent par le chiffre "8" et par conséquent "8" ne peut pas être utilisé comme option de menu).
Options du standard automatisé Ne pas faire
- Ne dites pas "SVP" avant de présenter chaque option (par exemple "Veuillez appuyer sur 1 pour … Veuillez appuyer sur 2 pour … Veuillez appuyer sur 3 pour …" etc.) > Ne présentez pas plus de six options à la fois. Si vous avez plus de six options, créez une structure de menu à plusieurs niveaux. Par exemple, "Pour les ventes et les options de service, appuyez sur 5".
- Ne supposez pas que tout le monde a un téléphone à clavier. Si une option de menu n'est pas sélectionnée dans les trois secondes qui suivent la fin du message d'accueil, connectez l'appelant à la réceptionniste.
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Nous vous remercions d'avoir appelé The Operations Tech Company, où «Technologie et affaires se rejoignent». Si vous connaissez l'extension de votre parti, vous pouvez le composer à tout moment. Sinon, choisissez parmi l'une des options suivantes. Pour le service client, appuyez sur "1". Pour le support technique, appuyez sur "2". Pour nos heures d'ouverture habituelles, appuyez sur "3". Pour la comptabilité, appuyez sur "4". Pour l'achat, appuyez sur "5". Pour trouver un emplacement près de chez vous, appuyez sur "6". Sinon, appuyez sur «0» pour la réceptionniste ou rester sur la ligne et quelqu'un va vous aider sous peu.
- Bienvenue à The Operations Tech Company. Pour vérifier l'état de votre compte, visitez-nous sur le Web. Si vous connaissez l'extension de la personne, vous pouvez la composer à tout moment. Pour le répertoire de l'entreprise, appuyez sur "1". Pour. Si vous connaissez l'extension de la personne, vous pouvez la composer à tout moment. Pour le répertoire de l'entreprise, appuyez sur "1". Pour le support technique, appuyez sur "2". Pour le service clientèle, appuyez sur "3". Pour les ventes et le marketing, appuyez sur "4". Si vous souhaitez parler à la réceptionniste, appuyez sur «0» ou rester sur la ligne et un de nos membres du personnel amical vous aidera. Merci d'avoir appelé The Operations Tech Company, où «Technologie et affaires se rejoignent».
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Si votre entreprise ferme après un certain temps ou le week-end et qu'il n'y a personne pour répondre ou aider vos appelants, créez une heures de message d'accueil automatisé. Dites à vos appelants à l'avance que l'entreprise est fermée et demandez-leur de rappeler à la fin. En outre, incluez vos heures normales d'opération.
Exemple de script après-heures / week-end automatisé de standard
- Merci d'avoir appelé The Operations Tech Company. Nous sommes actuellement fermés S'il s'agit d'une situation d'urgence, veuillez appeler notre service de réponse téléphonique au 585-555-1234. Si vous connaissez l'extension de votre parti, vous pouvez le composer à tout moment. Si vous avez un compte chez nous, vous pouvez vérifier votre statut 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sur www.opérationstech. sur. com. Nos heures normales d'ouverture sont de 9h à 17h du lundi au vendredi et de 10h à 12h le samedi, heure normale du Centre. Sinon, s'il vous plaît rappelez pendant nos heures normales d'affaires afin que nous puissions vous aider. Merci d'avoir appelé The Operations Tech Company, où "Technologie et affaires se rejoignent". Pour répéter ce message, appuyez sur la touche dièse. {3 seconde pause} Au revoir.
- Messages d'accueil automatisés saisonniers
Pour promouvoir les offres spéciales saisonnières de votre entreprise ou simplement pour offrir une salutation saisonnière spéciale à tous vos appelants, vous pouvez préfacer votre message d'accueil automatisé pour une durée limitée. Utilisez-le avec parcimonie et seulement si cela reflète l'esprit de votre entreprise. Par exemple, une salutation saisonnière de vacances souhaitant la joie et la prospérité de vos appelants dans la nouvelle année serait difficilement appropriée pour une agence de recouvrement.
Exemple de script d'accueil saisonnier automatisé
Merci d'avoir appelé The Operations Tech Company.
- Découvrez nos spéciaux de Noël sur www. opérationstech. sur. com. Si vous connaissez l'extension de votre parti, vous pouvez … Vous avez atteint The Operations Tech Company.
- De "notre famille" à "votre famille", nous vous souhaitons de joyeuses fêtes et une nouvelle année couronnée de succès. Si vous connaissez l'extension de votre parti, vous pouvez … Merci d'avoir appelé The Operations Tech Company.
- Renseignez-vous auprès de votre représentant du service clientèle sur nos réductions du 4 juillet sur tous les services de remplacement. Si vous connaissez l'extension de votre groupe, vous pouvez …
Avant d'enregistrer votre script de standard automatique, demandez à la personne que vous avez sélectionnée de le lire plusieurs fois devant vous. Utilisez ceci pour affiner la prononciation et l'annonciation. Une fois le nouveau message d'accueil enregistré, appelez immédiatement votre système téléphonique pour vérifier l'enregistrement de l'erreur et assurez-vous que toutes les options annoncées fonctionnent comme prévu.
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