Vidéo: How I Automate Folder and File Creation on a Mac ⚙ ???? 2025
Le message d'accueil automatisé de l'entreprise sur votre système de téléphonie d'entreprise est la première chose que vos clients et partenaires commerciaux entendent lorsqu'ils appellent votre entreprise. Pour les premiers appels, vous n'avez qu'une seule chance de faire une bonne première impression. Cette première impression de l'entreprise sera basée sur l'interaction avec votre message d'accueil automatisé. Pour les personnes qui appellent fréquemment votre entreprise, vous souhaiterez rendre votre processus de standard automatique aussi efficace que possible afin de ne pas perdre de temps à écouter votre script de standardiste automatisé à chaque appel.
Le moyen le plus simple et le plus rapide de programmer et d'enregistrer la fonction de standard automatique de votre système téléphonique est d'écrire un script qui indique la façon dont vous voulez que le message sonne et interagisse avec le système téléphonique . Sélectionnez une personne pour enregistrer le script qui a une voix amicale; peut parler sans hésiter, et peut prononcer et annoncer clairement chaque mot et nom.
Message d'accueil automatisé
La première partie du script sera le message d'accueil. Ceci est votre opportunité de présenter votre entreprise à vos appelants et de les accueillir verbalement dans votre entreprise.
Salutations du standard automatique
- Commencez par apprécier leur appel;
- gardez le message d'accueil court afin que les appelants ne soient pas retardés chaque fois qu'ils appellent;
- offre l'adresse du site Web de l'entreprise si l'appelant peut accomplir la même tâche en utilisant le site Web.
Salutations du standardiste automatisé A ne pas faire
- N'utilisez pas plus de deux ou trois phrases pour saluer vos appelants
- Ne faites pas la promotion de votre site Web s'il n'a rien de valeur à offrir à vos clients
- Ne créez pas un slogan ou un slogan uniquement pour remplir le message d'accueil.
Options du standard automatisé
La partie la plus importante du standard automatisé consiste à présenter les options que vos appelants doivent sélectionner pour atteindre la personne avec laquelle ils doivent parler.
Il existe essentiellement deux types d'appelants: les personnes qui ne connaissent pas votre entreprise et qui ont besoin de conseils; les appelants qui savent exactement à qui s'adresser et qui connaissent leur extension.
Les options de standard automatique sont
- Utilisez les options généralement acceptées. Par exemple, "Appuyez sur zéro pour la réceptionniste", "Appuyez sur la touche dièse pour revenir au menu précédent."
- Dites à vos appelants dès que possible quand ils peuvent appeler le poste de leur correspondant s'ils le connaissent déjà.
- Faites savoir à vos interlocuteurs si vos options de menu ont changé récemment.
- Mettez en premier les options les plus fréquemment appelées.
- Donnez la description de l'option avant de donner le numéro de l'option.Par exemple, "Pour le support client, appuyez sur" 5 "."
- Consultez la documentation de votre système pour connaître les numéros d'option de menu réservés. Exemple: toutes les extensions de numéros de téléphone d'entreprise commencent par le chiffre "8" et par conséquent "8" ne peut pas être utilisé comme option de menu.
Options du standard automatisé Ne pas faire
- Ne dites pas "SVP" avant de présenter chaque option (par exemple "Veuillez appuyer sur 1 pour … Veuillez appuyer sur 2 pour … Veuillez appuyer sur 3 pour …" etc.) > Ne présentez pas plus de six options à la fois. Si vous avez plus de six options, créez une structure de menu à plusieurs niveaux. Par exemple, "Pour les départements de vente et de service, appuyez sur 5".
- Ne supposez pas que tout le monde possède un téléphone à touches. Si une option de menu n'est pas sélectionnée dans les trois secondes qui suivent la fin du message d'accueil, connectez l'appelant à la réceptionniste.
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Merci d'avoir appelé Small Business International. S'il vous plaît visitez notre site Web de l'entreprise pour plus d'informations sur www dot small business international dot com. Si vous connaissez l'extension de votre groupe, vous pouvez le composer maintenant à tout moment. Sinon, choisissez parmi l'une des options de menu suivantes. Pour le service client, appuyez sur "1". Pour le support technique, appuyez sur "2". Pour nos heures d'ouverture habituelles, appuyez sur "3". Pour la comptabilité, appuyez sur "4". Pour l'achat, appuyez sur "5". Ou composez le «411» pour notre répertoire d'entreprise. Si vous souhaitez parler à quelqu'un immédiatement, s'il vous plaît appuyez sur zéro ou rester sur la ligne et quelqu'un vous aidera sous peu.
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