Pourquoi la communication est importante dans la gestion des changements

Vous ne pouvez pas communiquer trop lorsque vous demandez à votre organisation de changer. Chaque cadre qui a réussi, qui a mené avec succès un effort de gestion du changement, exprime le besoin de communiquer de façon excessive au cours d'une expérience de changement et fait cette déclaration rétrospectivement.

Il n'existe aucune organisation dans laquelle les employés sont complètement satisfaits de la communication. La communication est l'un des problèmes les plus difficiles dans les organisations.

C'est un domaine qui est le plus souvent dénoncé par les employés lors des changements organisationnels et des opérations quotidiennes. La raison?

Une communication efficace nécessite quatre composantes qui interfonctionnent parfaitement pour créer une signification partagée , une définition favorite de la communication.

• L'individu qui envoie le message doit présenter le message clairement et en détail, et rayonner l'intégrité et l'authenticité.
• La personne qui reçoit le message doit décider d'écouter, poser des questions pour plus de clarté et faire confiance à l'expéditeur du message.
• Le mode de livraison choisi doit correspondre aux circonstances et aux besoins de l'expéditeur et du destinataire.
• Le contenu du message doit résonner et se connecter, à un certain niveau, avec les croyances déjà présentes du récepteur. Il doit contenir les informations que l'employé veut entendre. Il doit répondre aux questions les plus chères et les plus aimées de l'employé.
• Avec tout cela dans une communication, il est étonnant que les organisations le fassent bien.

Les praticiens de la gestion du changement ont fourni un large éventail de suggestions sur la façon de bien communiquer lors de tout changement organisationnel.

Recommandations sur la communication pour une gestion efficace des changements

Élaborez un plan de communication écrit pour vous assurer que toutes les étapes suivantes se déroulent dans le cadre de votre processus de gestion des modifications.

• Communiquez de manière cohérente, fréquente et par le biais de plusieurs canaux, y compris la parole, l'écriture, la vidéo, la formation, les groupes de discussion, les tableaux d'affichage, les intranets et plus encore sur le changement.
• Communiquez tout ce que vous savez sur les changements, aussi rapidement que les informations sont disponibles. (Indiquez clairement que votre partialité est la communication instantanée, donc certains détails peuvent changer à une date ultérieure.) Dites aux gens que votre autre choix est de maintenir toutes les communications jusqu'à ce que vous soyez positif sur les décisions, objectifs et progrès. C'est désastreux dans la gestion efficace du changement.
• Donnez beaucoup de temps pour que les gens puissent poser des questions, demander des éclaircissements et donner leur avis. Si vous avez fait partie d'un scénario dans lequel un responsable présentait des modifications, sur des transparents, sur un grand groupe, puis a fui, vous savez quelles sont les mauvaises nouvelles pour l'intégration du changement. Les gens doivent se sentir impliqués dans le changement.L'implication crée un engagement - rien d'autre n'est aussi important au cours d'un processus de changement.
• Communiquez clairement la vision, la mission et les objectifs de l'effort de gestion du changement. Aider les gens à comprendre comment ces changements les affecteront personnellement. (Si vous ne contribuez pas à ce processus, les gens inventeront leurs propres histoires, généralement plus négatives que la vérité.)
• Reconnaissez que la vraie communication est une conversation . C'est bidirectionnel et une vraie discussion doit en résulter. Ça ne peut pas être juste une présentation.
• Les responsables du changement ou les sponsors doivent passer du temps à converser en tête-à-tête ou en petits groupes avec les personnes qui sont censées apporter les changements.
• Communiquez les raisons des changements de manière à ce que les gens comprennent le contexte, le but et le besoin. Les praticiens ont appelé cela: «construire un cadre conceptuel mémorable» et «créer un cadre théorique pour étayer le changement. "
• Fournissez des réponses aux questions uniquement si vous connaissez la réponse. Les leaders détruisent leur crédibilité quand ils fournissent des informations incorrectes ou semblent trébucher ou se tromper en fournissant une réponse. Il est préférable de dire que vous ne savez pas, et que vous allez essayer de le savoir.
• Les leaders ont besoin d'écouter. Évitez les attitudes défensives, les excuses et les réponses trop rapides. Agissez avec prévenance.
• Rendez les leaders et les sponsors de changement disponibles, chaque jour si possible, pour se mêler aux autres sur le lieu de travail.
• Tenez des ateliers et des forums interactifs dans lesquels tous les employés peuvent explorer ensemble les changements tout en apprenant davantage. Utiliser la formation comme une forme de communication interactive et comme une opportunité pour les gens d'explorer en toute sécurité de nouveaux comportements et de nouvelles idées sur le changement et la gestion du changement. Tous les niveaux de l'organisation doivent participer aux mêmes sessions.
• La communication devrait être proactive. Si la rumeur est déjà en action, l'organisation a attendu trop longtemps pour communiquer.
• Offrir des possibilités de réseautage entre les personnes, formellement et informellement, afin de partager des idées sur le changement et la gestion du changement.
• Passez en revue publiquement les mesures en place pour suivre les progrès dans la gestion des changements et les efforts de changement.
• Faire connaître les récompenses et la reconnaissance des approches et des réalisations positives dans les changements et la gestion du changement. Célébrez chaque petite victoire publiquement.

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