4 Raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin de processus documentés

La plupart des entreprises entrepreneuriales démarrent de manière organique et découvrent «comment nous faisons les choses ici» à peu près à la volée. Les propriétaires et les gestionnaires sont souvent trop occupés pour documenter leurs processus, à moins que l'entreprise soit hautement technique ou scientifique, ou à moins que le contrôle des processus soit mandaté par des clients comme le gouvernement. Si vous êtes le patron d'une entreprise allant de la restauration collective aux boutiques de vêtements au détail en passant par la gestion de fortune, vous ne serez pas licencié pour n'avoir pas de processus documentés.

(Après tout, vous êtes le patron.) Mais vous manquerez d'énormes opportunités.

Raisons pour créer des processus écrits

Il existe des raisons impérieuses pour lesquelles votre petite entreprise devrait avoir des processus écrits, même si vous êtes le seul actuellement impliqué:

1. Ajouter et former des employés: Si vos processus sont écrit, vous pouvez former plus facilement et rapidement les employés. Si vous ne documentez pas vos processus, vous serez réticent à ajouter des employés parce que l'idée de les former est trop décourageante. Catch-22!
2. Possibilité d'obtenir un prêt commercial: Si vous avez besoin de financement pour votre entreprise, une banque ou un autre prêteur devra comprendre vos opérations. C'est une affirmation puissante lorsque vous pouvez montrer à un prêteur comment vous êtes organisé et que vous maîtrisez réellement les processus.
3. Obtenir de meilleurs profits: La documentation des processus expose les failles dans la façon dont vous faites les choses. Vous verrez des goulots d'étranglement et des incohérences que vous n'avez pas compris. Les mouvements supplémentaires dans un processus métier vous coûtent du temps et de l'argent. L'éliminer équivaut au gain de temps et à l'augmentation des profits.

1. Position pour la vente éventuelle: Si vous voulez vendre votre entreprise un jour, un acheteur voudra évaluer le fonctionnement interne en premier. En montrant à l'acheteur votre manuel de processus augmente la probabilité d'une vente ainsi que la valeur perçue de l'acheteur de votre entreprise. Après tout, si vos processus sont propres et bien documentés, l'acheteur peut plus facilement s'imaginer entrer et continuer ce que vous avez fait. Le temps économisé pour l'acheteur équivaut à moins de frais sur la route, ce qui se traduit par un prix plus élevé pour vous.

Mise en route

Alors comment allez-vous avoir des processus fermement (ou pas si fermement) dans votre tête et les faire écrire? Vous devez définir puis documenter vos processus. Disons que vous êtes dans le secteur de la restauration. Que vous le réalisiez ou non, vous avez certains processus primordiaux qui sont communs à toutes les entreprises de restauration. Par exemple, chaque traiteur doit obtenir des emplois, faire des événements et faire un suivi auprès des clients afin d'obtenir plus d'emplois. Chacune de ces actions est son propre processus.

Donc, pour votre entreprise, écrivez vos pas et essayez de les organiser dans un ordre séquentiel (même s'il y aura des chevauchements).Si votre processus comporte plus de sept étapes, cherchez à consolider plusieurs processus en tant que sous-processus d'une autre étape clé. Sinon, le processus devient trop difficile à gérer et à expliquer aux autres.

Vous pourriez trouver une liste comme celle-ci pour un traiteur et ensuite, dans chaque processus, vous documenterez les sous-processus qui en font partie:

1. Acquisition d'emplois: Marketing, génération de propositions, ventes processus, contrat
2. Préparation de l'événement: Création du menu, préparation des repas, dotation, sélection des lieux et préparation
3. Opération événementielle: Liste de contrôle des jours de travail, livraison et installation, affectations de personnel, Suivi après l'événement:
4. Suivi du client, compte rendu interne Ressources

Il est très utile d'utiliser des diagrammes visuels pour la gestion des processus plutôt qu'une liste linéaire, mais si vous n'êtes pas super avec Excel ou d'autres programmes, une liste vaut mieux que rien. Apprenez à faire des diagrammes de flux de processus dans Excel et voyez si cela fonctionne pour vous. L'avantage d'utiliser un organigramme est que vous pouvez facilement voir les entrées et les sorties de chaque étape du processus. Un bon processus est comme une bonne écriture: il y a des transitions entre les paragraphes. Si une étape du processus fait un saut vers une action et que vous ne comprenez pas comment vous y êtes arrivé, revenez en arrière et assurez-vous que l'entrée et la sortie sont claires et fortes.

Si vous voulez lire le meilleur livre jamais écrit sur le contrôle de processus, jetez un oeil à Reengineering the Corporation par Michael Hammer et James Champy.

Même si le livre date de presque deux décennies et a été écrit en pensant aux grands processus d'organisation, c'est une ressource parfaite même pour les jeunes startups. Cela vous aidera à voir les goulets d'étranglement dans ce que vous faites et à les résoudre.