Guide de planification d'urgence pour petites entreprises

Un plan d'urgence bien pensé peut faire la différence entre la survie de votre entreprise et son échec en cas de catastrophe. Un incendie, une inondation, une panne de disque dur ou un vol de données - tout ou partie de ceux-ci pourraient mettre votre entreprise hors service. Prendre le temps de planifier des mesures d'urgence aidera votre entreprise à reprendre ses activités dans les plus brefs délais.

Utilisez le guide suivant pour créer un plan d'urgence pour votre entreprise.

Pour créer un plan d'urgence commercial:

1) Déterminez les principaux risques pour votre petite entreprise.

S'agit-il de vol de données? Inondation? Tremblement de terre? Déterminer quels types de catastrophes sont les plus susceptibles de vous aider à concentrer votre plan d'urgence et ne pas perdre du temps et de l'argent à se préparer à quelque chose qui est très improbable. Il ne sert à rien de planifier comment se remettre d'un tremblement de terre, par exemple, si votre entreprise n'est pas située dans une zone sismique.

2) Préparez un plan d'évacuation.

Allez-y avec du personnel et affichez-le ostensiblement dans tous les locaux de votre entreprise. Comment le personnel sait-il qu'il doit évacuer? Que devraient-ils faire lorsqu'ils sont informés d'une évacuation? Quelles routes sont disponibles à l'extérieur du (des) bâtiment (s)? Où les gens devraient-ils se rencontrer à l'extérieur du (des) bâtiment (s)? Qui est responsable de vérifier que tout le monde est en sécurité?

3) Créer un système de diffusion des communications.

Si quelque chose se passait dans votre entreprise, qui serait responsable de notifier chaque personne qui y travaille? Assurez-vous que les listes de contacts téléphoniques et électroniques sont à jour et que les personnes chargées de contacter les autres ont des listes imprimées, car toute technologie échoue tôt ou tard et généralement au moment le plus gênant.

Décidez également qui sera chargé de communiquer avec le public et comment (mise à jour du site Web de l'entreprise, affichage sur les médias sociaux, communiqués de presse, panneaux dans les fenêtres, annonces à la radio, etc.)

4) Les trousses d'urgence sur place sont complètes et à jour.

Cette liste de contrôle des trousses de premiers soins d'urgence pour les entreprises montre exactement ce que les trousses de premiers soins doivent contenir pour les petites entreprises. Selon les types de catastrophes qui peuvent survenir dans votre région, vous pouvez ajouter d'autres fournitures. Par exemple, un gallon d'eau par personne par jour est l'une des fournitures recommandées sur cette liste de fournitures d'urgence pour le magasin de détail.

5) Prenez des mesures maintenant pour protéger vos données d'entreprise.

Les données de votre entreprise constituent votre atout le plus précieux. Si elle a été volée ou détruite, votre entreprise pourrait-elle rapidement se remettre en marche ou même continuer? 6 Règles de protection des données explique comment vous pouvez avoir la tranquillité d'esprit de savoir que vos données d'entreprise sont protégées et seront accessibles à nouveau rapidement.La protection des données est l'un des nombreux avantages de la migration de votre entreprise vers le cloud computing.

6) Assurez-vous que votre entreprise possède une assurance adéquate.

L'assurance-incendie est le type qui vient à l'esprit, mais le feu n'est certainement pas le seul désastre possible que votre petite entreprise pourrait connaître.

En plus des autres catastrophes physiques évidentes telles que les inondations ou les dommages causés par le vent, considérez les dommages qui pourraient résulter du vol, par exemple. Et puis il y a le facteur de responsabilité potentielle si votre petite entreprise est engagée dans des activités qui pourraient vous ouvrir à des poursuites judiciaires.

Choisir le bon type d'assurance pour couvrir vos risques et avoir une bonne couverture d'assurance à jour vous aidera grandement à remettre en marche votre petite entreprise en cas de sinistre.

7) Décidez de ce qui serait absolument essentiel pour votre petite entreprise de recommencer à fonctionner si un désastre commercial vous interdisait de prendre des mesures pour s'assurer que ces éléments essentiels seraient disponibles rapidement.

Dans le cas de notre activité principale, le développement informatique, nous avons essentiellement besoin de nos données métier et d'un ou deux ordinateurs et nous pourrions être de nouveau opérationnels (voir Data Backup est le meilleur logiciel de protection et de sauvegarde).

Votre petite entreprise peut avoir besoin de plus de personnes et de matériel avant de pouvoir rouvrir. Quelles personnes sont la clé de vos opérations? Avez-vous besoin d'un équipement particulier? Peut-être un arrangement peut-il être fait avec une autre entreprise qui a l'équipement dont vous avez besoin. Auriez-vous besoin de certaines fournitures? Découvrez maintenant qui seraient les autres fournisseurs ou expéditeurs.

8) Apprenez à connaître vos voisins.

L'ouverture des lignes de communication avec les propriétaires d'entreprises autour de vous peut vraiment bénéficier à votre plan d'urgence. Dites-leur ce que vous espérez faire et voyez si vous pouvez les impliquer. Vous pourriez être en mesure de partager les coûts de certaines dépenses liées à la planification d'urgence ou de faire des arrangements de gré à gré pour s'entraider en cas de catastrophe.

9) Consultez les programmes et ressources locaux.

Votre ville ou votre municipalité peut avoir mis en place des plans d'urgence ou des plans d'intervention en cas de catastrophe ou fournir des ressources qui vous aideront à mettre en place votre propre plan. Par exemple, la ville d'Ottawa offre de l'information sur la préparation aux situations d'urgence pour les entreprises d'Ottawa sur son site Web et offre des ateliers de formation sur le sujet. Voyez ce qui est disponible dans votre ville avant de commencer à écrire votre propre plan de désastre de l'entreprise.

10) Mettez tout ensemble.

Pendant que vous travaillez sur votre plan d'urgence, rassemblez toutes les pièces sous forme imprimée. (Les copies numériques sont bien mais pas très utiles si l'alimentation est coupée et / ou les appareils numériques ne peuvent pas être utilisés.) Un classeur à trois anneaux fonctionne bien. Inclure le plan d'évacuation de votre entreprise, plan de communication, informations sur les trousses d'urgence et les polices d'assurance, les mesures de protection des données et les éléments essentiels opérationnels, ainsi que les détails de toutes les dispositions que vous avez prises.

11) Gardez le plan d'urgence de votre entreprise à portée de main.

Enfin et surtout, vous voulez vous assurer de garder votre plan de catastrophe dans un endroit facilement accessible et vous assurer que tous ceux qui ont besoin de savoir où il se trouve connaissent son emplacement. Vous devez également affecter une personne et une seconde pour saisir le plan d'urgence de l'entreprise à la sortie si le désastre de l'entreprise nécessite de quitter les lieux.

12) Utiliser le site Web de votre entreprise et les médias sociaux

Votre site Web d'entreprise et vos plateformes de médias sociaux comme Facebook, LinkedIn et Twitter sont d'excellents moyens de communiquer avec vos clients et partenaires commerciaux en cas d'urgence. Ne laissez pas vos clients se demander si vous êtes ouvert ou non en cas de catastrophe - un message rapide sur Facebook peut les tenir à jour.

La planification des mesures d'urgence pour les entreprises porte ses fruits

Il est facile de mettre de côté la planification des mesures d'urgence. Il y a toujours des "crises" immédiates qui demandent notre attention. Mais quelle est leur importance par rapport à un événement qui ferme votre entreprise pendant des heures, des jours ou des semaines? Prendre le temps de préparer un plan d'urgence de l'entreprise aura un énorme bénéfice si une catastrophe se produit.