Comment trouver le lieu idéal

Choisir le meilleur espace ou lieu de compétition est essentiel au succès général de votre événement. Alors que la planification des sites prend du temps, elle ne doit pas être accablante. Pour beaucoup, les planificateurs d'événements professionnels et amateurs, il peut effectivement être un défi amusant.

En supposant que vous ayez déjà identifié le type d'événement que vous planifiez et son objectif, de nombreux autres facteurs doivent être pris en compte lorsque vous commencez le processus de sélection du lieu lui-même.

Cette feuille de route vous guidera à travers les différentes étapes du choix de l'espace événementiel idéal.

Identifiez votre public cible et connaissez votre liste d'invités

Lors de la planification d'un événement, l'un des éléments d'information les plus importants à connaître est de savoir qui seront vos invités et combien vous prévoyez y assister. Alors que le type d'événement va certainement informer le choix du site, l'un des plus grands facteurs limitants pour un espace événementiel est sa capacité. Assurez-vous que vous connaissez au moins une estimation précise (il peut s'agir d'une fourchette) du nombre d'invités car cela limitera immédiatement vos options de lieu. Vous devriez également considérer votre public. Assurez-vous que le lieu reflète non seulement l'événement lui-même mais aussi les goûts et les attentes des invités.

Identifier les dates d'événement

Vérifiez votre calendrier car le timing influencera de nombreuses décisions, y compris votre lieu de prédilection. Après votre liste d'invités, la date de votre événement sera le prochain facteur limitant.

Selon le type d'événement que vous planifiez, vous devrez peut-être être flexible avec la date de votre événement pour obtenir le lieu que vous souhaitez ou vous devrez être flexible avec votre choix de lieu afin d'obtenir la date tu veux. Vous devriez commencer à planifier votre site sachant où vous ou le client êtes flexible.

Voici quelques questions à prendre en compte:

• Quand vos invités sont-ils le plus susceptibles d'assister en fonction de leurs horaires?
• Quels lieux disposent d'espaces appropriés et disponibles pour ces périodes?
• Quel est le meilleur moment pour votre équipe de gestion pour organiser l'événement?

Calculez votre budget

Avec un budget à durée indéterminée, n'importe qui peut planifier un grand événement et disposer d'un choix infini de choix de lieux. Mais plus que probablement, vos ressources financières sont limitées et vous devez être conscient dès le début de vos limites financières - même si votre budget de l'événement est une estimation approximative ou une fourchette. Un planificateur d'événements peut toujours planifier un grand événement dans un budget raisonnable.

• Les sites sont-ils dans les limites de vos paramètres budgétaires pour les frais d'espace, de technique et de restauration?
• Avez-vous négocié un tarif favorable pour les services et démontré la valeur de votre rôle?
• Avez-vous laissé une marge de manœuvre dans votre budget au cas où les dépenses liées aux éléments de campagne dépasseraient le plan?

Étendre les différents emplacements

Une fois que les numéros de liste des invités et les dates d'événements possibles sont restreints, il est important d'identifier les emplacements où l'événement pourrait être tenu. Les hôtels et les centres d'événements ou de conférences sont parmi les espaces d'événements les plus populaires pour les événements d'entreprise et les réceptions de mariage, mais ils ne sont pas les seules options.

C'est le moment d'être créatif dans votre façon de penser. Considérez ce qui suit:

• En fonction du thème de votre réunion, quels sont les trois meilleurs endroits qui vous viennent à l'esprit?
• Où vos invités préfèrent-ils assister à cette réunion?
• Qu'est-ce qui sera le plus pratique pour vos invités?
• À part un hôtel, quels endroits inattendus pourraient augmenter le taux de RSVP?

Trouver le bon type d'espace d'événement

Le lieu que vous choisissez doit avoir un espace approprié pour le type d'événement que vous planifiez. Votre événement nécessitera-t-il une piste de danse? Aurez-vous besoin d'un système de sonorisation? Qu'en est-il du podium d'un orateur ou d'un écran de projection? De quel type de configuration de table avez-vous besoin? En plus de considérer ce genre de questions, voici quelques-unes des questions les plus importantes à vous poser:

• Le lieu de l'événement répond-il aux critères spéciaux de votre programme ou événement?
• Le lieu peut-il accueillir vos besoins de production, de divertissement, d'audio-visuel, de son et autres besoins techniques?
• L'état de l'établissement reflète-t-il les normes élevées de votre organisation?

Envisager les services et les restrictions des sites

En plus de trouver le bon type d'espace événementiel, vous voudrez examiner les types d'autres services offerts par le site et décider de leur valeur pour votre événement. Certains sites auront également une liste de fournisseurs préférés à partir de laquelle vous devez travailler pour trouver des fournisseurs ou des fournisseurs pour d'autres services. D'autres sites ont des restrictions sur le décor ou d'autres aspects de l'événement lui-même. Voici quelques questions à poser:

• Est-ce que ce lieu offre de bonnes options de stationnement ou un service de voiturier?
• Est-ce que ce lieu offre une sécurité?
• Est-ce que ce lieu offre des services supplémentaires comme la restauration, les arrangements floraux, la location de linge et de table, etc.?
• Est-ce que ce lieu a une équipe d'installation et de nettoyage?
• Ce lieu limite-t-il les autres fournisseurs avec lesquels vous travaillez?
• Est-ce que ce lieu a des minimums de nourriture et de boisson?

Envisager la réputation des sites

La réputation d'un site est essentielle. C'est souvent la différence entre tenir un bon événement et produire un grand événement. La façon dont un site gère ses installations, son personnel et ses clients restera toujours dans les mémoires. Pour avoir une idée de la valeur de la réputation d'un lieu, posez-vous les questions suivantes:

• Quel est le mandat du responsable de la conférence, du responsable de la restauration ou du chef exécutif?
• La direction vous traitera-t-elle comme un client VIP ou comme l'un des multiples programmes?
• Quelle flexibilité le site est-il prêt à vous offrir?
• Ont-ils des témoignages ou des critiques disponibles?
• Le lieu offre-t-il des photographies d'événements similaires aux vôtres?

Planification d'une visite de site

À moins que la logistique et le temps ne l'empêchent absolument, chaque planificateur d'événements doit effectuer une inspection du site avant de passer un contrat.Les photos peuvent être extrêmement utiles, mais de nombreux aspects ne peuvent être évalués qu'en personne. Demandez une visite du lieu, y compris du parking à l'entrée et l'espace de l'événement aux salles de bains. Vous serez heureux de l'avoir fait!

Incorporer les préférences du client

En fin de compte, les planificateurs d'événements doivent présenter leurs recommandations de site à leur client (qu'il s'agisse d'un client interne comme les dirigeants ou la direction ou un client externe) et obtenir les approbations. La seule question à vous poser au sujet du client lors de la phase de planification du site est: le client va-t-il approuver mes recommandations? Afin d'être en mesure de répondre à cette question avec une certaine confiance, vous devez vous assurer de comprendre les attentes et les préférences du client dès le début.