Vidéo: Gestion d'événements et de congrès 2025
Les organisateurs d'événements spéciaux, en particulier ceux qui œuvrent dans le secteur sans but lucratif, savent que l'organisation d'un événement de collecte de fonds en plein air est une excellente idée. Ces types d'événements, comme d'autres idées de collecte de fonds communautaires, exigent que la planification de l'événement de l'année prochaine commence immédiatement après la fin de l'événement de collecte de fonds de cette année. Il est important de débriefer l'événement et de discuter de ce qui s'est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré pendant que l'événement est encore frais dans l'esprit de l'équipe.
En discutant des réussites et des améliorations, on s'assurera que ces caractéristiques pourront être incluses ou améliorées pour l'événement de l'année prochaine. Une telle planification proactive ajoute également de la valeur pour les sponsors. Et, inévitablement, toutes les marches communautaires réussies espèrent grandir et se développer d'année en année.
Mais il est important de rester concentré sur l'objectif principal de la tenue de tels événements: la collecte de fonds. Donc, pour les planificateurs d'événements qui ont déjà organisé une marche communautaire, l'un des moments les plus importants de la planification se passe réellement après la fin de la marche. Afin d'en apprendre davantage sur les nombreux aspects de la planification et de l'exécution d'une marche de collecte de fonds communautaire, nous allons avoir un regard en arrière sur l'événement de la fête des mères organisé par Y-ME Breast Cancer Organisation de Chicago.
La collecte de fonds pour le cancer du sein Y-ME a été fondée par deux survivants du cancer du sein en 1979. Cette organisation à but non lucratif était surtout connue pour son cancer du sein national multilingue. Programme Hotline pour les patients atteints de cancer du sein.
Le programme a acquis une renommée en tant que seule ligne téléphonique sans frais accessible 24 h sur 24, entièrement réservée aux survivantes du cancer du sein qui sont des conseillères chevronnées. Mais l'organisation a également organisé une marche annuelle de collecte de fonds à l'occasion de la fête des mères, qui a soutenu leurs programmes et services. En 2007, Y-ME a recueilli plus de 7 millions de dollars auprès de près de 43 000 marcheurs de 12 villes.
Une grande partie du succès de Y-ME en matière de collecte de fonds peut être attribuée à une approche organisée de la planification et à la surveillance des objectifs les plus importants en premier. Liz Klug, ancienne directrice des événements spéciaux de l'organisation, a déclaré après son année record en 2007: «Nous avons un plan pour différents moments au cours du processus de planification. Ainsi, nous prendrons des mesures pour promouvoir ces points les plus critiques à temps pour nous assurer que nous réussissons. Par exemple, dans une ville où nous organisons peut-être un événement pour la première fois, nous devons veiller à ce que nous ayons un endroit et un endroit idéal où les gens voudront revenir. Au bout du chemin, nous pouvons nous concentrer sur les cafés que nous déposerons des brochures."Jetons un coup d'œil à la façon dont Klug et l'équipe de planification d'événements Y-ME ont organisé un événement aussi réussi.
Planification Étape 1: Analyser les chiffres
L'organisation d'une marche communautaire ou d'un événement similaire nécessite de réunir plusieurs objectifs différents, mais l'association ou la charité qui organise l'événement le fait pour amasser des fonds pour leur cause.
Par conséquent, la première étape de la planification de l'événement suivant se produit lorsque l'événement en cours se termine et la majeure partie de ce travail entoure les «chiffres».
«Nous avons examiné de près les chiffres» "Nous avons comparé nos résultats de cette année à ceux de l'année précédente. Nous avons examiné l'expérience des participants. Nous avons évalué nos catégories de parrainage. Nous avons répondu à tous les e-mails immédiats concernant les événements. Les planificateurs d'événements prendront également des mesures immédiates pour assurer que tous les participants à l'événement de cette année continuera l'année prochaine.
Klug a également exploré les détails. Dans ses évaluations, elle a tout vu du nombre de bénévoles qui ont participé au volume de t-shirts distribués. Elle demandait alors si elle avait besoin de plus ou moins pour l'année suivante.
Calendrier de planification
Pour ceux qui organisent une marche de collecte de fonds communautaire, il est important de savoir quelles étapes doivent être traitées à divers moments.
La plupart des organismes sans but lucratif n'ont pas le luxe d'avoir un grand nombre d'employés et de membres de comités bénévoles pour assurer le succès de l'événement. Mais les planificateurs reconnaissent qu'ils doivent s'assurer de travailler en étroite collaboration avec le bureau du maire et le service des travaux publics de la ville pour que l'événement soit inscrit au calendrier public.
Klug suggère que la première étape après avoir analysé les chiffres de l'année dernière soit de se concentrer sur le recrutement d'entreprises. Si l'événement n'est pas un nouveau programme, il est important d'obtenir le soutien de l'entreprise pour l'événement de l'année prochaine immédiatement après la fin de l'événement de cette année. «Nous nous sommes concentrés sur le renouvellement des commandites lorsque nous avons présenté le rapport de synthèse de l'événement», explique M. Klug. Elle offre également les points suivants aux planificateurs intéressés à organiser une marche communautaire comme événement de collecte de fonds:
Identifier les commanditaires
- Développer les programmes de l'équipe de marche
- Déterminer les activités de l'événement
- Commencer le recrutement à pied
- Organisez l'événement
- Tenez un événement de remerciement
- Evaluez et commencez l'événement suivant
- Y-ME embaucherait également une société de logistique externe pour gérer bon nombre de ses besoins logistiques. Mais l'un des plus utiles a été la mise en place d'un système d'inscription en ligne.
- Succès du système d'inscription en ligne
Y-ME a vite compris l'importance de l'utilisation du Web pour l'inscription en ligne et a depuis vivement préconisé l'utilisation de la technologie pour l'inscription en ligne et la collecte de fonds.
Ils ont investi dans un système de gestion des relations constituantes en ligne pour devenir leur site Web de course 2003. Ce type de système sert de site Web personnel permettant aux bénévoles de faire des appels personnalisés pour des dons et d'autres formes de participation. Il capture l'information dans une base de données unique et sert d'outil aux capitaines d'équipe qui marchent pour encourager leurs membres.Les résultats étaient excellents.
Les participants en ligne sont passés de 4 000 à 11 594. Les dons en ligne sont passés de 5 000 à 19 650. L'équipe Y-ME a estimé qu'elle a contribué à atteindre 2 dollars. Objectif de 35 millions de dollars et, en prime, la technologie a permis de réduire les coûts administratifs d'environ 20 dollars. 000.
Un tel système peut également servir d'outil de communication important qui permet à une organisation de suivre et de continuer à impliquer des mandants au-delà du jour de la course lui-même.
Chronologie du jour de la course
Les randonnées communautaires sont le plus souvent prévues le matin. En fonction de la complexité de la signalisation et de l'emplacement, la configuration de l'événement peut généralement débuter une semaine avant l'événement, la plupart des activités se déroulant deux jours avant la marche.
Lorsque Y-ME planifiait son événement annuel de collecte de fonds, l'équipe essayait généralement de limiter la zone où se déroulait la marche de façon à ne pas avoir besoin de beaucoup de temps pour exécuter certaines tâches d'exploitation comme la fermeture. dans les rues. Leur marche était généralement non compétitive, ce qui les aide également à ne pas avoir à tenir compte des exigences requises pour un environnement de course plus compétitif.
Le programme du jour de la course se déroulait comme suit:
Arrivée de l'équipe de planification de l'événement (2 heures 5 avant la marche)
Enregistrement des bénévoles (2 heures avant la marche)
- In and Setup (2 heures avant la marche)
- L'inscription commence (1. 5 heures avant la marche)
- Configuration de départ (30 minutes avant la marche)
- Cérémonies d'ouverture (10 minutes avant la marche) < Début de la course
- Début de la scène principale (1 heure après le début de la marche)
- Remarques officielles sur la scène principale (après la fin de la marche: 1 heure et 5 heures)
- Fin officielle du programme (3 heures après le début)
- La répartition des événements commence (après la fin officielle de l'événement)
- Conseils pour la planification d'une marche ou d'une course
- Pour les organisations intéressées à organiser une marche ou une course communautaire, Klug propose plusieurs suggestions qui aideront à un événement réussi.
- Commencez avec des pistes chaudes, y compris des bénévoles bien branchés, des sponsors ou une grande équipe. Définir des résultats mesurables.
Évaluer les événements des concurrents dans votre ville / emplacement pour identifier leurs meilleures pratiques et les domaines à améliorer.
Travaillez avec le bureau du maire de la ville et les districts du parc pour discuter des permis requis et de la logistique de votre événement: heure, lieu, nombre de participants. Assurez-vous que vous êtes prêt pour ces réunions.
- Comprenez votre budget et assurez-vous de maintenir vos dépenses d'exploitation à 25-30% pour un nouvel événement. Certains organismes de bienfaisance s'efforceront de 15-20% des dépenses totales.
- Protégez les sponsors pour qu'ils absorbent 100% des frais d'exploitation de votre événement.
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