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Les collectes de fonds sont un moyen fantastique de recueillir des fonds et de sensibiliser votre cause. Malheureusement, il y a quelques événements de collecte de fonds qui perdent de l'argent ou couvrent à peine leurs coûts.
Cependant, ne vous inquiétez pas - nous avons rassemblé les huit erreurs les plus importantes que les organismes sans but lucratif commettent, les erreurs qui entraînent des pertes plutôt que des gains.
8 erreurs lors de la planification d'activités de financement
Nous couvrirons ces huit erreurs et vous donnerons des conseils pratiques sur la façon de combattre chaque erreur.
- Attente trop longue pour commencer à planifier l'événement.
- Ne pas choisir un thème pour la collecte de fonds.
- Produits de marque antérieurs lors de votre événement.
- Fumer avec la demande de parrainage.
- Choisir de ne pas segmenter votre base de données.
- Attendre les participants à l'événement de collecte de fonds.
- Omettre de demander un don des participants.
- Oubliant de remercier vos généreux donateurs.
Maintenant, passons aux choses sérieuses et trouvons des solutions pour chacun de ces échecs:
1. Attendre trop longtemps pour commencer à planifier l'événement.
La première erreur est une erreur de débutant. C'est facile à faire. Et facile à éviter. Soyons honnêtes. On est tous passé par là; nous avons tous surestimé nos capacités et sous-estimé les difficultés et les défis cachés d'un événement. Ainsi, nous avons attendu jusqu'à deux mois avant d'organiser un événement pour lancer quelque chose.
Attendre jusqu'à la dernière minute ne profite à personne, encore moins à votre organisation.
Comment ne décidez-vous du moment approprié pour commencer à planifier un événement?
Il commence par déterminer vos objectifs de collecte de fonds. Vous devez d'abord vous demander, "Qu'espérons-nous accomplir avec cet événement? "
La réponse vous fournira une portée pour votre événement de collecte de fonds. Si vous cherchez à amasser des milliers de dollars pour un projet en particulier, vous savez que vous devrez mettre beaucoup plus d'heures à le préparer.
Si, toutefois, vous n'avez pas d'objectif concret à l'esprit, vous pouvez en déterminer un avant de planifier votre événement.
En fin de compte, votre but est d'ancrer le reste de vos décisions.
Une fois que vous avez identifié un objectif et déterminé la portée de votre événement, vous pouvez commencer à rechercher la durée de chaque type d'événement (la planification d'enchères silencieuse, par exemple, peut prendre jusqu'à 9-12 mois!) .
Il n'y a malheureusement pas de règle absolue pour choisir le moment de commencer à planifier. Cependant, plus vous vous donnez de temps, plus vous aurez de temps pour respirer et réparer les nids de poule que vous rencontrerez en cours de route.
La solution simple: Accordez-vous au moins 6 à 12 mois pour planifier un événement de collecte de fonds donné.En cas de doute, il est préférable d'accorder plus de temps que vous ne le pensez.
2. Ne pas choisir un thème pour la collecte de fonds.
Au final, un thème est simplement une idée unificatrice. C'est ce qui rassemble tous vos efforts sous le même toit. La plupart des gens considèrent un thème comme quelque chose du genre "Under the Sea" ou "Las Vegas Casino Night". "En vérité, ce sont de grands thèmes. Cependant, ils ne sont pas les meilleures idées possibles pour votre objectif.
Si vous voulez recueillir des fonds auprès des donateurs, votre thème doit provenir d'un endroit honnête. Cela doit avoir un sens derrière.
Cela dit, un thème traditionnel peut être retravaillé pour répondre à ces critères. Disons, par exemple, que cette année est l'année où vous prévoyez une croissance significative. Vous voulez communiquer ceci aux participants de votre événement. Mais comment? Avec un thème amusant, bien sûr!
Imaginez ceci: un espace de dîner de collecte de fonds qui ressemble à une véritable jungle, remplie d'arbres et de la faune, et le meilleur de tous, les possibilités. Tu l'as deviné! Le thème est "Grow With Us. "
Les meilleurs thèmes sont ceux qui sont aussi excitants que stimulants.
Rappelez-vous que le thème que vous choisissez envoie un message subconscient à vos participants, alors choisissez judicieusement!
La solution simple: Peu importe le type de collecte de fonds que vous prévoyez, il ne fait jamais de mal de pimenter un thème amusant. Choisissez un thème attrayant et significatif et courez avec!
Il existe des dizaines d'idées d'événements et de thèmes à prendre en compte.
3. Produits de marque antérieurs à votre événement.
Il peut être facile de rejeter des produits dans le cadre de votre événement de collecte de fonds. Ils semblent être un coût supplémentaire sans beaucoup d'avantages supplémentaires.
Cependant, la vérité est: le retour sur investissement (ROI) des produits de collecte de fonds est astronomique.
Si vous y réfléchissez, le fait d'avoir un produit de marque que vos participants à l'événement peuvent porter ou boire au cours des prochaines années est pratiquement inestimable. C'est de la publicité par vos donateurs!
De plus, les participants à votre événement peuvent porter une chemise ou une boisson avec une bouteille d'eau avec le nom de votre organisation bien en évidence (plus les noms de vos sponsors) pour les années à venir. S'ils utilisent ce produit pendant cinq ans, cela représente d'innombrables possibilités de publicité.
Des centaines d'amis, de membres de la famille et de connaissances peuvent lire le message sur cette chemise ou cette bouteille d'eau et demander: «De quoi parle cette organisation? "Avec un peu de chance, cela va piquer leurs intérêts, et ces amis et les membres de la famille vont chercher à s'impliquer dans votre but non lucratif.
La collecte de fonds pour les produits est une situation gagnant-gagnant.
Vous pensez peut-être: "Qu'en est-il du surstock? Que faisons-nous de tous les extras que nous avons commandés? "Après tout, un t-shirt doit être commandé en plusieurs tailles.
Cependant, le crowdfunding de vos produits résout le surstock (et les problèmes de dimensionnement). Dans le cas des T-shirts, chaque participant peut choisir sa taille, son style et sa couleur à l'avance. De cette façon, vous n'avez jamais de figurants, et tout le monde obtient exactement ce qu'il veut.
Grâce à une plateforme de crowdfunding, chaque participant peut choisir l'article promotionnel qu'il souhaite, passer une commande, et ce produit lui sera expédié directement.
La solution simple: Si ce n'est déjà fait, assurez-vous d'inclure les produits de marque dans votre stratégie événementielle. La collecte de fonds pour les produits ne se limite pas à de simples T-shirts. Il existe des dizaines d'idées de produits à choisir.
4. Fumbling avec la demande de parrainage.
Ce n'est pas un secret: derrière la plupart des événements de collecte de fonds importants, il y a au moins un grand sponsor. Le problème que rencontrent de nombreux organismes sans but lucratif est la mise en place de cette demande initiale. Il est embarrassant de demander à une entreprise de parrainer un événement, tout comme il est embarrassant de demander de l'argent à quelqu'un. Cela ne vient pas naturellement. Cependant, vous
devez penser ainsi: les parrainages ne sont pas de l'argent pour rien; ils sont un accord de partenariat. Vous avez quelque chose que chaque entreprise soucieuse du marché veut. Vous avez une bonne cause. Des études de marché ont montré que plus de 70% des gens changeraient de marque pour une entreprise qui soutient une bonne cause. En outre, une écrasante majorité de personnes recommanderait fortement tout produit ou compagnie qui se relie à un but non lucratif réputé.
Simplicité et simplicité, car le marketing fait des choses incroyables pour n'importe quelle entreprise.
Alors, pourquoi est-ce si difficile de faire la demande?
Cela se résume à un manque de recherche. Pour faire la meilleure demande, vous devez savoir de quoi vous parlez, à qui vous parlez, et ce que vous avez exactement à offrir. La première étape consiste à définir les connexions que vous pouvez avoir dans l'entreprise. Avoir quelqu'un à l'intérieur devrait aider à clarifier les objectifs de l'entreprise.
Si vous n'avez pas de connexion interne, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez toujours tendre la main à quelqu'un et entamer une conversation informelle. Une interview informative, si vous voulez.
Le prochain objectif est de connaître les objectifs marketing de vos sponsors potentiels. Que veulent-ils d'un organisme à but non lucratif comme le vôtre? Est-ce l'exposition à votre public? Alternativement, est-ce plus sur l'affiliation à une bonne cause?
Une fois que vous savez tout cela, vous pouvez déterminer ce que vous avez à échanger pour leur parrainage.
Avoir toutes ces informations à portée de main empêche de tâtonner la demande.
De plus, en fin de compte, un commanditaire potentiel bénéficiera tout autant du partenariat que votre organisation.
La solution simple:
Effectuez d'amples recherches à l'avance pour vous assurer que vous savez précisément ce que vous demandez à vos sponsors potentiels - et que leur offrir en retour. 5. Choisir de ne pas segmenter votre base de données.
Lorsque vous créez votre liste d'invités (et que vous la cochez deux fois), vous vous demandez peut-être: «Qui est le plus susceptible de donner un cadeau significatif après cet événement? "C'est une excellente question!
Toutefois, si vous vous arrêtez à réfléchir, il se peut que vous manquiez de bonnes occasions de répondre à votre question. Le bon plan d'action est d'en savoir plus sur vos partisans, puis de segmenter votre base de données en conséquence.
Vous pouvez réaliser la première étape en menant des recherches sur les perspectives.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour dépister et évaluer vos donneurs. Vous pouvez bricoler et essayer de glaner des informations sur Internet.
Ou vous pouvez embaucher un chercheur de perspective ou un consultant. Vous pouvez également envoyer votre liste de donateurs à une société de dépistage de la recherche prospective.
Dans tous les cas, laissez les informations que vous avez collectées lors de vos recherches informer vos décisions de segmentation. Disons, par exemple, que vous menez une recherche prospective et constatez que vous avez quelques donateurs qui seraient d'excellents candidats pour des dons importants.
Vous voudrez
segmenter votre base de données pour souligner que ces donateurs pourraient être des contributeurs importants à votre but non lucratif. Avoir cette connaissance peut également informer la façon dont vous organisez les tableaux de sièges de votre événement de collecte de fonds.
De plus, cela pourrait influencer la façon dont vous communiquez avec les participants individuels. Certains participants peuvent finir par exiger une touche plus personnelle (un appel téléphonique plutôt qu'un courriel) pour les inviter à votre événement.
Sans cette recherche et en séparant vos donneurs en catégories significatives, vous avez peut-être dépensé trop d'énergie pour les participants qui étaient peu susceptibles de donner. Pire encore, vous avez peut-être ignoré des supporters cruciaux! Heureusement, maintenant vous savez l'importance de faire un peu de creuser à l'avance.
La solution simple:
Mener des recherches sur les perspectives de vos participants à l'événement et segmenter votre base de données avant l'événement, afin que vous ne manquiez jamais l'occasion de gérer un donateur potentiel. 6. Faire attendre les participants à l'événement de collecte de fonds.
C'est encore une autre erreur de recrue que, malheureusement, de nombreux organismes sans but lucratif font quand ils mettent en place un événement de collecte de fonds.
Comme on dit: «Vous perdez mille dollars toutes les minutes après 21 heures. "C'est, envoyez vos invités à la maison plus tôt plutôt que plus tard.
Les participants à l'événement de collecte de fonds ne veulent pas être tenus captifs pour toujours. Ils ont des vies et des enfants et des emplois, et ils ne veulent pas passer six heures à votre événement, peu importe comment c'est merveilleux.
En vérité, vos supporters aiment votre organisation. Ils ne se présenteraient pas à votre collecte de fonds ou ne trouveraient pas d'autres façons de faire un don à votre cause.
Cependant, cela
ne signifie pas que vous pouvez retenir leur attention pour toujours. Bien sûr, il y a des tonnes de façons de pimenter votre prochain événement de collecte de fonds, mais même le «principal événement» le plus passionnant ne peut pas justifier une collecte de fonds qui dure plusieurs heures de plus que prévu.
En cas de doute, il ne fait jamais de mal de couper un bon événement un peu court.
Vous voudrez peut-être continuer à faire du bon temps, mais prenez une page du livre des Beatles et quittez-la pendant que vous êtes en avance.
La solution simple:
Gardez vos événements de collecte de fonds à court, doux, et à point. Vous voulez toujours laisser vos invités en vouloir plus! 7. Ne pas demander un don des participants.
Cela pourrait être une évidence, et vous demandez peut-être pourquoi c'est même sur cette liste. Cependant, pour vous dire la vérité, la plupart des organismes sans but lucratif ne sortent jamais et disent ce qu'ils veulent.Ils ne
demandent jamais vraiment des dons, même s'ils pensent qu'ils l'ont fait. De nombreux organismes sans but lucratif hausseront les épaules et diront: «J'ai demandé de l'aide! "En toute honnêteté, ce n'est pas assez. Si vous ne demandez jamais à vos supporters de faire des dons, si vous n'êtes jamais précis sur vos besoins, comment pouvez-vous vous attendre à ce qu'ils vous parviennent?
La meilleure façon de remédier à cette divergence est de se plonger dans ces détails lors de votre événement de collecte de fonds.
Informez tous vos participants de vos nobles objectifs et aspirations. Laissez-les participer à la planification de vos prochaines initiatives.
Ils sont probablement curieux des projets que vous envisagez d'aborder. De plus, ils veulent savoir comment ils peuvent aider - comment ils peuvent entrer au rez-de-chaussée du bon travail que vous poursuivez.
Alors demandez-leur!
Demandez l'aide des donateurs. Dites-leur que leurs dons sont importants et que chaque dollar compte pour réaliser les rêves de votre organisme sans but lucratif.
Il peut sembler anormal au départ de demander de l'argent, mais vos donateurs préféreraient connaître la vérité plutôt que de continuer, sans savoir comment ils pourraient vraiment aider votre cause.
La solution simple:
Faites des demandes directes à vos participants à l'événement. Vous pourriez être surpris de voir à quel point leurs réponses sont positives. 8. Oubliant de remercier vos généreux donateurs.
L'une des plus grandes erreurs de nombreux collecteurs de fonds est de ne pas remercier les participants à l'événement et les donateurs. Ou s'ils le font, ils peuvent ne pas remercier leurs donateurs de la bonne façon.
Par exemple, si un donateur donne 10 $ après un événement de collecte de fonds, il est parfaitement acceptable de lui envoyer un courriel de remerciement.
Cependant, si un donateur majeur donne à votre organisme sans but lucratif 5 000 $, vous pouvez parier qu'un courriel ne suffit pas. Une lettre de remerciement bien conçue est en ordre. De plus, un appel téléphonique officiel pour reconnaître leur généreuse contribution peut être en règle.
Le point est le suivant:
Pour offrir la meilleure expérience d'intendance possible, il est important de considérer chacun de vos donateurs comme des individus. Il est également important de reconnaître que la reconnaissance de vos donateurs est ce qui les incite à revenir vers votre organisation. Une bonne intendance est la clé d'un taux élevé de rétention des donneurs.
En fait, les donateurs citent souvent un manque de communication et / ou de gratitude comme raison de quitter un but non lucratif. Non seulement ce que vous dites est important, mais il importe aussi
quand vous le dites. La meilleure pratique pour remercier les participants à votre événement est d'envoyer vos remerciements dans les 48 heures suivant la collecte de fonds. En pratique, cela signifie que vous devriez d'abord envoyer des remerciements généraux par e-mail, puis passer à des moyens plus personnalisés tels que les appels téléphoniques et les lettres de remerciements postées.
La solution simple:
Assurez-vous de remercier vos donateurs tôt, souvent et d'une manière adaptée à leur engagement dans votre organisation. Bien qu'il puisse y avoir quelques bévues qu'un organisme sans but lucratif pourrait facilement faire avec un événement de collecte de fonds, il y a aussi autant de solutions rapides. Utilisez ces solutions et vous pouvez organiser un événement de collecte de fonds en sachant que vous récolterez plus d'argent que vous n'en dépensez.
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