8 éTapes pour traiter un problème d'entretien des locataires

Les problèmes de maintenance sont un problème pour tout propriétaire. Pour un propriétaire locatif, ces problèmes d'entretien augmentent avec le nombre de locataires que vous avez et le nombre de propriétés que vous possédez. Même si les propriétaires ont l'habitude d'entendre des plaintes à propos de tous les problèmes d'entretien, qu'il s'agisse de robinets qui fuient ou de toilettes qui débordent, ces plaintes peuvent encore être difficiles à régler.

Voici huit étapes pour vous aider à gérer le problème inévitable de la maintenance des locataires:

1. Élaborer un plan pour les problèmes de maintenance

Vous devez d'abord élaborer votre plan de base pour traiter les demandes de maintenance. Décidez comment les demandes seront soumises et qui répondra à la demande. * Si vous avez décidé d'embaucher une société de gestion immobilière pour répondre à ces demandes, votre travail consistera à surveiller la société de gestion pour s'assurer qu'elle traite toutes les demandes rapidement et avec compétence.

2. Recevoir la demande du locataire

Si vous n'avez pas externalisé les problèmes de maintenance à un gestionnaire de biens immobiliers, l'étape suivante consiste à recevoir la demande du locataire en fonction de la méthode que vous préférez. Cela peut être par téléphone, courriel, texte ou même un avis écrit si vous préférez. Ces demandes doivent être adressées pendant les heures d'ouverture normales, sauf en cas d'urgence.

3. Déterminer la gravité du problème de maintenance

Dressez une liste des problèmes courants et associez-leur un niveau d'urgence: Élevé, Modéré ou Faible.

• Haute Urgence - Les réclamations doivent être corrigées ou au moins regardées le même jour ou la même heure si nécessaire.
• Urgence modérée - Les plaintes doivent être réglées dans les 48 heures.
• Faible Urgence - Les réclamations doivent être corrigées dans un délai d'une semaine.

Exemples de demandes urgentes: Immédiatement

• Problèmes de structure
• Manque de chaleur en hiver
• Manque d'eau chaude
• (La plupart) Fuites dans la propriété
• Toilettes bouchées
• Odeur de Gaz
• Lumières ne fonctionnant pas dans les espaces communs et les couloirs
• Problèmes de sécurité tels que les portes ou les fenêtres qui ne se verrouillent pas correctement / Écluses manquantes
• Passerelles, escaliers et allées devant être pelleté et salés immédiatement après une tempête de neige > Exemples de demandes d'urgence modérées: d'une manière opportune

Les appareils ne fonctionnent pas - S'il vous incombe de les fournir à vos locataires.

• Douche ou évier obstrué ou lent Vidange
• L'éclairage intérieur s'arrête de fonctionner - Pas seulement l'ampoule qui brûle. Le luminaire ne fonctionne pas.
• La climatisation ne fonctionne pas en été
• Grand trou dans la paroi
• Exemples de demandes d'urgence basses: le temps n'est pas l'essence

Tuile fissurée

• Coulis jusqu'à
• Plancher endommagé Ne crée pas de risque de marche- Déchirure dans le tapis / la tache dans le tapis / plancher de bois dur nécessitant une réparation / sellerie
• Toilette courante
• Petite fuite ou égouttement dans le robinet
• Portes d'armoire sur charnières
• Intérieur Les charnières / la porte ne se ferment pas correctement
• Un tirage
• Trou minime dans le mur
• Moulure ou garniture nécessitant une réparation
• Réparations dont vous n'êtes pas responsable:

Remplacement des piles du détecteur de fumée du locataire

• Retrait des déchets de l'unité du locataire
• Dommages causés par le locataire ou les invités du locataire - Vous pouvez réparer ces dommages, mais vous pouvez facturer au locataire des frais raisonnables, tels que le coût des matériaux ou le coût. d'embaucher un entrepreneur pour le faire.
• 4. Déterminer le niveau de compétence nécessaire pour la maintenance Problème

Vous devez maintenant déterminer le niveau de compétence nécessaire pour effectuer la réparation. Est-ce quelque chose que vous vous sentez à l'aise ou avez-vous besoin d'embaucher un professionnel? Si nécessaire, appelez la personne appropriée pour déterminer leur disponibilité.

5. Rassemblez les matériaux

Si vous effectuez la réparation vous-même, rassemblez les matériaux appropriés pour effectuer la réparation.

6. Avertir le locataire

Si la réparation est

à l'intérieur de l'unité du locataire , appelez le locataire pour déterminer quand vous serez autorisé à effectuer la réparation à l'intérieur de l'unité. Demandez si le locataire veut être là pour la réparation ou s'il se sent à l'aise de vous permettre d'entrer dans l'unité quand il n'est pas présent. Si la réparation est

dans une zone commune du bâtiment , vous pouvez utiliser votre jugement en fonction de l'urgence de la réparation pour savoir quand vous allez la réparer. Si la réparation nécessite l'arrêt de l'eau, du gaz, de l'électricité ou similaire, vous devez aviser tous les locataires dans le bâtiment avant de le faire.

7. Terminez la réparation.

8. Obtenir la signature du locataire en cas de problème de maintenance

Si vous avez externalisé le travail:

Assurez-vous que le réparateur fournit une description détaillée du travail effectué, du temps nécessaire et des pièces nécessaires. Assurez-vous que le réparateur signe et date cette déclaration. Le locataire doit également signer cette déclaration, confirmant que le travail a bel et bien été effectué et que cela a été fait dans le délai imparti. Si vous avez terminé le travail vous-même:

Demandez au locataire qui a fait la demande de signer la demande d'entretien en indiquant que la réparation a été effectuée et a été effectuée à sa satisfaction. Assurez-vous qu'ils incluent également la date et l'heure.