Comment tirer le meilleur parti de vos réunions individuelles

Si vous êtes un gestionnaire, vous savez probablement déjà que vous êtes censé tenir des réunions individuelles avec chacun de vos employés. C'est tellement évident. Mais que diable êtes-vous censé faire dans ces réunions? Comment vous assurez-vous qu'ils sont productifs et valables, plutôt que de compter seulement une coche supplémentaire sur votre liste de gestion?

Voici sept façons de tirer le meilleur parti de vos rencontres individuelles avec les employés.

1. Progrès des objectifs

En plus des rencontres individuelles régulières, vous devriez avoir des objectifs de rendement annuels en place. La planification du développement de la performance ne se limite pas aux succès et aux échecs de l'année dernière. c'est de fixer des buts et des objectifs pour cette année. Vous vous référerez à ces objectifs tout au long de l'année.

Chaque fois que vous rencontrez vos employés, vous jetez un coup d'œil à ces objectifs et vous voyez comment ils progressent pour les atteindre. Vos employés sauront toujours ce que l'on attend d'eux et vous saurez toujours où ils se situent par rapport aux progrès nécessaires.

2. Changer les objectifs

Cela peut sembler le contraire du point précédent, mais les objectifs fixés en décembre n'ont pas toujours de sens en juillet. Les entreprises se réorganisent, les clients quittent votre organisation et de nouveaux clients s'y inscrivent. Les employés démissionnent et les remplaçants sont embauchés. Les projets sont tués et de nouveaux projets sont ajoutés. En d'autres termes, n'hésitez pas à apporter des modifications aux plans d'origine.

Lorsque vous vous asseyez avec les employés et que vous observez les objectifs et que l'un n'a aucun sens, jetez-le. Pas de culpabilité. Débarrassez-vous-en et ajoutez-en un nouveau, le cas échéant. Maintenant, si un objectif n'a plus de sens parce que votre employé a atteint l'objectif, alors félicitez-la et retirez-la de la liste.

3. Renseignez-vous sur le soutien nécessaire

Une réunion individuelle est le moment idéal pour demander à l'employée où elle a besoin d'aide.

Un projet compliqué peut nécessiter plus de main-d'œuvre. Elle travaille peut-être avec un collègue qui est un tyran et un abruti. Elle vient de découvrir qu'elle est enceinte et qu'elle aura besoin de temps pour ses rendez-vous chez le médecin. Mais, faites attention, ne posez pas de questions sur les besoins si vous les ignorez une fois qu'ils sont identifiés.

Ne considérez pas que votre employé est incapable de faire son travail. Tout le monde a besoin d'aide, et il vaut mieux créer un environnement ouvert et favorable plutôt que d'attendre qu'il y ait un désastre pendant lequel vous devez passer votre week-end à réparer.

4. Planification de carrière

Votre objectif est de faire le travail aujourd'hui, mais vos employés sont préoccupés par leur avenir. Bien que ce ne soit pas l'objet de toutes les réunions, la planification de carrière est un élément précieux des réunions régulières. C'est à votre avantage ainsi que le bénéfice de votre employé.

Vous voulez savoir où elle veut aller, et vous voudrez l'aider dans cette voie. Pourquoi? Parce que la meilleure chose que vous pouvez faire pour votre entreprise est de retenir les meilleurs employés. Cela comprend la croissance de carrière - très peu de gens veulent rester dans le même emploi pour toujours.

Parlez donc de ce que votre employé doit faire et apprenez à gagner une promotion ou à vous préparer à un transfert vers un autre type d'emploi.

5. Louant

Tout le monde veut entendre quand ils ont du succès. Alors que le meilleur moment pour faire l'éloge d'un employé est dans le moment, ("Hey, super présentation!" Ou "Je viens de voir que vous gérez parfaitement ce client odieux.") Les managers ne sont pas partout en même temps.

Assurez-vous de féliciter vos employés pour leurs réalisations. Gardez vos yeux et vos oreilles ouverts pour les rapports de bon travail. Si une autre personne dit: «Hey, Jane a fait un travail génial hier», écrivez-la et amenez-la avec elle lors de votre rencontre. (Ceci est également une excellente documentation pour vos ajustements de salaire basés sur la performance.)

6. Corriger

Avec les félicitations, des corrections doivent être apportées. Comme la louange, la plupart de ces commentaires sont plus efficaces lorsqu'ils sont donnés dans le moment, le cas échéant. Sauf si une situation est urgente et dangereuse, vous devez offrir des corrections en privé.

(Il est permis de crier à un employé d'acheter un extincteur pour éteindre un feu de caisse, mais ce n'est pas correct de crier devant l'employé devant les clients et autres employés parce que son tiroir-caisse était court.) > Les rencontres individuelles sont le moment de s'asseoir et d'offrir des corrections et des conseils.

Les corrections que vous offrez peuvent aller d'exigences pointilleuses («nous utilisons la norme d'entreprise Times New Roman pour les rapports, veuillez modifier vos rapports»), aux traits de personnalité qui causent des problèmes («J'ai remarqué que vous critiquiez Si vous avez des inquiétudes à propos d'un collègue, apportez-les-moi, je les manipulerai, votre travail consiste à faire X, Y et Z. Ne vous occupez pas du travail de Jane.)

Les critiques devraient toujours aider plutôt que de fournir une punition - du moins au début. Aucun gestionnaire ne devrait s'attendre à la perfection. Cependant, certaines actions peuvent nécessiter une punition. "Si un employé est chroniquement en retard, vous devrez peut-être créer un plan d'amélioration du rendement. Si un employé intimide d'autres employés, vous devrez peut-être écrire une note dans son dossier personnel et accompagner cette mesure disciplinaire avec un counseling intensif.

Les one-on-one réguliers vous permettent de rester dans ces situations afin que rien ne devienne incontrôlable. Par exemple, vous n'aurez jamais à prendre le contrôle d'un intimidateur en milieu de travail parce que vous aurez corrigé les problèmes dès le premier signe, et si les corrections ne fonctionnent pas, vous documentez de solides arguments en faveur de la cessation d'emploi.

7. Nouvelles affectations

Bien que vous n'ayez pas à attendre une réunion en tête-à-tête pour assigner une nouvelle tâche ou un nouvel objectif à un employé, c'est souvent le meilleur endroit pour discuter d'un nouveau projet. Cela vous donne le temps de présenter l'ensemble du projet et à votre employé de poser des questions afin que, lorsqu'elle quitte votre bureau, elle soit prête à partir.

Elle peut également faire part de préoccupations et d'idées susceptibles de rendre le projet plus fluide. Elle doit également comprendre le degré d'autorité et d'autonomie qu'elle peut exercer dans sa prise de décision. Enfin, l'employé doit créer avec vous un chemin critique qui spécifie les moments où vous aurez besoin de commentaires sur ses progrès lors de vos rencontres individuelles.

À quelle fréquence devriez-vous tenir une réunion en tête-à-tête?

Aucune réponse ne couvre toutes les éventualités. Cela dépend du nombre d'employés que vous avez, du type de travail que vous faites, du soutien dont vos employés ont besoin et de votre emploi du temps. Parfois, 15 minutes de temps en tête-à-tête, une fois par mois, suffisent pour garder le contrôle de tout.

Parfois, vous pouvez avoir besoin d'une heure par semaine pour accomplir les sept objectifs décrits ci-dessus. Si vous êtes nouveau lors des réunions individuelles, commencez toutes les deux semaines pendant une demi-heure et réglez-le vers le haut ou vers le bas au besoin. Vous n'avez pas besoin de prévoir la même durée pour chaque employé, bien que vous souhaitiez vous assurer que vous ne privilégiez pas un employé par rapport à un autre.

Lorsque vous prenez l'habitude de rendez-vous réguliers avec vos subordonnés directs, vous constatez que votre service fonctionne plus facilement. Vos employés sauront ce qu'ils doivent faire et vous saurez ce que vous devez faire pour les aider.

Et, si vous ne les détenez pas déjà, prévoyez un rendez-vous individuel avec votre patron périodiquement. Vous profiterez de ce temps de rencontre avec votre patron, tout comme vos employés profitent du temps passé en tête à tête avec vous.