5 Raisons Le suivi du temps est le bon choix

Vous souvenez-vous combien de fois vous et votre équipe vous êtes senti dépassés par la charge de travail? Combien cela vous a-t-il coûté de vous forcer à travailler malgré le manque d'énergie? Il est si facile de blâmer votre fatigue sur le stress et d'avoir tant de choses à faire dans la journée. Mais peut-être que la vérité est ailleurs?

Bien sûr, ces deux facteurs que je viens de mentionner contribuent à votre situation difficile (et à celle des membres de votre équipe aussi).

Au lieu de vous plaindre, trouvez la réponse à la résolution de ce problème en examinant vos compétences en gestion du temps. Posez-vous la question suivante: combien de temps perdez-vous chaque jour pour des tâches liées au travail, comme la vérification des courriels, la réponse aux appels téléphoniques ou les réunions improductives?

Grâce à la technologie, vous n'avez pas à vous débrouiller seul. Fini le temps d'avoir à enregistrer manuellement votre temps dans un cahier par tranches de 15 minutes si vous vouliez avoir une idée de la façon dont vous avez passé votre journée. Aujourd'hui, les applications de suivi du temps comme TimeCamp le feront pour vous. Tout ce que vous avez à faire est de choisir le logiciel de suivi du temps approprié pour vous.

Mais, en dehors de ne pas avoir besoin d'enregistrer manuellement l'heure, quelles sont les raisons d'utiliser un logiciel de suivi du temps dans votre routine quotidienne? Regardons les 5 raisons pour lesquelles le suivi du temps est un choix judicieux.

1. Il est plus facile de facturer le temps correctement

Nous savons tous que les problèmes de paiement sont un peu difficiles - la plupart d'entre nous ont eu des problèmes avec le fait d'être payé au moins une fois dans nos vies.

C'est pourquoi un logiciel de suivi du temps a été inventé: pour faciliter ce processus.

C'est bon aussi bien pour l'employeur que pour l'employé (et, dans d'autres cas, pour l'entreprise et le client), car l'outil suit le temps pour toutes les activités de la journée en fonction du taux horaire estimé. Qui plus est, vous pouvez le rendre pratiquement transparent afin que l'utilisateur n'a même pas à cliquer pour activer le minuteur.

Dans TimeCamp, le suivi automatique du temps sélectionne les mots-clés dans vos documents, de sorte que le membre de l'équipe qui l'utilise sur son ordinateur ou ses appareils mobiles n'a pas besoin de basculer entre les tâches. L'outil effectue le suivi des activités à l'aide des mots clés du travail que vous effectuez en ligne, tels que la saisie de documents ou la lecture d'e-mails.

Et par la suite, grâce à la liaison du suivi du temps avec les fonctionnalités de facturation, une facture avec des données détaillées est prête à montrer au client combien de temps le projet a pris et combien il coûte.

2. Cela vous rend meilleur gestionnaire de projet

Intégrer la gestion du temps à vos autres outils, comme le suivi du temps dans Asana ou Trello, peut vous faire gagner du temps en tant que chef de projet et vous permettre de gérer davantage le projet.

Les bons outils, combinés, vous permettent d'estimer plus efficacement les coûts de votre projet, car vous pouvez superposer le plan de projet au coût horaire, et avec ces deux données, vous pouvez calculer le budget probable du projet (plus de conseils sur la création d'un budget de projet ici).

Cela fait de vous un meilleur chef de projet parce que vous avez plus de contrôle sur votre projet et que vous pouvez gérer efficacement et de manière transparente.

Après tout, la gestion du temps de projet est quelque chose que tous les gestionnaires de projet doivent travailler pendant leurs projets. Pourquoi ne pas simplifier les choses avec des outils pour vous aider?

3. Il vous aide à éviter les distractions

Il est évident que si vous utilisez le suivi du temps, vous serez plus concentré sur la tâche suivie, parce qu'il y a le sentiment que quelqu'un regarde. Votre directeur ou client a une vision claire de ce que vous faites actuellement, alors vous vous sentez obligé de le faire - comme vous le devriez.

Le suivi du temps vous aide à rester loin de toutes les choses qui vous distraient tous les jours - les pauses improductives passées sur des réunions prolongées ou en vérifiant Facebook deux fois toutes les dix minutes.

La seule chose que vous pouvez voir clairement avec le suivi du temps est le but de l'activité. Si vous n'atteignez pas cela, vous ne méritez pas une pause.

4. Il augmente la transparence

Cette raison est strictement liée à une autre fonction importante de suivi du temps: le reporting.

Pour chaque tâche et projet, vous obtenez des rapports détaillés sur les logiciels de suivi hors délais. Cela aide à identifier où il y a le plus de gaspillage.

Lire la suite: 5 Rapports de projet essentiels

Les rapports peuvent également vous aider à déterminer où vous devez passer plus de temps: sur les activités importantes qui contribuent à l'avancement stratégique de vos projets. Vous serez facilement en mesure de repérer si vous passez beaucoup de temps sur des initiatives tactiques et pas assez sur la grande image, le travail de vision qui aide votre équipe à se réunir et à performer sous votre leadership.

5. Cela prouve la situation des ressources

Avez-vous déjà demandé qu'une autre ressource de l'équipe de projet vous dise que votre gestionnaire ne pense pas que c'est vraiment nécessaire? Un bon employeur ne devrait pas ignorer ses employés quand ils se sentent dépassés, mais quand vous êtes vraiment occupé et avez désespérément besoin d'une autre paire de mains, c'est exactement le moment où vous n'avez pas le temps de justifier pourquoi une autre personne est Champs obligatoires.

Le suivi du temps aide l'équipe à prouver que parfois le problème est que c'est trop de travail pour pas assez de gens. Des rapports détaillés indiquant les progrès et les heures travaillées peuvent rapidement contribuer à la justification de l'entreprise pour des ressources supplémentaires sur votre projet. Une planification efficace des ressources peut également vous faire gagner du temps. Ainsi, lorsque tous vos outils fonctionnent ensemble, vous pouvez être plus efficace à tous les niveaux.

Le suivi du temps nous aide à être plus efficace au travail, à reconnaître les distractions et à les éliminer. Il augmente la productivité d'une manière simple et évidente en pointant juste où nous perdons le plus de temps. N'hésitez pas, commencez à suivre le temps et économisez de l'argent!

Ceci est un article d'invité de Paweł Kijko, CMO chez TimeCamp.