Est-il temps de faire le suivi de l'inventaire?

Pour de nombreuses entreprises nouvelles ou en pleine expansion, la valeur de l'inventaire peut souvent représenter un pourcentage important de leurs actifs totaux. Pour d'autres, les coûts d'inventaire sont un montant insignifiant. À moins que votre entreprise ne vende ou ne stocke des articles soumis à une surveillance légale, tels que certains produits dangereux ou produits pharmaceutiques, aucune loi ne vous oblige à mettre en place ou à maintenir un système de suivi des stocks.

Cependant, la plupart des entreprises trouvent que les avantages procurés par une gestion efficace des stocks valent la peine, mais il est également vrai que toutes les entreprises n'ont pas besoin de suivre leurs stocks.

Comme il n'existe pas de règles concrètes pour déterminer si le suivi des stocks est nécessaire, la décision de suivre l'inventaire de votre entreprise doit être basée sur des facteurs propres à chaque entreprise. Répondre aux questions suivantes peut vous aider à décider s'il est temps de commencer un système de gestion des stocks.

1. Achetez-vous seulement les quantités nécessaires pour remplir les commandes au fur et à mesure que vous les recevez? Par exemple, si vous vendez des robes de demoiselles d'honneur qui sont disponibles dans une variété de tailles et de couleurs, stockez-vous toutes les options possibles en multiples ou achetez les tailles exactes dans la couleur demandée lorsque votre client passe une commande? Si ce dernier, vous n'avez probablement pas besoin de suivre l'inventaire.

2. La valeur de votre inventaire est-elle supérieure à 25% de vos revenus mensuels?

Si oui, de nombreux comptables vous recommandent d'établir un plan de gestion des stocks.

3. À quelle fréquence manquez-vous une opportunité de vente en raison d'articles en rupture de stock? Les opportunités perdues peuvent être difficiles à identifier, mais vous avez peut-être demandé aux clients d'appeler ou de visiter votre magasin pour savoir si vous avez un article spécifique.

Vous pourriez également remarquer qu'une étagère est vide; Peut-être que les clients regardent une étagère vide au lieu de l'article qu'ils ont l'intention d'acheter et puis de partir sans vente. Un ou deux articles en rupture de stock au cours d'une année ne sont pas susceptibles d'avoir un impact sur vos ventes, mais des cas plus fréquents pourraient. Un système de suivi des stocks bien géré pourrait vous aider à éviter les articles en rupture de stock.

4. À quelle fréquence recevez-vous plus de commandes d'articles que vous ne pouvez remplir en temps opportun? C'est ce qu'on appelle la survente, et bien qu'il soit similaire aux articles en rupture de stock, le terme est plus souvent utilisé dans le commerce électronique. L'overselling peut être particulièrement préjudiciable si vous faites de la publicité pour une livraison le jour suivant ou si vous faites des promesses similaires, par exemple en garantissant qu'une commande arrivera en vacances. L'overselling est une bonne indication que vous avez besoin de suivre votre inventaire.

5. À quel point êtes-vous confiant que vous ne subissez pas de rétrécissement des stocks? Disparition de l'inventaire peut être un signe de vol par les acheteurs ou les employés.Il peut également indiquer une casse non déclarée. Vous remarquerez peut-être qu'un article spécifique a simplement disparu, mais vous remarquerez peut-être que le rapport entre vos ventes et vos achats de produits est défavorable. Le suivi des stocks peut vous aider à identifier le rétrécissement afin que vous puissiez prendre des mesures correctives.

6. Conservez-vous une réserve de matières premières ou de composants que vous utilisez pour produire des articles finis à vendre? Si c'est le cas, vous aurez peut-être besoin d'un suivi de l'inventaire pour vous assurer que vous disposez de suffisamment de matériel pour produire les articles dont vous aurez besoin pour répondre aux demandes de vos clients.

Les principales activités de fabrication et de vente au détail sont généralement dotées de systèmes complexes de suivi des stocks qui relient la logistique, la saisie des commandes, les achats, les calendriers de production, les points de vente, la comptabilité analytique et d'autres services. Les petites entreprises, cependant, n'ont généralement pas besoin de cette méthode compliquée de suivi des stocks, du moins pas au début. Un système peut être aussi simple qu'une boîte contenant des fiches ou un classeur contenant une feuille de papier pour chaque article de votre inventaire.

Il existe également un certain nombre de logiciels prêts à l'emploi pour la gestion des stocks, et certains des programmes les plus rudimentaires peuvent être téléchargés gratuitement.

Naturellement, votre système de gestion des stocks devra refléter la nature de votre entreprise et vos besoins spécifiques. La plupart des bons systèmes d'inventaire, cependant, comprennent les informations suivantes.

1. Emplacement: Attribuez un code d'emplacement simple pour chaque emplacement utilisé pour stocker l'inventaire. Si vous avez trois unités de rayonnage, par exemple, vous pouvez utiliser les lettres A, B et C pour représenter les unités, suivies d'un nombre pour représenter l'étagère spécifique, comme A-2 ou C-4.

2. Article: Vous devrez établir un numéro d'article ou une description pour chaque article que vous prévoyez d'inventorier. La complexité du numéro d'article varie. Par exemple, si vous vendez une grande variété de robes pour femmes, vous pourriez établir un système de numérotation qui identifie le style, la couleur et la taille de chaque robe vendue. D'autre part, vous pouvez simplement inclure toutes les robes sous un seul numéro, établir des numéros séparés pour chaque taille ou choisir une autre méthode. Si vous revendez des articles que vous achetez chez un grossiste, vous pouvez simplement utiliser le numéro de stock du grossiste. Cela rendra la réorganisation assez simple aussi.

3. Coût: Vous devrez connaître le coût unitaire de chaque article pour évaluer votre inventaire. Ce coût peut changer avec chaque nouvelle commande. Le suivi des coûts fluctuants aura une incidence directe sur votre marge bénéficiaire brute et sur le coût des marchandises vendues. Par conséquent, le fait d'avoir un chiffre précis sera un facteur clé pour maintenir un compte de résultat exact.

4. Source: Indiquez le nom du fournisseur auprès duquel vous avez effectué l'achat. Cette tenue de dossiers vous permettra de réorganiser ou de suivre rapidement les modifications des fournisseurs ainsi que les variations de qualité ou de coût.

5. Date: Enregistrez la date à laquelle vous avez reçu la marchandise.

6. Quantité: Entrez le nombre d'unités que vous avez reçues ou que vous avez actuellement en main.

7. Réorganisation: en fonction de vos ventes anticipées et du délai d'exécution du fournisseur, vous devez déterminer le moment auquel vous devez réorganiser le produit.

8. Activité: À mesure que les ventes se produisent, enregistrez la date et la quantité, puis soustrayez les unités vendues de la quantité en main. Vous devrez également enregistrer les éléments qui ont été brisés dans le magasin ou rendus autrement invendables.

Que vous choisissiez un système manuel ou une solution logicielle, la clé d'un suivi efficace des stocks est de maintenir vos dossiers régulièrement et régulièrement. Selon votre entreprise, vous devrez peut-être mettre à jour vos enregistrements manuels quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Une solution informatisée peut éliminer la plupart des tâches manuelles, mais même un système automatisé nécessitera une maintenance, comme la saisie de nouveaux numéros d'article ou la mise à jour de codes d'emplacement. Cela signifie développer un processus standardisé et éduquer tous ceux qui le toucheront sur la meilleure façon de le gérer et de le maintenir.

En fin de compte, la décision de mettre en œuvre le suivi des stocks et la meilleure méthode à utiliser incombe à chaque propriétaire d'entreprise. Vous seul pouvez déterminer si la nature de votre entreprise, votre volume et vos problèmes particuliers pourraient bénéficier d'une politique formelle de gestion des stocks.