Grandes erreurs de planification d'événements que vous pouvez éviter

Le produit créé par les planificateurs d'événements est à la fois délicat et éphémère. Les événements peuvent être affectés négativement par une variété de circonstances, et une fois que le dommage est fait, il est généralement impossible de "réessayer". "C'est pourquoi la planification exige une telle dévotion aux détails. Une petite erreur peut déclencher une réaction en chaîne dont il est difficile de se remettre. Énumérés ci-dessous sont 5 de telles erreurs, alors assurez-vous de les ajouter à votre liste de contrôle des catastrophes évitables.

Ne permet pas assez de temps de configuration

Il y a toujours une course contre la montre lors de la configuration d'un événement, mais vous devriez avoir une estimation du temps dont vous aurez besoin pour tout mettre en place. Rien ne semble pire que d'avoir une salle pleine de travailleurs qui courent à peu près quand le premier invité arrive. L'objectif devrait être d'avoir tout réglé au moins 15 minutes avant l'ouverture des portes.

Planification d'une procédure pas à pas avec les clients

Les feuilles de calcul, les e-mails et les ordres d'événements de banquet sont d'excellents outils pour communiquer les détails d'un événement. Cependant, se fier uniquement à des documents pour peindre une image de l'occasion peut entraîner des oublis. La meilleure stratégie est de parcourir l'itinéraire avec votre client sur place autant que possible. Discutez de chaque moment et de chaque détail comme si l'événement se déroulait devant vous.

Oublier de confirmer vos fournisseurs

Votre fournisseur d'événements moyen sert plusieurs clients dans plusieurs catégories différentes.

Bref, cela signifie qu'ils ont beaucoup à se rappeler. Vous voulez toujours obtenir une confirmation verbale ou électronique de tous les fournisseurs 48 heures avant l'heure d'installation. Le courrier électronique est généralement mieux parce que vous pouvez épeler vos attentes et leur demander de répondre par écrit.

Surplombant les événements concurrents

Si vous avez déjà eu un «voisin bruyant», vous savez déjà à quel point ces situations peuvent être dérangeantes.

Se mesurer à d'autres événements sur votre site peut être un grand défi, c'est pourquoi vous devriez discuter de ce scénario à l'avance avec la direction du site et vos clients. Découvrez qui partagera les mêmes espaces communs et les mêmes ressources publiques avec votre parti, et identifier qui a le pouvoir de résoudre les problèmes de bruit s'ils deviennent un problème.

Ne pas avoir de plan d'urgence

Qu'advient-il de votre événement en cas de mauvais temps, ou même de fermeture de votre site? Ce ne sont pas des choses faciles à prévoir, mais elles deviennent impossibles à gérer le jour du spectacle. Tracez votre stratégie de contingence au moins 2 semaines à l'avance pour faire bonne mesure. Même si vous prévoyez d'annuler l'événement, vous aurez toujours besoin d'une méthode organisée pour contacter tous vos invités.

Ne pas avoir suffisamment d'aide le jour de l'événement

Les coûts de main-d'œuvre sont toujours un problème lorsqu'on tente d'équilibrer les budgets d'événements. Cela étant dit, ne pas aider les mains peut causer de plus gros problèmes que de dépasser le budget.Vous ne pouvez pas vous attendre à tout faire vous-même si vous êtes le planificateur d'événements. La coordination des employés, des fournisseurs et des détails suffit à vous occuper seul. N'ayez pas peur de dépenser quelques centaines de dollars pour embaucher des travailleurs supplémentaires parce que vous ne serez pas en mesure de le faire une fois que les choses bougeront.

Utilisation d'une liste de colisage

La gestion d'un événement hors site nécessite généralement une liste complète de fournitures. Bien sûr, vous avez habituellement plusieurs semaines pour mettre de l'ordre dans toutes ces fournitures, mais ils ne feront rien de bien s'ils ne se rendent jamais sur les lieux. Une liste d'emballage fournit un rappel instantané sur les choses que vous devez charger dans la voiture. Bien sûr, vous trouverez probablement des stylos et des bandes à emprunter sur le site, mais que se passe-t-il si vous oubliez vos étiquettes de nom ou votre ordinateur portable? Faites une liste de colisage et vérifiez-la deux fois avant de partir.

Les bonnes nouvelles sont que ces erreurs de planification d'événements sont facilement évitables. En fait, vous pouvez imprimer cet article et l'afficher pour vous rappeler ce qu'il ne faut pas faire. Rappelez-vous, la prévention est toujours plus facile que la récupération!