Petites entreprises Comptabilité avec Quickbooks Camille Wright

Pendant que je participais à la conférence BlogHer à San Francisco, j'ai eu l'occasion de parler à Camille Wright, consultante en comptabilité pour les petites entreprises. Son entreprise, Wright Solution, enseigne aux propriétaires de petites entreprises comment garder une trace de leurs finances et obtenir une meilleure image de la façon dont leurs entreprises font.

Trois points clés dans cet entretien avec Camille Wright, un consultant en petite entreprise, et expert de QuickBooks:

1. La plupart des petites entreprises (surtout les entreprises individuelles) n'ont aucune idée de la situation financière de leur entreprise parce qu'elles n'ont pas de livres bien entretenus.
2. De nombreux utilisateurs de logiciels financiers, comme Quickbooks, n'utilisent pas pleinement la puissance des logiciels comptables modernes.
3. Intuit a une tonne de versions différentes de ses logiciels Quickbooks (comptabilité d'entreprise) et Quicken (finances personnelles). Il y a probablement une version qui s'adresse spécifiquement à votre entreprise.

Après la conférence, Camille a gracieusement répondu à plus de questions dans l'interview suivante:

1. Quelles sont certaines des déductions fiscales les plus négligées pour les probloggers et les entrepreneurs en ligne? Quelles sont les déductions les plus mal comprises?

Je pense que la déduction la plus négligée est de loin le kilométrage. Puisque la plupart des blogueurs travaillent à l'extérieur de leur domicile, tous les kilomètres parcourus de ce site à destination de n'importe quel domaine lié aux affaires seront considérés comme une déduction d'affaires.

Le taux de kilométrage fédéral est actuellement de $. 585 par mile, cela pourrait être une déduction importante.

Je dirais que la déduction la plus mal comprise est la déduction «Office In Home». IRS a des directives très spécifiques relatives à l'espace de travail à la maison et si les propriétaires d'entreprises choisissent de réclamer cette déduction, ils doivent être sûrs que l'espace tombe dans les paramètres fixés par l'IRS.

Ce n'est pas vraiment une déduction, mais je trouve que l'article le plus négligé pour une petite entreprise qui dépose en tant que propriétaire unique est la taxe sur le travail indépendant dont elle est responsable et qu'elle doit payer quatre fois par année. L'impôt sur le travail indépendant (sécurité sociale et assurance-maladie) représente environ 15,3% de votre revenu net d'entreprise. Cela peut être un montant énorme dû à la fin de l'année si vous n'avez pas fait les paiements correctement estimés tout au long de l'année comme requis. Et bien sûr, vous devrez également ajouter les intérêts dus sur le sous-paiement.

2. Beaucoup d'entrepreneurs en ligne pensent que puisqu'ils ne gagnent pas beaucoup d'argent, ils n'ont pas besoin de s'inquiéter de la comptabilité. Êtes-vous d'accord avec cela? Si vous ne le faites pas, comment les parlez-vous pour changer leur façon de penser?

C'est une question facile pour moi. Si vous ne tenez pas de registres précis, comment savez-vous si vous faites de l'argent ou non?

Bien que ce ne soit pas seulement de savoir si vous gagnez de l'argent, mais aussi comment vous utilisez l'argent que vous faites.

Beaucoup de propriétaires de petites entreprises sont ce que nous considérons comme des clients «boîte à chaussures», ce qui signifie qu'ils se présentent une fois par an au bureau de leur comptable avec l'enveloppe remplie de reçus ou qu'ils présentent des pages et des feuilles Excel.

De toute façon, ils n'ont aucune idée de ce qu'ils font (sauf qu'ils ont de l'argent sur leur compte bancaire) jusqu'à ce que leur comptable leur dise après qu'il a déchiffré tous ces morceaux de papier. Il peut être un véritable choc de découvrir que vous devez de l'argent sur vos impôts lorsque vous pensiez que vous n'aviez pas fait assez pour devoir quelque chose.

De plus, je trouve la tenue de livres inestimable comme outil de budgétisation. Si vous restez au courant de l'enregistrement de vos revenus et dépenses, vous serez en mesure de voir mensuellement en un coup d'œil lorsque vous êtes occupé et quand vous pourriez avoir besoin de stimuler votre marketing pour attirer plus d'affaires.

Il peut également vous montrer exactement quand et combien vous dépensez pour diverses dépenses pour votre entreprise. En regardant vos dépenses sur une base mensuelle, vous pouvez déterminer quand et combien d'argent vous pourriez avoir besoin pour couvrir ces dépenses.

D'autre part, il peut vous montrer quels éléments vous pourriez dépenser trop afin que vous puissiez trouver un moyen de les réduire dans le futur ou les étaler d'une manière différente.

3. Avez-vous des suggestions sur la façon de choisir un bon comptable?

J'aimerais dire que tous les comptables savent ce qu'ils font, mais je n'ai pas toujours trouvé que c'était le cas. La meilleure chose que je puisse dire est de faire le tour. Non seulement avez-vous besoin de trouver quelqu'un qui a les connaissances nécessaires, mais aussi quelqu'un qui est prêt à travailler avec vous, être là quand vous avez une question ou un problème. Au cours d'une courte conversation avec un comptable potentiel, vous devriez savoir si vous cliquez.

Une dernière chose à propos des comptables, juste parce qu'ils ont un titre de CPA ne signifie pas qu'ils seront le meilleur choix pour vous. Vous voulez quelqu'un qui connaît les règles, mais vous devriez également chercher quelqu'un qui peut travailler et grandir avec vous.

4. Vous consultez les propriétaires de petites entreprises depuis près de deux décennies. Pensez-vous que les entrepreneurs en ligne (probloggers, vendeurs eBay, web 2. 0 personnes) ont des besoins comptables différents par rapport aux personnes qui démarrent des entreprises de brique et de mortier? Est-ce qu'ils font face à des défis différents?

Vraiment, les affaires sont les affaires. Nous travaillons tous avec des chiffres pour raconter notre histoire. Bien que, je pense que l'un des problèmes rencontrés par les entrepreneurs en ligne serait l'intégration de leurs dossiers financiers avec un logiciel standard. Nous savons tous que la programmation est ici aujourd'hui et obsolète demain, il appartient donc à l'industrie du logiciel de comptabilité de suivre les besoins de la communauté en ligne.

Il existe de nombreuses sociétés de logiciels tierces qui ont développé et continuent de développer des programmes qui fonctionneront comme des ajouts aux logiciels de comptabilité standard. Ceux-ci viennent dans des programmes de base ou spécifiques à l'industrie, il s'agit donc de trouver le meilleur ajustement pour votre entreprise.

5. Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur la façon dont vous avez démarré Wright Solution et pourquoi vous vouliez travailler avec de petites entreprises?

J'ai toujours considéré les affaires comme une sorte de jeu, un casse-tête et j'adore les puzzles. Il y a une place et une raison pour tout et l'homme d'affaires a juste besoin de savoir comment assembler toutes les pièces pour raconter leur histoire.

Le problème que j'ai vu très tôt était que la plupart des startups ou des petites entreprises se concentraient sur le fonctionnement de leur entreprise. C'est ce qu'ils devraient faire, mais ils ont tendance à omettre les bases qui leur permettront de savoir si ce qu'ils font est efficace et rentable.

Lorsque je travaille avec de petites entreprises, j'apprécie de voir l'ampoule s'allumer quand elles voient l'image précise de la façon dont leur entreprise fonctionne financièrement.

6. Vous êtes membre du bureau des conférenciers d'Intuit. Pouvez-vous nous dire pourquoi vous avez décidé de travailler avec Intuit?

Lorsque plusieurs de mes clients m'ont demandé d'examiner QuickBooks pour eux, j'ai passé du temps à apprendre tout ce que je pouvais sur le programme. Au fil des ans, j'ai constaté que beaucoup de gens qui utilisent le programme ne comprennent pas vraiment ce qu'ils font ou la puissance du programme. Je consacre donc beaucoup de temps à corriger le travail ou à former mes clients au programme.

Intuit Speakers Bureau est composé de professionnels comme moi qui aiment aider les gens à tirer le meilleur parti des produits qu'Intuit produit. Je déteste voir les gens lutter quand tout ce dont ils ont besoin est un peu d'orientation pour les mettre sur le bon chemin.

Les produits QuickBooks sont une solution abordable pour le propriétaire d'une petite entreprise et je me suis rendu compte que si je voulais rester en affaires moi-même, je devais maîtriser les produits que mes clients utilisaient.

7. Vous avez récemment été sélectionnée comme experte en affaires à la conférence BlogHer de San Francisco, la première conférence de blogging pour les femmes. Quelles ont été les questions les plus fréquemment posées par les bloggeuses?

La plupart des femmes à qui j'ai parlé étaient très tôt dans leur entreprise et cherchaient donc des informations sur la façon dont elles devraient structurer leur entreprise: en tant que propriétaire unique, une LLC ou une société.

Il y avait aussi des questions sur le fait de savoir s'ils avaient vraiment besoin de produire une déclaration de revenus s'ils ne gagnaient pas beaucoup d'argent.

Ensuite, bien sûr, il y avait les questions habituelles sur ce qu'ils pouvaient déduire des différentes dépenses qu'ils encouraient.

8. J'ai entendu de nombreux clients de petites entreprises dire que QuickBooks a beaucoup de fonctionnalités qu'ils n'utilisent pas parce qu'ils n'ont pas le temps d'explorer et d'apprendre. Où peuvent-ils aller chercher de l'aide compétente? À la fois gratuitement et pour un conseil plus étendu.

La base de données QuickBooks ProAdvisor est un excellent endroit pour trouver de l'aide. Il est également accessible dans n'importe quel programme QuickBooks. Ce n'est pas un service gratuit et non soutenu par Intuit, les personnes figurant sur la base de données sont les propriétaires de petites entreprises et facturent une large gamme de frais en fonction de leur compétence dans divers domaines. Tout comme trouver un comptable, si vous avez besoin d'aide d'un conseiller, je suggère que vous appelez plusieurs pour trouver la bonne solution pour vous.

Pour obtenir de l'aide gratuitement, vous pouvez rejoindre la communauté en ligne de QuickBooks.Vous pouvez demander aux experts QuickBook et aux autres utilisateurs de QuickBook d'utiliser des fonctionnalités spécifiques.

9. Intuit a beaucoup de nouveaux produits qui semblent être utiles aux propriétaires de petites entreprises. Mais il y a tellement d'options. Où un nouveau propriétaire de petite entreprise devrait-il trouver le ou les bons produits pour commencer?

Un bon point de départ est d'aller aux quickbooks. com et en cliquant sur Produits et services. Ici vous pouvez voir une carte de tous les produits et services Intuit pour les petites entreprises à partir de logiciels financiers et de solutions de paie à la création de sites Web et des services de paiement.

La seule chose que j'ajouterais est que lorsque vous magasinez pour quel produit serait le mieux adapté si vous débutez, de taille plus petite et assez basique, j'irais avec une version plus basique au lieu de sauter directement dans le la version la plus chère. Toutes les versions sont réécrites chaque année avec de nouveaux cloches et sifflets afin que vous puissiez mettre à niveau vers une version plus robuste dans un an si cela est nécessaire. Vous voulez commencer avec un programme qui est adapté à vos besoins actuels, mais pas trop compliqué et coûteux qu'il vous submergera dès le départ.

Si vous avez des besoins financiers relativement simples, vous pouvez commencer par QuickBooks Simple Start, une version de base gratuite de QuickBooks, et mettre à niveau vers une version plus robuste si vous avez besoin de plus de fonctionnalités plus tard.

10. Billing Manager ressemble à un excellent outil pour les travailleurs indépendants. Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur ce que vous aimez et comment il se compare à d'autres outils de facturation sur le Web comme Blinksale ou FreshBooks?

Intuit Billing Manager aide les petites entreprises de services, y compris les pigistes, à créer et à gérer leurs factures en ligne. C'est principalement pour les propriétaires d'entreprises qui utilisent Excel et Word et veulent un moyen plus efficace de gérer leurs factures, mais ne sont pas encore prêts à obtenir QuickBooks. Ce que j'aime chez Billing Manager, c'est que c'est un tremplin pour les logiciels de comptabilité et certainement meilleur que les tableurs. Il est simple à utiliser, vous permettant d'envoyer des factures avec un minimum d'effort, et c'est gratuit chez Billingmanager. com - vous ne pouvez pas battre ça.

Je ne connais pas très bien Freshbooks et Blinksale, donc je ne peux pas faire de commentaire sur la façon dont ils se comparent directement avec Billing Manager. Je peux dire cependant que Billing Manager est chez Intuit, donc il est là pour rester et s'intègre bien avec d'autres produits Intuit comme les solutions de paiement de l'entreprise. Ainsi, une fois que vous avez facturé un client, vous pouvez être payé plus rapidement en acceptant le paiement par carte de crédit en ligne.

[Note de la rédaction: Voici mes critiques des principales applications de facturation sur le Web.]

11. Beaucoup de blogueurs semi-pro gagnent quelques centaines (ou milliers) de dollars par mois. Ils utilisent des tableurs Excel et veulent un système de comptabilité plus robuste (mais toujours abordable). Que recommandez-vous?

Comme je l'ai mentionné plus tôt, je pense que tout système de comptabilité est meilleur que les feuilles de calcul ou les enveloppes. Il existe plusieurs progiciels sur le marché, mais je pense que les produits QuickBooks conviennent parfaitement au propriétaire d'une petite entreprise.Les programmes vont du plus simple à un produit capable de gérer des entreprises millionnaires qui ont besoin de plus de fonctionnalités.

L'une des meilleures choses à propos de QuickBooks est le prix. J'ai consulté des clients qui ont dépensé plusieurs milliers de dollars pour des produits de plus grande envergure et qui n'ont pas eu d'expériences favorables. QuickBooks est une solution abordable pour les petites entreprises qui ont besoin de se lancer dans une courte période de temps sans trop de tracas. Au fil du temps et ils dépassent le programme, ils peuvent passer à un produit haut de gamme, mais je pense que QuickBooks est la meilleure façon de faire.

Je sais que je ressemble probablement à un vendeur de QuickBooks, mais j'ai traité avec beaucoup de petites entreprises et j'ai trouvé que les programmes fonctionnaient très bien pour eux.

Encore une fois, souvenez-vous que la clé n'est pas vraiment le logiciel que vous utilisez, mais que vous utilisez quelque chose pour organiser vos dossiers en un seul endroit pour vous donner la meilleure image de votre entreprise à un moment donné.

12. Pouvez-vous nous donner quelques exemples de la façon dont un entrepreneur en ligne peut utiliser QuickBooks pour s'organiser?

QuickBooks peut être utilisé par n'importe quelle entreprise, en ligne ou non. Il s'agit de mettre en place un fichier pour faire exactement ce dont vous avez besoin. Il y a des principes de base de la comptabilité qui doivent être suivis, mais après cela, il est temps de jouer et de concevoir un programme pour répondre à vos besoins spécifiques. Un couple de possibilités serait la personnalisation des factures mettant en vedette votre propre talent personnel ou la mise en place de différentes catégories pour suivre les différentes divisions de votre entreprise. Il y a plusieurs façons d'utiliser QuickBooks au-delà des principes de base, il faut juste du temps et de la réflexion pour concevoir le programme afin d'obtenir l'information la plus importante pour vous aider à gérer votre entreprise.

13. Est-ce que la version en ligne peut remplacer complètement mon logiciel de bureau QuickBooks? Aurai-je besoin de passer à une version de bureau plus tard?

QuickBooks Online Plus n'a pas un ensemble de fonctionnalités identiques à celles des autres produits de bureau QuickBooks. Il est préférable pour les entreprises basées sur les services d'accéder à leurs livres à distance et / ou de permettre à plusieurs personnes de travailler simultanément. Certaines de ses fonctionnalités sont uniques alors que beaucoup sont identiques ou similaires à d'autres produits QuickBooks. Vous pouvez consulter ce tableau pour une comparaison côte à côte des versions en ligne et de bureau de Quickbooks. Puisque QuickBooks Online est différent des versions de bureau, il est préférable de décider si cela vous convient dès le départ plutôt que de passer à la version de bureau plus tard.