12 éTapes simples pour planifier des réunions efficaces

Si vous êtes comme la plupart des gens que je connais, l'idée de passer une journée dans des réunions consécutives apporte un sentiment d'effroi. Les réunions peuvent être ennuyeuses, sont souvent inutiles et prennent certainement du temps loin d'un autre travail. Mais les réunions peuvent être très efficaces et productives si elles sont planifiées correctement.

12 étapes simples pour planifier des réunions efficaces

Avez-vous vraiment besoin d'une réunion?

D'abord, décidez si la planification d'une réunion est vraiment nécessaire.

Souvent, nous considérons une réunion officielle comme le meilleur moyen de partager de l'information ou de discuter d'un sujet. Mais si vos nouvelles peuvent être livrées par courriel ou par conférence téléphonique, ou simplement en rassemblant quelques personnes dans votre bureau pendant 15 minutes, passez la réunion formelle.

Invitez seulement les gens qui ont vraiment besoin d'être là

Vous avez déjà été invité à une réunion et vous vous êtes demandé - à mi-chemin - pourquoi vous êtes là? Ne perdez pas votre temps en les invitant à une réunion à laquelle ils n'auront pas besoin. Ce ne sera pas une réunion efficace. Est-ce que quelqu'un de la comptabilité doit être présent à la réunion pour répondre aux questions budgétaires? Puis inviter une personne de la comptabilité qui est adapté à cette tâche.

Si un collègue ou un superviseur doit être informé de ce qui a été discuté lors d'une réunion, il n'est pas nécessaire de l'inviter à la réunion en cours. Préparez simplement un résumé de réunion et envoyez-le par la suite. Ils apprécieront le gain de temps et vous avez l'assurance que - parce que vous mettez l'information par écrit - qu'ils sont pleinement informés des discussions.

Envoyer des rappels de réunion

La vie est occupée et les calendriers sont rapidement réservés avec les activités planifiées. Envoyez un rappel de réunion de suivi deux jours avant votre réunion. Cela confirmera les personnes qui ont répondu qu'elles seraient présentes et vous informera également à l'avance si les horaires ont changé et que les participants clés ne peuvent pas prendre l'heure prévue pour la réunion.

Avoir un agenda

Pour planifier des réunions efficaces, vous devez d'abord planifier ce qui sera discuté. Quel est l'objectif de la réunion? Que cherchez-vous à accomplir?

Développez un agenda de réunion à l'avance et distribuez-le aux participants. Indiquez l'heure de début et incluez une courte liste de sujets à traiter. Ne bloquez pas votre propre réunion avec un agenda long et trop détaillé. Indiquez par nom les personnes qui seront responsables de la production de rapports sur une zone spécifique.

Soyez clair à propos des attentes

Lorsque vous envoyez la notification de la réunion pour la première fois, soyez clair sur son objectif et vos attentes. La réunion tournera-t-elle autour d'une présentation et les participants devraient être prêts à prendre des notes? Ou est-ce une séance de remue-méninges où les participants sont attendus avec des idées et des suggestions?

Dans certaines cultures d'entreprise, les employés sont rassemblés uniquement pour écouter, puis retournent à leurs espaces de travail. Dans d'autres entreprises, les employés participent librement. Dans les lieux de travail collaboratifs d'aujourd'hui, l'interaction et le partage d'idées ne sont pas seulement bienvenus lors des réunions; c'est souvent le but de la réunion elle-même.

Commencez à l'heure

Si vous êtes la personne qui se présente généralement à temps pour les réunions, vous comprenez à quel point il est frustrant que la réunion ne se déroule pas pendant 15 minutes alors que les gens entrent dans la pièce.

Ce qui arrive inévitablement, c'est que tout le monde sait que ces réunions ne commencent jamais à l'heure, donc tout le monde commence à se montrer tard.

Prenez en charge votre réunion. Commencez promptement à l'heure de début donnée. Ferme la porte et commence. Ces traînards recevront rapidement le message qu'ils arrivent en retard et ils ne devraient faire cette erreur qu'une seule fois.

Restez court et simple

La plupart des réunions sont prévues pour une heure - dans la plupart des cas - 30 minutes ou même 45 minutes suffiront. Quand trop de temps est alloué, le résultat habituel est que le temps est gaspillé. Les gens s'attardent après la fin de la réunion ou passent trop de temps sur un point donné de l'ordre du jour. Gardez les réunions courtes et au point.

Rester sur le sujet

Un agenda seul ne gérera pas votre réunion efficacement. Tenez-vous-en à l'ordre du jour et évitez les discussions sur les tangentes.

Répondez à toutes les questions hors sujet, en indiquant qu'il s'agit d'un sujet pour une autre réunion, il sera abordé en privé, ou similaire. Personne n'aime une réunion fugitive où le but de la réunion a pris le pas sur une autre conversation.

Participez à de plus petites réunions à l'extérieur de la salle de conférence

Se retrouver dans la même salle de conférence familière, rassemblée autour de la même table familière, est tout simplement familier. Pour encourager les employés à interagir, à réfléchir de manière créative et à avoir des discussions animées, envisagez d'organiser la réunion en dehors de la salle de conférence standard.

Pensez à vous réunir à une table à l'extérieur si le lieu et le temps le permettent. Essayez de rassembler dans un espace commun qui a des canapés et des petites tables au lieu d'une grande table de conférence et des chaises pivotantes.

N'ayez pas peur d'adopter une approche différente

Si l'approche de la réunion ne fonctionne pas, n'ayez pas peur de changer de cap. Par exemple, si une session de brainstorming donne lieu à une salle silencieuse avec très peu de dialogue, changez de direction. Soyez flexible et faites attention à la progression de la réunion générale.

Utiliser la technologie

Prévoyez d'utiliser la technologie pour maintenir l'engagement des participants. Dans le monde numérique d'aujourd'hui, la plupart des gens ont l'habitude de voir des graphiques ou des vidéos pour soutenir les mots qu'ils entendent. Faire appel à cet état d'esprit et incorporer des éléments audiovisuels lors de la planification de votre réunion.

Les ordinateurs projetés sur de grands écrans et les présentations Smart Board qui encouragent l'interaction sont un changement bienvenu par rapport aux longues présentations PowerPoint standard.

Envoyer un résumé de la réunion

Dans un délai d'une journée après la réunion, envoyez un bref résumé de ce qui a été discuté. Diffusez ceci par courriel à tous les participants, ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion et ceux qui ont besoin d'être informés.Incluez également tous les éléments d'action, en précisant qui est responsable de chaque élément ainsi que la date d'échéance.