Comment organiser des réunions efficaces

Craignez-vous d'assister à la réunion hebdomadaire du personnel? Vous êtes-vous déjà retrouvé assis là, faisant tournoyer votre stylo et résistant à la tentation de jeter un coup d'œil à votre Smartphone, se demandant pourquoi vous êtes là quand vous avez tant d'autres choses à faire? Ou pire, êtes-vous à la tête de la table à la tête de la réunion alors que vous observez le désintérêt des autres? Tu n'es pas seul. Les réunions mal gérées sont un tueur de productivité et elles n'aident certainement pas le moral des employés.

Dites adieu à ces réunions ennuyeuses et apprenez à organiser des réunions efficaces qui motivent et motivent les employés.

7 conseils pour des réunions efficaces

Établir l'objectif de la réunion

Avant d'envoyer une alerte de réunion et de la mettre dans votre agenda, demandez-vous pourquoi vous souhaitez organiser une réunion et déterminer l'objectif. Est-ce une réunion pour mettre les employés au courant d'un changement de gestion? Prenez-vous une décision concernant un projet? Est-ce une séance de brainstorming pour une nouvelle stratégie commerciale? Assurez-vous que la collecte des employés dans une pièce pour la discussion en face à face et l'interaction est nécessaire pour votre objectif; Si le but de la réunion est une mise à jour de statut, l'envoi d'un courriel de groupe est peut-être une meilleure utilisation du temps de chacun.

Communiquez le but de la réunion

Lorsque vous invitez d'autres personnes à votre réunion, clarifiez le but de la réunion. Cela permettra non seulement de rester concentré mais permettra aux employés d'assister à la réunion préparée soit avec des documents ou des réflexions sur la question en cours.

La communication est essentielle pour une réunion efficace.

Soyez sélectif sur les participants

Personne n'apprécie assister à une réunion qui n'a aucun lien avec eux ou leur travail. Déterminer qui a vraiment besoin d'être là et pourquoi. De qui avez-vous besoin? Quels collègues doivent participer et auront probablement des questions à ce sujet?

Si quelqu'un est sur votre liste qui a simplement besoin d'être informé de ce qui a été discuté, alors faites-leur une faveur et retirez-les de la liste. Ils peuvent être facilement mis à jour avec un e-mail de suivi. Le temps est précieux et aucun employeur ne veut nuire à la productivité en demandant aux employés de participer à des réunions inutiles.

Vous devez créer un agenda de réunion

Tenir une réunion sans agenda fixe est comme monter dans un voilier et espérer que le vent vous emmène là où vous voulez aller. Vous serez - littéralement - perdu en mer. Votre agenda de la réunion vous guidera vers votre destination finale. Inclure les sujets à discuter et qui traitera chaque élément si d'autres y participent. Envoyer l'ordre du jour aux participants à l'avance afin que tout le monde sache à quoi s'attendre et se prépare.

Tenez-vous-en à votre plan

Même la réunion la mieux planifiée ira de travers si la discussion déraille et se poursuit sur des sujets tangibles. C'est pourquoi la plupart des réunions n'atteignent pas leur objectif - elles ne restent pas sur la bonne voie. Au début de votre réunion, établissez des règles de base et une attribution de temps spécifique pour chaque élément de votre agenda ainsi que pour la réunion générale. Par exemple, "Merci d'être venu aujourd'hui. Le temps de chacun est précieux et mon objectif est de maintenir cette réunion à moins d'une heure.

Tenons-nous en aux questions et réservons la discussion sur d'autres sujets plus tard. "Renforcez ceux qui monopolisent la discussion ou introduisent des sujets, pas à l'ordre du jour.

Gardez-les engagés

Les aides visuelles font beaucoup pour que tout le monde se concentre sur la réunion et non sur son téléphone ou sur l'horloge. Postez l'ordre du jour sur un tableau intelligent à l'avant de la salle. Projeter des visuels sur un grand écran en utilisant un ordinateur; quelque chose à garder les yeux devant.

Résumer la réunion

Avez-vous déjà quitté une réunion et avez-vous une idée totalement différente de celle de votre collègue? Assurez-vous que cela n'arrive pas avec votre réunion en envoyant un suivi par courriel dans les 24 heures. Incluez un résumé, mettez en évidence les sujets clés abordés, les tâches assignées et indiquez les dates limites. En envoyant ceci en temps opportun, les participants ne se dirigeront pas dans la mauvaise direction.