10 Conseils pour vous aider à diriger des réunions d'équipe efficaces

Des réunions efficaces sont des événements intéressants et dynamiques où les membres de l'équipe travaillent ensemble pour prendre des décisions ou résoudre des problèmes. Malheureusement, trop de réunions auxquelles nous participons semblent être exactement le contraire. Les pires réunions mettent du temps à ramper, laissant tout le monde mentalement et émotionnellement épuisé et plus qu'un peu frustré. La différence réside dans la façon dont les réunions sont planifiées et exécutées.

Les meilleurs gestionnaires comprennent l'importance de ces événements, et ils comprennent que la réalisation d'une bonne réunion exige de la planification et des efforts délibérés.

Cet article propose dix astuces pour vous aider à profiter de ce précieux temps de collaboration avec votre équipe.

10 astuces pour renforcer vos réunions d'équipe

Adoptez une attitude positive vis-à-vis des réunions. C'est la chose la plus importante qu'un manager puisse faire en tant que leader pour améliorer les réunions d'équipe. Je suis choqué de voir combien de gestionnaires sont fiers de proclamer leur aversion pour les réunions. Pour atteindre des résultats significatifs, résoudre des problèmes, prendre des décisions, informer, inspirer, collaborer et motiver, les gestionnaires doivent travailler avec les gens. Cela signifie parfois réunir ces personnes dans une pièce ou lors d'une conférence téléphonique et leur parler. La gestion ne consiste pas à s'asseoir au bureau avec la porte fermée pour envoyer des courriels. En tant que leader, essayez de regarder les réunions comme la manifestation du leadership. C'est l'heure du show de leadership, pas quelque chose à redouter comme un voyage chez le dentiste.
Rappelez-vous que vous êtes le propriétaire de la réunion. Ne déléguez pas la planification de l'agenda à un assistant administratif ou à un autre membre de l'équipe.

En tant que leader, c'est votre réunion. C'est votre travail de planifier et d'organiser la réunion. Pour vous mettre dans le bon état d'esprit, posez et répondez à la question suivante: "Après cette réunion, que veux-je que les gens aient appris, accompli ou résolu?"

Préparez toujours un agenda. Chaque article que vous lirez sur les réunions efficaces sur le lieu de travail comprend des conseils sur la préparation d'un programme.

Pourtant, nous nous présentons encore à des réunions où il n'y a pas d'ordre du jour à trouver. Le fait de planifier l'ordre du jour vous aide à vous concentrer et à identifier les sujets prioritaires de la réunion.
Demander des commentaires sur l'ordre du jour. Bien qu'il incombe au premier responsable d'élaborer le programme, les membres de l'équipe peuvent être invités à contribuer aux points de l'ordre du jour. Envoyer un appel d'idées quelques jours avant la réunion.
Ajoutez du piquant! Mettez un peu de variété dans le format. Voici quelques petites choses que vous pouvez faire pour pimenter vos réunions d'équipe:

• Invitez des conférenciers
• Célébrez quelque chose
• Organisez une «table ronde d'apprentissage» - demandez aux membres de l'équipe de s'enseigner quelque chose
• Ted Discuter qui est pertinent pour le programme de la réunion
• Gérer une activité de team building
• Modifier les lieux (envisager de sortir de la réunion)
• Apporter de la nourriture amusante ou intéressante
• Avoir un "agenda unique" "Meeting
• Demander des mises à jour de la foudre
• Engager l'équipe dans un brainstorming
• Changer de chaise; changer n'importe quoi pour briser la monotonie

Permettre un peu d'espace pour la créativité spontanée et l'engagement .Ne pas entasser autant d'éléments dans l'ordre du jour que vous avez du mal à le terminer. Au lieu de cela, laissez une certaine place à la fin pour une discussion spontanée. Si la réunion se termine tôt, laissez tout le monde partir tôt.

Les gens apprécient aussi l'heure.

Utilisez les réunions d'équipe pour collaborer. Au lieu de simplement partager des informations, essayez de résoudre un problème ou de travailler avec le groupe avant de prendre une décision. Oui, c'est difficile et peut être salissant, mais c'est là que nous tirons le meilleur parti des réunions.

Allégez. Être le leader d'une réunion ne consiste pas à brandir l'autorité ou à abuser du pouvoir. Condamner quelqu'un pour être en retard devant l'équipe est un exemple de cela. Avoir un sens de l'humour et de l'humilité.
Suivi. Gardez une trace des actions et assurez-vous que les gens font ce qu'ils disent qu'ils vont faire. C'est frustrant de se présenter à la prochaine réunion et de découvrir que la moitié de l'équipe n'a pas pris la peine de faire ce qu'elle s'était engagée lors de la dernière réunion. Faites un suivi avant la réunion et tenez les personnes responsables de leurs engagements.

Soyez un leader de modèle. Les réunions d'équipe ne sont pas le moment de laisser tomber votre garde et de vous détendre avec votre équipe. Tenez-vous et votre équipe aux normes de conduite les plus élevées, ce qui signifie pas de blagues hors-couleur, en choisissant des membres de l'équipe, le cynisme et le sarcasme, ou en dénigrant d'autres départements ou la direction. Pensez au bon chef pour lequel vous voulez être connu, puis présentez-vous à chaque réunion étant ce leader.

The Bottom Line

Une occasion de rencontrer et de travailler avec votre équipe est une chose horrible à perdre. Il est impératif que vous développiez la discipline pour planifier et diriger des réunions que les gens apprécient et font avancer les initiatives.

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Mis à jour par Art Petty