10 Choses que tout nouveau gestionnaire de programme devrait savoir

Vous venez d'obtenir votre premier emploi en gestion de programme? Ou vous voulez savoir si faire le saut à la gestion de programme est un choix de carrière que vous devriez faire? Félicitations, vous êtes au bon endroit!

La gestion de programme est un choix de carrière gratifiant et bien rémunéré. Mais cela peut aussi être un défi.

Voici 10 choses que tout nouveau gestionnaire de programme devrait connaître avant de commencer le rôle.

1. La gestion de programme n'est pas la même que la gestion de projet

La gestion de projet est généralement considérée comme une question de planification du travail, d'organisation des tâches et des ressources, de contrôle du processus et d'atteinte d'un objectif spécifique.

Qu'il s'agisse d'ouvrir un nouveau bureau, de lancer une nouvelle application ou de construire un stade olympique, les projets ont un début, un milieu et une fin définis et un ensemble d'objectifs bien définis.

Les programmes sont un peu différents. Vous devez toujours avoir des personnes qui organisent les tâches, qui gèrent les ressources, qui travaillent à travers les processus, etc., mais qui relèvent de vous en tant que gestionnaire de programme. Il y a beaucoup moins de tâches à accomplir sur un plan de projet, mais beaucoup plus de travail stratégique et de construction de relations.

La gestion de programme consiste à garder tout le processus de transformation en bonne voie pour offrir quelque chose de précieux à l'organisation au fil du temps. Sans quelqu'un qui agit en tant que gestionnaire de programme, tout ce que vous avez est une série de projets livrés à des moments aléatoires et sans thème unificateur. Le gestionnaire de programme est la personne qui apporte le tout.

2. Il y a de l'incertitude … Traitez-le

Les programmes sont intrinsèquement incertains. Alors que vous pourriez savoir ce que la grande image est, c'est juste une déclaration de vision lorsque vous démarrez.

Le chemin exact à suivre pour arriver à destination et les projets qui seront requis au cours des cinq prochaines années … eh bien, c'est quelque chose que vous devez faire au fur et à mesure.

Vous commencerez par une planification détaillée de ce que vous savez et vous obtiendrez une image de la façon d'aborder le reste à mesure que vous vous rapprochez. Étendez progressivement vos horizons de planification et de livraison jusqu'à ce que vous ne puissiez plus aller plus loin.

Bloquer le temps à intervalles réguliers pour planifier les prochaines étapes. Vous pouvez également utiliser cette opportunité pour vous assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie pour générer de la valeur métier.

3. Attention à l'épuisement professionnel

Bien qu'un projet puisse être terminé dans un an environ, les programmes peuvent s'étendre indéfiniment. Les travaux de démantèlement d'installations nucléaires sur le site britannique de Sellafield ont des étapes de livraison jusqu'en 2025 et au-delà, par exemple.

Les gestionnaires de programme doivent protéger leur équipe contre l'épuisement professionnel. Vous ne pouvez pas travailler à pleine vitesse pendant cette période, alors assurez-vous que les membres de votre personnel bénéficient d'un temps d'arrêt adéquat. Cela devrait être deux périodes de temps plus calme au travail avec moins de livrables et suffisamment de temps loin du bureau pour les vacances.

Suivez de près les congés de maladie, surveillez vos rapports sur les heures supplémentaires et soyez conscient du fait que le bien-être de votre équipe est primordial si vous voulez réduire l'attrition et garder vos talents pour la vie du programme.

4. Vous devez gérer le rythme

Lorsque vous livrez un programme dont la date d'achèvement est éloignée, vous devez gérer le rythme du travail. Il est difficile de maintenir l'élan sur plusieurs années, de sorte que votre rôle en tant que gestionnaire de programme est de jongler avec les priorités et les projets afin que des résultats mesurables soient fournis régulièrement.

Mélangez les gains rapides et les progrès constants vers les grands objectifs. Cela aide l'équipe à voir que vous allez de l'avant et veille à ce qu'il y ait des réussites à court terme à partager pour maintenir la motivation élevée. Enfin, il aide les investisseurs et l'équipe de direction à voir les progrès réalisés.

5. Former votre équipe pour réussir

Les programmes offrent souvent quelque chose de nouveau, d'unique ou de transformateur pour l'organisation. L'un des défis de travailler sur ce type d'initiative est que vous n'avez probablement pas les compétences nécessaires pour mener à bien toutes les tâches et les projets requis.

C'est OK et à prévoir. Votre travail en tant que nouveau gestionnaire de programme est de s'assurer que vous pouvez améliorer, recycler et développer les personnes que vous avez afin que vous puissiez, ensemble, répondre à toutes les exigences de ressources.

Il peut y avoir des zones où vous n'avez besoin que d'une certaine ressource pour une période limitée. Par exemple, vous n'allez pas former un de vos employés sur la façon d'être chauffeur de chariot élévateur si c'est une compétence dont vous avez besoin pour une semaine seulement, en déchargeant une livraison de quelque chose. Mais si vous transformez la façon dont la présence en ligne de votre entreprise est gérée, il serait probablement utile d'avoir des compétences en développement de sites Web ainsi qu'une certaine expertise sur les médias sociaux ou l'optimisation des moteurs de recherche. Ce sont les compétences sur lesquelles l'entreprise comptera à plus long terme.

Prenez la décision sur les éléments que vous devez inclure dans l'équipe et ceux qui doivent être sous-traités. Assurez-vous ensuite que votre programme peut fournir les tâches de formation et de recrutement requises pour être prêt à gérer les extrants à mesure que chaque projet est exécuté.

6. La gouvernance est plus complexe

Si vous êtes issu de la gestion de projet, la gouvernance ne vous surprendra pas. C'est la façon dont les structures de projet et de programme sont organisées et contrôlées pour s'assurer que la prise de décision est bien faite et que les bonnes personnes sont impliquées. Il est essentiel de veiller à ce que le travail progresse d'une manière qui corresponde à l'analyse de rentabilisation globale et aide les gens à rendre des comptes.

La gouvernance est aussi la façon dont le Bureau de gestion de projet et les cadres supérieurs peuvent s'assurer que le programme est en bonne voie pour offrir les avantages - et offre une voie officielle pour fermer des projets ou un programme complet s'il peut être démontré ne sera plus atteint.

La gouvernance est plus complexe dans un environnement de programme que dans un environnement de projet.Les conseils de projet et les groupes de pilotage ont normalement des membres de niveau exécutif. Cela est à prévoir car le résultat final d'un programme est normalement la transformation de l'entreprise.

Les programmes ont également un impact sur le processus habituel et les opérations quotidiennes de l'organisation, de sorte que l'investissement est normalement important, avec un impact sur les profits et pertes. Cela nécessite également un niveau de surveillance potentiellement supérieur à celui d'un projet d'immobilisations.

Rationalisez la gouvernance du programme pour votre programme en vous assurant que vous avez les bonnes personnes dans les rôles décisionnels et en ayant des responsabilités claires pour les membres de l'équipe.

7. La planification est beaucoup plus difficile …

Planifier un programme est plus difficile que de planifier un projet parce qu'il y a beaucoup plus de pièces mobiles, mais on pourrait dire que c'est plus amusant aussi!

Généralement, les chefs de projet impliqués dans le programme mettent en commun leurs projets. Ensuite, l'équipe de gestion du programme se réunit et sous votre direction en tant que gestionnaire du programme, les plans sont intégrés.

C'est facile à dire, mais pas si facile à faire. Cela nécessite d'identifier les dépendances entre les projets et les tâches du projet. Cela vous oblige à regarder les besoins en ressources pour l'ensemble du programme et à jongler entre les activités en fonction de la disponibilité des personnes clés. Et ce n'est pas une tâche unique non plus.

Une fois votre plan de programme intégré mis en place, vous pouvez le suivre dans un diagramme de Gantt ou un autre outil logiciel. Au fur et à mesure que vos chefs de projet suivent leurs projets en temps réel, vous devrez apporter des modifications au plan du programme, en informant tout le monde des changements et en expliquant ce que cela signifie pour leur domaine de travail.

8 …. Mais vous n'avez pas à planifier toutes les lignes

En tant que gestionnaire de programme, vous faites appel à vos chefs de projet pour effectuer la planification détaillée. Il n'est pas pratique ou souhaitable pour vous de suivre un plan avec des milliers et des milliers de tâches.

Vous avez besoin d'une vue de haut niveau des projets, avec suffisamment de détails pour vous montrer si quelque chose va avoir un impact au niveau du programme.

La façon la plus simple d'y parvenir est d'utiliser des applications logicielles dédiées (ces 10 outils logiciels de projet et de programme éprouvés sont un bon point de départ). Essayer de gérer votre programme de plusieurs millions de dollars sur une feuille de calcul ne va pas être facile.

9. Vous devez améliorer votre délégation

Quel que soit votre niveau de délégation, le fait d'occuper un poste de gestion de programme signifie que vous devez vous améliorer encore.

Les bonnes nouvelles sont que vous devriez avoir une équipe de gestionnaires de projet, et vous pourriez même avoir un bureau de gestion de programme dédié pour soutenir votre changement transformateur.

Les mauvaises nouvelles sont que vous pourriez ne pas!

Il y a beaucoup de travail à faire sur un programme, et le mettre en place pour s'assurer que toutes les parties mobiles bougent ensemble au bon moment est un effort énorme. Vous ne pouvez pas le faire seul et vous ne devriez pas essayer. Calculez le temps dont vous avez besoin pour lancer le programme, puis assurez-vous d'avoir une équipe en place pour vous soutenir.

Si vous n'avez personne dans votre bureau de gestion de programme, demandez qu'une personne soit détachée auprès de l'équipe de gestion du programme. Il y a beaucoup à faire pour eux: quelqu'un dans un rôle de coordination de projet serait parfaitement placé pour assurer la coordination requise au niveau du programme, ce qui vous libérerait pour vous impliquer dans les tâches stratégiques.

10. N'ayez pas peur du conflit

Les programmes ont beaucoup de fil à retordre. Des projets avec des parties prenantes difficiles à des délais apparemment irréalisables, chaque jour vous donnera des opportunités de conflit. Faites attention aux choses qui perturbent la performance du projet et soyez prêt à intervenir lorsque cela est nécessaire pour éviter une situation de conflit avant qu'elle ne commence.

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