Ce que tout employeur devrait savoir sur le formulaire I-9

D'abord exigé par la Loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA) de 1986, le formulaire I-9 vérifie l'admissibilité d'un employé à travailler légalement aux États-Unis. Les employeurs sont tenus de vérifier cette admissibilité à l'emploi pour chaque employé embauché.

Les employeurs qui n'obtiennent pas les documents appropriés des nouveaux employés peuvent se voir imposer des amendes d'au moins 110 $ et d'au plus 1 100 $ pour chaque violation par formulaire de vérification d'emploi I-9 qu'ils n'ont pas rempli et maintenir .

Il est illégal pour un employeur d'embaucher sciemment des employés qui ne sont pas autorisés à travailler aux États-Unis. Dans le cadre du processus de vérification de l'admissibilité à l'emploi, le premier jour d'emploi, les employés doivent fournir la preuve qu'ils sont des citoyens ou des citoyens américains, des résidents permanents légaux ou des personnes autorisées à travailler aux États-Unis.

Dans les trois jours suivant l'embauche, tout nouvel employé doit présenter à son employeur une documentation établissant à la fois la preuve de son identité et la preuve de son admissibilité à travailler aux États-Unis.

Le formulaire I-9 doit être rempli pour chaque nouvel employé, peu importe son origine nationale ou que l'employé soit ou non un citoyen des États-Unis. En vertu de l'IRCA, si un employeur ne vérifie pas l'identité et l'autorisation d'emploi d'un nouvel employé, en remplissant le formulaire I-9, l'employeur a enfreint la loi fédérale sur l'immigration.

Documents qui établissent l'identité et l'admissibilité à l'emploi

Ces documents établissent à la fois l'identité et l'admissibilité à travailler aux États-Unis.

Documents acceptables: Liste A - Documents établissant à la fois l'identité et l'éligibilité à l'emploi

1. U. S. Passeport (non expiré ou expiré.
2. Certificat de citoyenneté américaine (formulaire N-560 ou N-561).
3. Certificat de naturalisation (formulaire N-550 ou N-570).
4. Passeport étranger non expiré, avec un formulaire I-94 ci-joint indiquant une autorisation d'emploi non expirée
5. Carte de résident permanent ou carte de reçu d'inscription avec photo (formulaire I-551).
6. Carte de résident temporaire non expirée (formulaire I-688)
7. non expiré Carte d'autorisation d'emploi (formulaire I-688A).
8. Permis de réintégration non expiré (formulaire I-327).
9. Document de voyage pour réfugié non expiré (formulaire 1-571).
10. Document d'autorisation d'emploi sans autorisation délivré par le Department of Homeland Sécurité (DHS) contenant une photographie (formulaire I-688B).

Documents établissant l'identité - Liste B

Ou un employé doit présenter à la fois une preuve d'identité (liste B) et une preuve d'admissibilité à l'emploi (liste C) Ces documents établissent l'identité d'un employé La liste C établit l'admissibilité d'un employé à travailler aux États-Unis.

1. Un permis de conduire ou une carte d'identité délivré par un État ou une possession des États-Unis à condition qu'il contienne une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse.
2. Carte d'identité délivrée par des agences ou entités fédérales, étatiques ou locales, à condition qu'elle contienne une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse.
3. Carte d'identité de l'école avec photo.
4. Carte d'inscription de l'électeur.
5. U. S. Carte militaire ou brouillon.
6. Carte d'identité du militaire à charge.
7. U. Carte de marinier de la Garde côtière S.
8. Document tribal amérindien.
9. Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne.
10. Pour les personnes de moins de 18 ans qui ne sont pas en mesure de présenter un document mentionné ci-dessus, collecter:
11. Fiche scolaire ou bulletin scolaire.
12. Dossier de la clinique, du médecin ou de l'hôpital.
13. Dossier de garderie ou de maternelle.

Documents établissant l'admissibilité à l'emploi

L'un de ces documents doit être présenté en plus du document présenté à partir de la liste B.

Documents établissant l'admissibilité à l'emploi - Liste C

1. U. S. carte de sécurité sociale émise par l'Administration de la sécurité sociale (autre qu'une carte indiquant qu'il n'est pas valable pour l'emploi).
2. Attestation de naissance à l'étranger délivrée par le Département d'État (Formulaire FS-545 ou DS-1350)
3. Copie originale ou certifiée conforme d'un certificat de naissance délivré par un État, un comté, une administration municipale ou une Etats portant un sceau officiel.
4. Document tribal amérindien.
5. U. S. Carte d'identité de citoyen (formulaire I-197)
6. Carte d'identité à l'usage d'un citoyen résident aux États-Unis (formulaire I-179).
7. Document d'autorisation de travail non délivré délivré par le DHS (autre que ceux énumérés dans la liste A).

Formulaire supplémentaire I-9 Responsabilités de l'employeur

• Assurez-vous que vos formulaires I-9 sont remplis correctement. Suivez les instructions exactement.
• Les employeurs doivent conserver chaque formulaire I-9 de l'employé au dossier pendant au moins trois ans, ou pendant un an après la fin de l'emploi, selon la période la plus longue.
• Conservez et faites des copies des documents originaux fournis par vos employés - non requis, mais conseillé. Conservez uniquement le nombre minimum de documents requis et conservez les formulaires I-9 et les photocopies de documents séparément des fichiers de vos employés.
• Si des modifications sont apportées au document de fichier I9, modifiez-les sur le formulaire d'origine et initialisez et datez les modifications. Ne remplissez pas un nouveau formulaire.
• Revérifiez les autorisations de travail expirées et ne permettez pas à l'employé de travailler si sa documentation a expiré.
• Assurez-vous de répondre selon les instructions et les instructions de synchronisation si vous recevez une lettre de non-correspondance de l'Administration de la sécurité sociale indiquant qu'un certain nombre de vos employés ont des numéros de sécurité sociale invérifiables.

Procurez-vous l'information actuelle sur le formulaire I-9 auprès des services américains de la citoyenneté et de l'immigration (USCIS). Des informations supplémentaires sont disponibles auprès de la Société pour la gestion des ressources humaines.

Avis de non-responsabilité: Veuillez noter que les informations fournies, bien qu'autoritaires, ne sont pas garanties pour l'exactitude et la légalité.Le site est lu par un auditoire mondial et les lois et règlements sur l'emploi varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Veuillez demander l'aide d'un avocat, ou l'aide des ressources gouvernementales d'état, fédérales ou internationales, pour s'assurer que votre interprétation légale et les décisions sont correctes pour votre endroit. Cette information est pour l'orientation, les idées et l'assistance.