ÉTiquette téléphonique - Tenir compte de l'usage du téléphone au travail

Quand avez-vous commencé à utiliser le téléphone? C'était probablement dès que vous pouviez dire "bonjour". Vous n'avez pas besoin de plus de compétences que cela pour passer ou recevoir un appel. La vérité est que, même si ce n'est certainement pas une science de fusée, l'étiquette téléphonique appropriée dans un environnement de travail implique un peu plus que la capacité de prononcer une salutation. Comme il s'agit peut-être de votre premier point de contact avec un client, un client ou même votre employeur, c'est l'occasion de faire une bonne première impression …

ou un mauvais. Voici quelques conseils à suivre lors de l'utilisation du téléphone au travail:

• Avaler d'abord: En d'autres termes, votre bouche doit être inoccupée lorsque vous téléphonez ou répondez au téléphone. Vous voulez être capable de parler clairement et c'est impossible si vous mâchez ou avalez.
• Nom et rang svp: Lorsque vous recevez un appel au travail, vous devez vous identifier, ainsi que votre entreprise et votre service, le cas échéant. Si l'appelant vous a été transféré depuis la ligne principale de l'entreprise, vous pouvez indiquer votre nom et votre département uniquement. La personne qui a initialement répondu à l'appel a très probablement donné le nom de l'entreprise. Lorsque vous êtes l'appelant, identifiez-vous de la même manière avant de demander à la personne que vous essayez d'atteindre.
• Les manières font vraiment de la matière: Soyez toujours poli, peu importe qui se trouve à l'autre bout de la ligne. Que vous parliez à une réceptionniste ou au président de l'entreprise, n'oubliez jamais de dire s'il vous plaît et merci. Mis à part le fait que tout le monde mérite le respect, la personne qui répond à votre appel peut s'assurer qu'il est traité de manière appropriée.

• Focalisation: Nous aimons tous faire plusieurs choses (ou essayer de) éviter de vous occuper d'autres choses pendant que vous êtes en communication. Vous devriez donner à votre interlocuteur toute votre attention. Votre email, les médias sociaux et les jeux peuvent attendre.
• Maintenant, attendez: Tout d'abord, vous devriez éviter toutes les autres conversations pendant que vous êtes au téléphone. La réalité est parfois gênante. Vous devrez peut-être parler à quelqu'un qui entre dans votre bureau ou votre cabine ou prendre un autre appel. Excusez-vous, puis limitez votre autre conversation à quelques secondes. Ne laissez pas quelqu'un en attente indéfiniment. Si vous ne pouvez pas vous occuper rapidement de l'autre question, mais qu'il faut la traiter immédiatement, au lieu de mettre en attente la personne avec qui vous parlez, demandez si vous pouvez rappeler à un moment qui vous convient.

• Ne laissez pas votre interlocuteur se perdre dans le système: Il y a des moments où vous ne serez pas en mesure d'aider la personne à l'autre bout de la ligne et devrez transférer lui à quelqu'un qui peut. Lorsque vous le faites, assurez-vous qu'il sait à qui vous transférez l'appel et pourquoi.Dites-lui ce qu'il faut faire si l'appel ne passe pas ou si la personne à qui vous l'envoyez n'est pas là ou ne peut pas vous aider.
• Gardez les messages courts et doux: Lorsque vous laissez un message vocal à quelqu'un, parlez lentement et clairement, surtout lorsque vous indiquez votre nom et votre numéro de téléphone. Trop de gens laissent des messages très longs et décousus seulement pour marmonner rapidement leurs noms et numéros à la fin, ce qui laisse le destinataire incapable de retourner l'appel.
• Once is Enough: Si vous laissez un message et que la personne que vous avez quittée ne vous répond pas immédiatement, c'est peut-être parce qu'elle ne le peut pas pour le moment. Il n'y a pas besoin d'appeler encore et encore. Si c'est une question urgente, vous pouvez réessayer le lendemain ou faire un suivi avec un courriel indiquant que vous avez également laissé un message vocal.
• Écoutez d'abord: Écoutez un message vocal que vous avez reçu dans son intégralité avant de renvoyer l'appel. Vous pouvez apprendre qu'il n'est même pas nécessaire de rappeler (wow, quel gain de temps) ou que vous devez prendre soin de quelque chose d'abord. Par exemple, l'appelant peut avoir besoin d'informations que vous pouvez avoir à portée de main lorsque vous revenez vers elle.